Hệ thống ERP là gì?| Tổng hợp vai trò và chức năng mới nhất 2024 

Hệ thống ERP là một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, cung cấp khả năng quản lý và lập kế hoạch nguồn lực cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Để hiểu thêm về hệ thống ERP là gì hãy cùng DotB tìm hiểu ở bài viết bên dưới nhé!

Hệ thống ERP là gì? ERP là tên viết tắt của từ gì?

ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh và tài nguyên trong một tổ chức. Hệ thống cung cấp một nền tảng chung để quản lý các quy trình và thông tin quan trọng của tổ chức, từ quản lý tài chính và kế toán đến quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất và các lĩnh vực khác.

ERP là tên viết tắt của (Enterprise Resource Planning), hệ thống ERP bao gồm một loạt các ứng dụng và chức năng khác nhau, được tích hợp lại để tạo thành một hệ thống đồng nhất. Những ứng dụng này có thể bao gồm:

1. Quản lý tài chính và kế toán: Bao gồm quản lý các quy trình tài chính, thanh toán, hạch toán, quản lý ngân sách, quản lý thu chi, và báo cáo tài chính.
2. Quản lý nhân sự: Bao gồm quản lý thông tin nhân viên, lịch làm việc, quản lý tiền lương, quản lý hiệu suất, quản lý đào tạo và phát triển nhân viên.
3. Quản lý chuỗi cung ứng: Bao gồm quản lý các quy trình mua hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý kho hàng, quản lý vận chuyển và quản lý quan hệ với khách hàng.
4. Quản lý sản xuất: Bao gồm quản lý quy trình sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, quản lý sản phẩm, và kiểm soát chất lượng.
5. Quản lý dự án: Bao gồm quản lý dự án, phân công công việc, quản lý tài nguyên dự án, và theo dõi tiến độ dự án.

 

Phân loại Hệ thống ERP

Sau khi tìm hiểu khái niệm về Hệ thống ERP là gì, sau đây hãy cùng DotB tìm hiểu về các phân loại Hệ thống ERP qua bài viết dưới đây nhé!

Phân loại theo nhà cung cấp 

• Nhà cung cấp nước ngoài: Đây là các nhà cung cấp ERP từ các công ty và tổ chức ở nước ngoài. Họ cung cấp giải pháp ERP đã được phát triển và triển khai trên toàn cầu.
• Ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP nước ngoài thường có bề dày kinh nghiệm và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Có thể được tùy chỉnh và điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Nhà cung cấp trong nước: Đây là các nhà cung cấp ERP địa phương hoạt động tại Việt Nam. Họ cung cấp giải pháp ERP được phát triển và tùy chỉnh đặc biệt cho các doanh nghiệp Việt Nam, có sự hiểu biết sâu về môi trường kinh doanh và yêu cầu đặc thù của thị trường nội địa.
• Hơn nữa, quá trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm này dễ dàng tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành và được cập nhật kịp thời và nhanh chóng với những thay đổi liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn… của chế độ kế toán trong nước.

Phân loại theo chi phí đầu tư

• Chi phí thấp: Đây là các hệ thống ERP có chi phí đầu tư ban đầu thấp, thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với nguồn lực hạn chế. Thường có các tính năng cơ bản và độ bảo mật thấp. 
• Chi phí tầm trung: Phần mềm ERP được thiết kế và hoàn thiện bởi các đơn vị triển khai lớn trong nước. Đối với loại phần mềm này, thông thường tính ổn định và khả năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp sẽ khá cao.
• Tuy nhiên, các đơn vị triển khai thường không triển khai toàn bộ chức năng của Hệ thống ERP, mà thường chỉ triển khai một số phân hệ cần thiết.
• Chi phí cao: Quy trình thực hiện chuẩn và độ uy tín cao, triển khai hầu hết các phân hệ, chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh và các công ty đa quốc gia.
• Phần mềm quản lý ERP cung cấp các tính năng và khả năng mở rộng rất mạnh mẽ, nhưng đòi hỏi nguồn lực và nguồn nhân lực đáng kể để triển khai và vận hành.

Xem thêm: Ứng dụng điểm danh khuôn mặt của DotB

Vai trò của hệ thống ERP

Phần mềm quản lý ERP có vai trò quan trọng trong việc tổ chức, quản lý và tích hợp các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp:

• Tích hợp thông tin: Phần mềm ERP giúp tổng hợp thông tin từ các phòng ban và quy trình khác nhau trong doanh nghiệp, tạo ra một nguồn thông tin chung và đồng nhất.
• Quản lý nhân sự: Phần mềm ERP hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên giúp cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự và tăng cường tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
• Quản lý tài chính: Hệ thống ERP cung cấp các chức năng quản lý tài chính giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hiệu quả tài chính của mình.

Giới thiệu chức năng của hệ thống ERP 

Để hiểu rõ hơn về Phần mềm ERP là gì, mời Quý bạn đọc tìm hiểu trong nội dung sau đây mà DotB cung cấp nhé!

Quản lý hoạt động mua hàng 

Hệ thống ERP cho phép quản lý toàn bộ quy trình mua hàng giúp tối ưu hóa quá trình mua hàng, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

Quản lý hoạt động bán hàng

Phần mềm ERP tích hợp chức năng bán hàng giúp tăng cường quản lý khách hàng, nâng cao dịch vụ và tăng doanh số bán hàng. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Quản lý số lượng hàng tồn 

Hệ thống ERP giúp quản lý số lượng hàng tồn kho, từ việc theo dõi số lượng hàng nhập vào, xuất ra,.. giúp tối ưu hóa quản lý kho, tránh thiếu hụt hoặc thừa hàng tồn.

Quản lý hoạt động tài chính – kế toán 

Dữ liệu về kế toán và tài chính được lưu trữ và đồng bộ hóa trong một hệ thống duy nhất, sử dụng cho toàn bộ bộ phận, phòng ban hoặc chi nhánh. Mọi thay đổi đều tự động hiển thị và tính toán lại để đảm bảo tính chính xác và tránh các lỗi.

Lên kế hoạch sản xuất 

Hệ thống ERP hỗ trợ quản lý kế hoạch sản xuất như theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý năng suất,… giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và tiết kiệm thời gian. 

Báo cáo tổng hợp

Mọi báo cáo sẽ được hệ thống tổng hợp chi tiết để đưa về những phòng ban cụ thể nhằm giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý trường quốc tế

Lợi ích của hệ thống ERP là gì? 

Sau khi tìm hiểu về khái niệm hệ thống ERP là gì, hãy cùng DotB tìm hiểu thêm về lợi ích mà hệ thống ERP đem lại nhé!

Tạo không gian hoạt động nội bộ của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý  ERP cung cấp tính năng liên lạc giữa người dùng trong một hệ thống nội bộ, tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả. Người dùng có thể trò chuyện riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân, tương tự như một mạng xã hội thực tế.

Đồng bộ dữ liệu

Hệ thống ERP tích hợp tất cả các quy trình và thông tin liên quan vào một cơ sở dữ liệu duy nhất đảm bảo rằng mọi người trong công ty sử dụng cùng một bộ dữ liệu chính xác

Hạn chế sai sót 

Phần mềm quản lý ERP tích hợp quy trình tự động nhằm giảm nguy cơ sai sót và tăng tính chính xác trong các hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian hơn so với làm thủ công và giảm nhiều sai sót nhất.

Tiết kiệm nguồn nhân lực 

Hệ thống ERP tích hợp quy trình tự động giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm nguồn nhân lực đáng kể. 

Tăng hiệu suất công việc 

Nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, trong khi Hệ thống ERP đảm nhiệm các quy trình lặp đi lặp lại và xử lý các tác vụ tự động. Qua đó, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn đảm bảo tính chính xác và đồng bộ trong quy trình làm việc.

Hỗ trợ quản lý hoạt động doanh nghiệp 

Hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo sự hiệu quả trong các quy trình kinh doanh.

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng Hệ thống ERP 

• Quy mô và phạm vi hoạt động mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, việc quản lý các quy trình và thông tin trên nhiều phòng ban, chi nhánh, hoặc quốc gia trở nên phức tạp.
• Hệ thống ERP giúp tổ chức và đồng bộ hóa các hoạt động trong toàn bộ doanh nghiệp.
• Đội ngũ nhân viên lớn: Khi doanh nghiệp có một số lượng lớn nhân viên và các bộ phận hoạt động song song, việc quản lý thông tin và tương tác giữa các bộ phận trở nên phức tạp.
• Phần mềm quản lý ERP giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu chung và cung cấp thông tin tức thì cho toàn bộ tổ chức.
• Quy trình kinh doanh phức tạp: Khi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, từ đặt hàng, sản xuất,… Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình này, từ đó tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

Tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn Hệ thống ERP phù hợp 

Tiềm lực của đơn vị cung cấp hệ thống ERP 

Việc chọn một nhà cung cấp phần mềm quản lý ERP uy tín đồng nghĩa với việc chọn một đối tác đáng tin cậy, có kiến thức sâu sắc về quy trình kinh doanh và hiểu rõ yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Xác định các chức năng của ERP có phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

Khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần đảm rằng phần mềm cung cấp đủ các chức năng để đảm bảo nhu cầu mở rộng và phát triển của doanh nghiệp.  

Kiểm tra những đánh giá của khách hàng đã sử dụng hệ thống 

Đánh giá từ khách hàng đã sử dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp hiểu rõ về chất lượng và hiệu suất của hệ thống. Qua đây sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng những điểm mạnh và nâng cao những khía cạnh chưa tốt.

Khả năng mở rộng của hệ thống 

Hệ thống ERP có thể được mở rộng để xử lý một khối lượng công việc lớn hơn khi quy mô và người dùng tăng lên. Hệ thống ERP với khả năng mở rộng giúp người dùng giảm bớt nhiều công việc hơn so với thực hiện thủ công. 

Khả năng tương thích với các phần mềm thứ 3 

Khi chọn hệ thống ERP, cần kiểm tra khả năng tương thích với các phần mềm thứ ba mà doanh nghiệp đang sử dụng. Để đảm bảo tính liên kết và tích hợp dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp.

Phù hợp với quy trình hoạt động của kế toán Việt Nam

Ở Việt Nam, Hệ thống ERP nên được phù hợp với quy trình và các yêu cầu kế toán của quốc gia. Để đảm bảo rằng Phần mềm quản lý ERP có thể hỗ trợ và tuân thủ đúng các quy định kế toán Việt Nam.

Dễ sử dụng 

Với giao diện thân thiện với người dùng và giúp người dùng dễ dàng thao tác để thực hiện các tác vụ trên hệ thống. Người dùng không quá rành về công nghệ vẫn có thể sử dụng rất mượt mà. 

Chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp 

Để triển khai thành công Phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp cần xem xét và chi trả các chi phí liên quan, như chi phí phần mềm, triển khai và bảo trì, để đảm bảo phù hợp với nguồn lực tài chính có sẵn.

Xem thêm: Hướng dẫn chuẩn hóa dữ liệu hiệu quả 

Khi sử dụng hệ thống ERP cần lưu ý 

• Chi phí đầu tư lớn: Ngoài các chi phí triển khai, bản quyền, tài khoản sử dụng và bảo trì hàng năm. Doanh nghiệp cần đầu tư vào phần cứng phù hợp cho Hệ thống ERP, bao gồm máy chủ và thiết bị di động tương thích.
• Chi phí triển khai phần mềm quản lý ERP là một khoản đầu tư đáng kể đối với doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Thời gian triển khai dài: So với phần mềm đóng gói, triển khai thành công Phần mềm ERP tùy chỉnh theo đặc thù của doanh nghiệp đòi hỏi thời gian và công sức lớn.

Kết luận

Hệ thống ERP đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của họ trong thời đại công nghệ hiện nay. 

DOTB mong rằng những thông tin trên hữu ích với bạn và doanh nghiệp, giúp bạn và doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về ERP là gì, cách sử dụng và lợi ích.

Mọi thông tin xin liên hệ ngay đến 096.126.9091 hoặc fanpage DotB để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé!

Xem thêm: LMS là gì? Tìm hiểu giải pháp dạy học trực tuyến cho đơn vị giáo dục uy tín nhất 2024