Tìm hiểu CRM những lợi ích khi sử dụng trong phần mềm quản lý học viên trung tâm tiếng anh

Ngày nay, CRM – Quản lý mối quan hệ khách hàng đã quá quen thuộc đối với các doanh nghiệp. Trong thời đại số 4.0, các trung tâm tiếng anh trong giáo dục thấy tiềm năng và lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào quản trị mà ở đây chính là phần mềm CRM. Hãy cùng DOTB tìm hiểu CRM và các sản phẩm nổi bật nhé!

I. Tại sao CRM quan trọng trong ngành giáo dục hiện nay?

Khó khăn thường gặp

Doanh số

• Không thể kiểm soát đúng số lượng học phí theo đó có sự sai sót trong thống kế doanh thu.
• Không phân loại chi tiết thông tin học viên, đánh giá những tiêu chí phù hợp với từng học viên.
• Dễ dàng thất bại trong quản lý các chiến dịch của trung tâm mình.

Quản lý khách hàng

• Sử dụng công cụ thủ công như Excel, Sheet,… để lưu thông tin khách hàng và học viên dẫn đến việc khó khăn trong tìm kiếm và đánh giá.
• Không kiểm soát được khách hàng và học viên của mình, theo đó dẫn đến việc chăm sóc khách hàng không tốt.

Quản lý nhân viên

• Khó đánh giá được mức độ hiệu quả và năng lực của từng nhân viên, các chiến dịch hay chương trình chăm sóc khách hàng.
• Không có các giải pháp quản lý hiệu quả chất lượng giang dạy cảu giáo viên.
• Chưa quản lý được các chương trình học của học viên cũng như cơ sở vật chất của doanh nghiệp mình.

Quản lý báo cáo

• Chưa tối ưu được báo cáo của từng nhân viên nên mắc phải việc mất nhiều thời gian.
• Phân công công việc và lịch trình cho nhân viên chưa tốt.

II. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm CRM trong quản lý học viên trung tâm tiếng anh

Với phần mềm CRM như hiện nay, bạn có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao tính năng tự động hóa của trung tâm. Thêm đó là vô số những lợi ích khác nhau như:

• CRM giúp các trung tâm tiếng anh có thể quản lý danh sách học viên nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng thông qua phân loạị đối tượng và nhóm tiềm năng. Nhờ đó, trung tâm của bạn sẽ tránh được những nhầm lẫn thông tin và quên điểm danh học viên trong quá trình quản lý danh sách.
• Nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và tính chuyên nghiệp trong xử lý công việc, sử dụng phần mềm CRM trong giáo dục giúp trung tâm  quản lý lịch học để thông báo đến học viên chính xác hơn dựa vào các tính năng thông minh, trong đó phải kể đến công cụ email/sms và tính năng nhắc lịch.
• Quản lý KPI của nhân viên, giáo viên đặc biệt bộ phận tuyển sinh. Theo đó, DOTB giúp cho nhân viên của bạn nắm rõ được công việc cần phải làm và tạo động lực phát triển năng lực, thăng tiến hơn.
• Quản lý bảng điểm bao gồm tạo, lưu trữ và chỉnh sửa bảng điểm. Bạn có thể nhập và quản lý điểm của từng học viên, phân loại và đánh giá điểm tổng kết cuối cùng.Theo đó, các trung tâm quản lý dễ dàng sát sao học viên, có biện pháp xử lý kịp thời, tiết kiệm thời gian và chi phí.

III. Gợi ý tính năng của phần mềm CRM DOTB trong quản lý giáo dục/trung tâm đào tạo

Email marketing campaign

Đây là hình thức tiếp thị tự động sử dụng email (thư điện tử) mang nội dung về thông tin/giới thiệu sản phẩm/bán hàng/khóa học đến khách hàng mà mình mong muốn.
Hệ thống EMS DOTB cho phép người dùng tự tạo các chiến dịch, theo dõi, kích hoạt và quản lý trực tiếp mà không cần sử dụng thông qua các công cụ khác. Điển hình, một số khách hàng có thể quen thuộc với thương hiệu của bạn, nhưng có thể họ không có nhiều thông tin về doanh nghiệp hay giải pháp của công ty bạn cung cấp thì sự ra đời của Email Marketing Campaign với mục đích giáo dục để giải quyết vấn đề này, giúp người nhận hiểu thêm hay có thêm thông tin về doanh nghiệp. Khi khách hàng của bạn có được sự tin tưởng bởi nhiều thông tin bổ ích thì càng làm tăng khả năng mua sản phẩm từ doanh nghiệp của bạn hơn.

Quản lý điểm danh 

Trong suốt quá trình học viên theo học, đơn vị đào tạo thường xuyên phải điểm danh, kiểm tra và có những hình thức trao đổi về tình hình tham gia lớp học của học viên đó để nắm bắt, xử lý kịp thời. Quản lý điểm danh của DOTB sẽ gồm theo dõi, ghi nhận tình trạng tham gia học; nhận xét, trao đổi bài tập về nhà của giáo viên/trợ giảng với học viên đó theo từng buổi học. Theo đó, hỗ trợ đơn vị xử lý và quản lý sát sao, kịp thời trao đổi nhanh chóng và nâng cao chất lượng giảng dạy.

Quản lý học phí

Học phí số tiền mà học viên phải trả cho đơn vị, tùy thuộc vào từng đơn vị mà đơn giá học phí sẽ được cấu hình theo giờ, ngày, tuần hoặc tháng,… và được áp dụng trong từng chi nhánh, từng khoảng thời gian nhất định. Quản lý học phí bao gồm lưu trữ, phân loại và liên kết thông tin đơn giá học phí với từng chương trình học, từng trung tâm và từng chi nhánh khác nhau. Theo đó, giúp bộ phận Tư vấn quyển sinh quản lý rõ ràng và cập nhật thông tin kịp thời.

Quản lý bảng điểm

Bảng điểm là nơi lưu trữ, thiết kế tính toán theo công thức đã được thiết lập sẵn, cho ra kết quả cuối cùng để tổng kết lại quá trình học trong thời gian dài của học viên. Quản lý bảng điểm của DOTB bao gồm lưu trữ, tạo và chỉnh sửa cấu trúc bảng điểm; nhập và quản lý điểm của mỗi học viên, đánh giá và phân loại điểm tổng kết cuối cùng. Theo đó, hỗ trợ đơn vị quản lý sâu sát học viên, có biện pháp xử lý kịp thời, tiết kiệm thời gian và chi phí.

=> Và hơn 30+ các tính năng khác của DOTB.