[2024] Top 13 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tốt nhất!

Trong thời kỳ 4.0, nhu cầu học ngoại ngữ ngày càng được trở nên rộng rãi, phổ biến và tăng cao. Các nhà quản trị đã thực sự làm tốt trong quá trình quản lý trung tâm ngoại ngữ để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho học viên chưa?

Bài viết dưới đây, DotB sẽ giới thiệu cho các bạn “Top 13 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tốt nhất” giúp việc quản trị trở nên dễ dàng nhé!

Khái niệm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?

Quản lý trung tâm ngoại ngữ là một công việc mang tính bao quát với nhiều tác vụ khác nhau. Theo đó, người quản lý sẽ có nhiệm vụ tuyển sinh, đào tạo, quản lý hệ thống từ lương, học viên, giáo viên,…

• Quản lý tuyển sinh: lên bản kế hoạch Marketing trung tâm tiếng Anh, sale để thu hút được số lượng học viên đông.
• Thống kê số lượng học viên, khoa học, lịch học vào các ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ.
• Sắp xếp kết quả xét tuyển, phân phối lớp học cho các học viên với các phân loại đầu vào.
• Liên hệ và kết nối giáo viên – học viên, trung tâm – giáo viên.

• Quản lý nhân sự: nắm bắt thông tin của giáo viên và giữ chân cũng như tuyển thêm nhiều giáo viên giỏi để tăng danh tiếng cho trung tâm tiếng Anh.
• Theo dõi quy trình và chất lượng giảng dạy. Thường xuyên đánh giá chương trình đào tạo và đề xuất các giải pháp cho từng chương trình học.
• Quản lý thu chi và xác nhận bảng lương cho giáo viên.
• Quản lý lợi nhuận và thu chi của trung tâm tiếng Anh.
• Soạn thảo bằng cấp, chứng chỉ và thực hiện các vấn đề liên quan đến sự hợp lệ của chứng chỉ.
• Lưu thông tin và kết quả học tập của học viên.

Vì sao các trung tâm ngoại ngữ cần sử dụng phần mềm quản lý?

Hiện nay, các trung tâm ngoại ngữ đang ngày càng nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm quản lý để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình hoạt động.

Nâng cao hiệu quả quản lý

• Quản lý học viên: Lưu trữ thông tin học viên đầy đủ, chi tiết, bao gồm hồ sơ, lịch học, điểm số, học phí,… giúp giáo viên và nhân viên quản lý dễ dàng theo dõi, tra cứu.
• Quản lý giáo viên: Phần mềm giúp nhà quản trị sắp xếp lịch giảng dạy, quản lý lương bổng, đánh giá hiệu quả công việc của giáo viên, từ đó tối ưu hóa việc phân công giảng dạy và nâng cao chất lượng giáo dục.
• Quản lý lịch học: Phần mềm giúp tạo lập lịch học linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của học viên và giáo viên, tránh tình trạng trùng lịch, lỡ giờ học.
• Quản lý tài chính: Theo dõi thu chi, lập báo cáo tài chính chính xác, hỗ trợ việc ra quyết định đầu tư hiệu quả.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Tự động hóa các quy trình thủ công: Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp tự động hóa các quy trình như đăng ký học viên, thanh toán học phí, gửi thông báo lịch học,… giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho trung tâm.
• Giảm thiểu sai sót: Giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu, quản lý dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả và uy tín của trung tâm.

Nâng cao chất lượng dịch vụ

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp nhà quản trị quản lý thông tin khách hàng, tương tác với khách hàng qua các kênh trực tuyến, giải quyết khiếu nại nhanh chóng. Từ đó, nâng cao chất lượng dịch vụ và thu hút học viên.

Đáp ứng nhu cầu của học viên

• Tra cứu thông tin học tập: Học viên có thể tra cứu lịch học, điểm số, học phí,… mọi lúc mọi nơi.
• Thanh toán học phí trực tuyến: Học viên có thể thanh toán học phí trực tuyến một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Học tập trực tuyến: Một số phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ còn hỗ trợ học tập trực tuyến, giúp học viên linh hoạt trong việc sắp xếp thời gian học tập.

Giới thiệu 13 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tốt nhất 2024

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được coi là giải pháp toàn diện và hiệu quả giúp trung tâm ngoại ngữ trong việc quản lý, vận hành, tiết kiệm chi phí và tăng trải nghiệm khách hàng.

Dưới đây, DotB sẽ giới thiệu 13 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tốt nhất 2024

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ CRM DotB

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ CRM DotB giúp nhà quản trị quản lý hồ sơ, các loại giấy tờ, sơ yếu lý lịch của học viên có thể tra cứu, thống kê nhanh chóng và dễ dàng.

Song song đó, phần mềm giúp doanh nghiệp giáo dục quản lý và theo dõi kết quả học tập, khen thưởng, kỷ luật, điểm danh,… của học viên trong toàn bộ quá trình học ở trung tâm.

Phần mềm quản lý trung tâm DotB EMS

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ DotB EMS là sự kết hợp hoàn hảo từ hệ thống chăm sóc khách hàng (CRM), hệ thống quản lý giáo dục & đào tạo (SIS). Đặc biệt, DotB EMS giúp nhà quản trị tự động hóa quy trình, chuẩn hóa nghiệp vụ, tối ưu hóa nguồn lực và cập nhật những báo cáo tức thời và hỗ trợ ra quyết định nhanh nhất.

Tự động hóa Tiếp thị – Tuyển sinh

Tích hợp đa kênh tiếp thị và đo lường hiệu quả các nguồn học viên tiềm năng. Tự động hóa quy trình tư vấn như hệ thống nhắc lịch hẹn, lưu lại lịch sử chăm sóc từng học viên và học viên tiềm năng. Như vậy, sẽ giúp nhân viên tư vấn tiếp cận, chăm sóc học viên tiềm năng năng suất và hiệu quả vận hành.

Tối ưu hóa công tác quản lý Giáo vụ

Dễ dàng quản lý liên kết Chương trình học – Khóa học – Thời khóa biểu. Điều phối công tác hiệu quả với tính năng phân công giảng dạy, quản lý lớp học, điểm danh và quản lý quá trình học cũng như kết quả học tập, bảng điểm của từng học viên

Chuẩn hóa dữ liệu học viên

Quản lý hồ sơ học viên, truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi cần thiết, lưu trữ hồ sơ học viên đầy đủ, an toàn và bảo mật trên đám mây hoặc máy chủ chỉ định, theo dõi học phí, quá trình học của từng học viên và tất cả thông tin chi tiết liên quan.

Cập nhật báo cáo chi tiết và liên tục

Hệ thống được tích hợp hơn 35 mẫu báo cáo giúp nhà quản trị chủ động quản lý được mọi hoạt động của trung tâm theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm mà không cần chờ đợi nhân viên các phòng ban gửi báo cáo về.

Bên cạnh đó, phần mềm DotB còn sở hữu hơn 150 tính năng được tích hợp sẵn, có khả năng đấu nối trực tiếp với các hệ thống ngoài như LMS (Learning Management System) và các công cụ Marketing có liên quan.

Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh DotB EMS

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh miễn phí toàn diện, thì DotB EMS sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.

• Phần mềm DotB EMS tự động hóa quy trình quản lý như thu thập, xử lý hồ sơ,… Nhà quản trị dễ dàng nắm thông tin trên hệ thống mà không cần phải thông qua một báo cáo nào.
• Hệ thống sở hữu hơn 35 mẫu báo cáo giúp trung tâm quản lý hoạt động của trung tâm theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm mà không cần chờ các phòng ban gửi báo cáo về.
• Hệ thống cung cấp giải pháp cập nhật giao dịch từ ngân hàng và đối soát tự động bằng QR code. Qua đó, giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian đối soát thu chi của kế toán.

Phần mềm quản lý Center Online

Phần mềm quản lý Center Online là phần mềm quản lý đa chi nhánh, tính năng đa dạng tích hợp trong một hệ thống, tương tác nhanh chóng đến đúng đối tượng, đáp ứng nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, phần mềm có chức năng: quản lý, nhân viên (kế toán, tuyển sinh, tư vấn, marketing…), tài chính, báo cáo

Phần mềm quản lý ngoại ngữ Mona

Phần mềm quản lý ngoại ngữ Mona cung cấp các tính năng như quản lý học viên, lịch học, thanh toán và báo cáo. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Mona giúp trung tâm ngoại ngữ tối ưu hóa quá trình quản lý.

Phần mềm quản lý Excel

Phần mềm quản lý Excel là phần mềm được sử dụng phổ biến, miễn phí và dễ cài đặt nhất hiện. Phù hợp cho việc quản lý đơn giản và các trung tâm nhỏ, ít học viên.

Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm Excel bắt buộc nhân viên phải sử dụng thành thạo để tránh những trường hợp sai sót.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ iLeader

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ iLeader cung cấp các tính năng như quản lý học viên, lịch học, tài liệu và tiến độ giảng dạy.

Với giao diện dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, iLeader là một công cụ quản lý đáng tin cậy cho các trung tâm ngoại ngữ.

Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu

Easy Edu là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được cung cấp đầy đủ tất cả các tính năng cơ bản về quản lý trung tâm tiếng Anh.

Phần mềm có tính năng tự động hóa rất tốt, giúp thống kê lịch học, thống kê sinh nhật học viên, báo cáo bảng điểm,… để theo dõi tình trạng phát triển của học viên.

Phần mềm quản lý Eduspace

Eduspace là một giải pháp quản lý trung tâm ngoại ngữ thông minh, cung cấp tính năng như quản lý học viên, lịch học, tài liệu và báo cáo.

Ngoài ra, phần mềm với giao diện thân thiện và khả năng tùy chỉnh đã giúp các trung tâm ngoại ngữ nâng cao hiệu suất vận hành và tăng cường tương tác với học viên.

Phần mềm quản lý công việc Metrikal

Phần mềm quản lý công việc Metrikal là một giải pháp độc đáo được thiết kế đặc biệt để giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý hoạt động của trung tâm trên đa nền tảng và đặc biệt trên điện thoại di động.

Ứng dụng được thiết kế như một người trợ lý toàn năng, dữ liệu được bảo mật tuyệt đối khi sử dụng tính năng đăng nhập bằng Face ID (Nhận diện khuôn mặt).

Với hơn 35+ báo cáo, 100+ chỉ số chuẩn cho các trung tâm đào tạo được chọn lọc và nghiên cứu bởi các chuyên gia trong lĩnh vực giáo dục giúp nhà quản trị theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp đào tạo mọi lúc mọi nơi, bất kỳ lúc nào.

Một số mẫu báo cáo tự động trên ứng dụng Metrikal như:

• Báo cáo số lượng cuộc gọi.
• Báo cáo số giờ dạy của giáo viên.
• Báo cáo số lead mới của trung tâm.
• Báo cáo các chỉ số từ chiến dịch Marketing.
• Báo cáo chi tiết các khoản thu/chi của từng chi nhánh.
• Báo cáo số lượng học viên mới và học viên tái đăng ký.
• Báo cáo doanh thu học phí của học viên hiện tại, học viên mới.
• Cùng rất nhiều mẫu báo cáo quan trọng khác…

Metrikal sẽ là trợ thủ đắc lực giúp nhà quản trị không cần phải đợi đến cuối tháng, hay chờ đợi báo cáo từ nhân viên của các phòng ban vì tất cả các kết quả báo cáo đã được ứng dụng đồng bộ, tổng hợp vô cùng chi tiết, dễ hiểu và tiết kiệm thời gian.

Phần mềm quản lý lớp học Classroom

Phần mềm quản lý lớp học Google Classroom được biết đến như là một lớp học trực tuyến. Ứng dụng này được phát triển bởi Google nên được tích hợp đầy đủ tính năng của các công cụ như Google Docs, Google Drive, Gmail.

Qua đó, phần mềm giúp giáo viên, giảng viên tối ưu công việc giảng dạy online. Đồng thời học sinh cũng có thể dễ dàng trao đổi trong quá trình học tập hàng ngày.

Phần mềm quản lý lớp học ClassIn

Phần mềm quản lý lớp học ClassIn là một trong những ứng dụng học trực tuyến chuyên nghiệp được nhiều người tin dùng.

Ngoài ra, phần mềm giúp cho quá trình dạy và học online trở nên đơn giản, hiệu quả và mô phỏng như thật các hoạt động khi học trực tiếp, hỗ trợ đắc lực tăng sự tương tác giữa người dạy và người học.

Phần mềm quản lý học viên DotB SEA

Phần mềm quản lý học viên DotB SEA (sổ liên lạc điện tử DotB SEA) là một công cụ tuyệt vời dành cho phụ huynh và học viên, giúp họ dễ dàng quản lý tình hình học tập của con em cũng như có thể tương tác trực tiếp với trung tâm.

Phụ huynh tương tác

Điều đặc biệt chính là phụ huynh có thể dễ dàng theo dõi được thời khóa biểu của học viên, xem được điểm số ở lớp học, cấp độ học, chương trình học và biết giáo viên giảng dạy.

Thu phí & đối soát tự động

Phần mềm DotB SEA hiện nay đã sở hữu tính năng thu phí tự động giúp phụ huynh có thể linh hoạt đóng học phí trực tiếp trên ứng dụng mà không cần phải đến trường hoặc đến trung tâm để đóng học phí.

Bên cạnh đó, tất cả thông tin thanh toán học phí sẽ được đối soát tự động giúp kế toán dễ dàng thống kê, tránh các trường hợp sai sót.

Marketing nội bộ 

DotB SEA sở hữu tính năng thư viện ảnh, trung tâm sẽ liên tục cập nhật thông tin của các chương trình học mới, thông báo buổi sinh hoạt giao lưu,…

Qua đó, giúp phụ huynh cập nhật được các hoạt động của trường từ đó đăng ký tham gia hoặc theo dõi các sự kiện thường niên.

Giải đáp các thắc mắc của khách hàng về phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Cần quan tâm những yếu tố nào khi tìm hiểu về phần mềm quản lý?

Phù hợp với nhu cầu và yêu cầu

Trước khi quyết định sử dụng phần mềm, nhà quản trị phải xác định được những tính năng mà trung tâm mình cần, mục tiêu cần đạt được và những trở ngại hiện tại trong công tác quản lý trung tâm anh ngữ.

Tính năng phần mềm

Đôi khi việc lựa chọn phần mềm có nhiều tính năng chưa hẳn đã phù hợp và đáp ứng hiệu quả hoạt động của trung tâm của bạn.

Nhu cầu sử dụng sẽ phụ thuộc vào những tính năng quan trọng nhất, hãy cân nhắc và liệt kê những tính năng quan trọng cần có ở một phần mềm quản lý trung tâm trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.

Giá thành

Giá thành phù hợp luôn là tiêu chí đặt ra hàng đầu khi chọn lựa phần mềm quản lý trung tâm. Hãy cân nhắc mức giá phù hợp với tình hình tài chính và so sánh tiềm năng, giá trị sản phẩm mang lại cho trung tâm.

Độ Tin Cậy và Bảo Mật

Đảm bảo rằng phần mềm quản lý có độ tin cậy cao và bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng và dữ liệu kinh doanh. Trung tâm cần xem xét các chứng nhận bảo mật và đánh giá về tính ổn định của phần mềm.

Dễ Sử Dụng và Đào Tạo

Phần mềm cần dễ sử dụng để nhân viên có thể nhanh chóng tiếp cận và sử dụng hiệu quả. Hỗ trợ đào tạo và tư vấn sau khi triển khai cũng là một yếu tố quan trọng.

Hỗ Trợ Kỹ Thuật và Cập Nhật

Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm cung cấp hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp khi có sự cố. Cập nhật phần mềm định kỳ để đảm bảo tính tương thích và bảo mật.

Trung tâm mới thành lập có nên sử dụng phần mềm quản lý không?

Việc sử dụng phần mềm quản lý cho một trung tâm mới thành lập đem lại nhiều lợi ích và có thể được xem xét dưới các góc độ sau:

• Tối ưu hóa quy trình quản lý: Phần mềm quản lý giúp tổ chức hóa và tối ưu hóa các quy trình quản lý trong trung tâm ngoại ngữ, từ việc quản lý học viên, giáo viên đến các hoạt động hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Sử dụng phần mềm quản lý giúp cải thiện chất lượng dịch vụ thông qua việc quản lý thông tin học viên, lịch học, tài liệu một cách hiệu quả, từ đó tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho học viên.

• Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Phần mềm quản lý giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc quản lý thủ công, giúp tránh sai sót trong việc tổ chức và quản lý hoạt động của trung tâm.
• Tăng cường khả năng phân tích và đánh giá: Phần mềm quản lý cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo, giúp trung tâm đánh giá hiệu quả của các hoạt động, từ đó đưa ra các điều chỉnh và cải tiến phù hợp.
• Hỗ trợ quản lý tăng trưởng: Với phần mềm quản lý, trung tâm có thể dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động mà không gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu và thông tin.

Các phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ có tích hợp kênh truyền thông không?

Các phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được tích hợp kênh truyền thông ngay trên hệ thống. Đặc biệt, hệ thống DotB EMS sỡ hữu các tính năng về các kênh truyền thông, tích hợp quản lý các kênh FB, ZALO, TELE… trên 1 nền tảng duy nhất giúp doanh nghiệp giáo dục đạt được những hiệu quả đáng kể.

• Chăm sóc khách hàng hiệu quả: Bằng cách tích hợp các kênh truyền thông, trung tâm có thể tương tác với khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau một cách thuận tiện và nhanh chóng.
• Tránh miss tin nhắn khách hàng: Việc quản lý tất cả các tin nhắn và liên lạc từ khách hàng trên một nền tảng duy nhất giúp tránh việc bỏ sót hoặc không đáp ứng kịp thời.

• Đo lường hiệu quả chiến dịch truyền thông: Phần mềm cung cấp công cụ để đo lường hiệu quả của các chiến dịch truyền thông trên các kênh khác nhau, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá và điều chỉnh chiến lược truyền thông một cách hiệu quả.
• Xem xét và thay đổi chiến dịch: Dựa trên dữ liệu và đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp có thể xem xét và thay đổi chiến dịch truyền thông để tối ưu hóa kết quả và tăng cường tương tác với khách hàng.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung về ” Top 13 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tốt nhất! ”, DotB hi vọng rằng Anh/ Chị nhà quản trị có thể tìm hiểu thêm các thông tin để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho trung tâm của mình.

Ngoài ra, nếu anh, chị muốn được tư vấn có thể liên hệ ngay đến hotline 028 7308 9091 – 096 126 9091 hoặc nhắn tin trực tiếp đến fanpage DotB để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất!