Các doanh nghiệp khi áp dụng DOTB EMS sẽ cần hiểu rõ thứ tự, mục đích và ý nghĩa của các bước nhằm giúp chủ doanh nghiệp tạo ra một bản kế hoạch triển khai hệ thống một cách bài bản, chuyên nghiệp, hiệu quả nhất, phù hợp nhất cho trung tâm.

=> Tìm hiểu về DotB EMS tại đây nếu bạn chưa biết

Bước 1: Đánh giá hiện trạng, đối tượng cần sử dụng và nhu cầu đi kèm

Đây là vấn đề hết sức quan trọng trong việc triển khai hiệu quả hệ thống DotB EMS. Trong bước này, các nhà quản lý là người cần xác định rõ các vấn đề sau:

 1. Hiện trạng của trung tâm:

• Sản phẩm chính là gì?
• Đối tượng học viên là ai?
• Kênh bán hàng bao gồm những gì?
• Nguồn học viên ở đâu?
• Thị trường chính là thị trường nào?
• …

  => Chỉ khi các trung tâm xác định đúng hiện trạng của trung tâm mình thì mới có thể áp dụng thành công DOTB EMS. Vì nắm bắt rõ hiện trạng của trung tâm là yếu tố rất quan trọng để bắt đầu kế hoạch triển khai hệ thống DotB EMS.

 2. Các đối tượng người dùng DotB EMS:

• Các đối tượng người dùng mà hệ thống DotB EMS sẽ phục vụ trong tương lai bao gồm những ai?
• Đâu là đối tượng sử dụng chính, đâu là đối tượng sử dụng phụ?

=> Cần phải làm rõ điều này ngay từ đầu để hướng các giá trị, tính năng trọng tâm của hệ thống DotB EMS vào đúng các đối tượng cần phục vụ.

 3. Khó khăn, nhu cầu và mong muốn:

•  Khó khăn đang gặp phải của mỗi đối tượng là gì?
• Nhu cầu, mong muốn của mỗi đối tượng là gì?
• Nhu cầu nào là bức thiết, nhu cầu nào chưa bức thiết?

* Lưu ý: thông thường hệ thống DotB EMS sẽ được thiết kế để phục vụ cho 04 đối tượng sử dụng chính là bộ phận Marketing , bộ phận Tuyển sinh, bộ phận Giáo vụ và Quản lý của trung tâm. Tuy nhiên, tùy theo nhu cầu của các trung tâm mà các đối tượng người dùng này sẽ có thể được mở rộng.

    Ngoài ra, trong hầu hết các trung tâm giáo dục thì bộ phận quản lý hay ban giám đốc cũng là đối tượng người dùng gần như là mặc định cần phải sử dụng hệ thống DotB EMS với vai trò xem các báo cáo, thống kê để hỗ trợ hoạt động điều hành, ra quyết định.

Bước 2: Xác định các mục tiêu cần đạt được khi áp dụng hệ thống DotB EMS

    Sau bước đánh giá hiện trạng, xác định đối tượng người dùng cũng như mong muốn, nhu cầu thì các nhà quản lý cần phải suy nghĩ và trả lời câu hỏi tiếp theo: “Vậy thì đâu là các mục tiêu cần phải đạt được khi áp dụng hệ thống DotB EMS vào trung tâm?”

    Để trả lời câu hỏi này thì chúng ta cần đi từ vai trò cốt lõi của hệ thống DotB EMS. Hệ thống DotB EMS cung cấp giải pháp ALL IN ONE cho giáo dục: trước bán hàng (tiếp thị), trong bán hàng (đăng ký học/ tuyển sinh), sau bán hàng (điều hành giảng dạy) và chăm sóc học viên (giữ chân cựu sinh viên, chương trình khách hàng thân thiết, nhận ý kiến phản hồi). Các nhà quản lý là người cần phải xác định xem các mục tiêu cụ thể của hệ thống DotB EMS trong trung tâm của mình là gì? Sẽ hướng tới điều gì?

    Tóm lại, ở bước này bạn cần xác định ĐÚNG và ĐỦ các mục tiêu khi áp dụng hệ thống DotB EMS sao cho phù hợp với hiện trạng, nhu cầu của trung tâm. Nếu xác định đúng ở bước này, bạn đã thành công một nửa trong việc triển khai hệ thống cho trung tâm của mình.

Bước 3: Xác định các mục tiêu, nội dung cần ưu tiên

    Lập danh sách các mục tiêu khi áp dụng hệ thống DotB EMS chính là một trong những bước tiền đề để áp dụng DOTB EMS. Và sau đó, bạn cần tiến thêm một bước nữa đó chính là xác định các mục tiêu, nội dung cần ưu tiên. Nhà quản lý cần trả lời được câu hỏi đâu là mục tiêu, nội dung cần ưu tiên triển khai trước? Mục tiêu nào, nội dung nào ưu tiên triển khai sau?,… sao cho phù hợp với tình hình hiện trạng của trung tâm.

Bước 4: Xem xét tối ưu, chuẩn hoá các quy trình hiện có

    Bước tiếp theo của việc xác định mục tiêu và nội dung ưu tiên là cần xem xét lại các quy trình nghiệp vụ của trung tâm.

    Đánh giá xem liệu nó sẽ còn phù hợp với hệ thống DotB EMS đã được thiết lập sẵn hay cần phải cải tiến, sửa đổi, bổ sung thêm tính năng nào khác.  Nếu cần phải cải tiến, sửa đổi, bổ sung thì trung tâm nên tiến hành trước khi áp dụng hệ thống DotB EMS, cần chuẩn hóa lại quy trình nghiệp vụ trước, triển khai hệ thống DotB EMS sau. Nếu không, các chủ doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều công sức để sửa đổi lại quy trình trên phần mềm đã chạy.

Bước 5: Đánh giá và chuẩn hóa dữ liệu cũ

    Ở bước này, nhà quản lý cần xác định những dữ liệu nào sẽ được tổ chức lưu trữ trên hệ thống DotB EMS? Trung tâm có dữ liệu cũ hay không? Hiện trạng ra sao? Làm sạch dữ liệu cũ bằng cách nào? Với dữ liệu cũ thì bạn muốn lấy từ thời điểm nào? Các trường thông tin nào sẽ được nhập cho người liên hệ? Các trường thông tin nào sẽ được nhập cho công ty? v.v..

    Chủ trung tâm phải liệt kê ra tất cả những thông tin mà doanh nghiệp cần lưu trữ và quản lý trên hệ thống DotB EMS. Việc liệt kê này giúp doanh nghiệp có được một phần mềm quản lý đúng và đủ dữ liệu. Mặt khác cũng giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát về các nguồn dữ liệu hiện tại để dễ dàng hơn trong việc đấu nối với các hệ thống khác sau này.

Bước 6: Xây dựng, chuẩn hóa các báo cáo đầu ra

Đây là bước mà các nhà quản lý xác định các giá trị cụ thể mà hệ thống DotB EMS sẽ mang lại thông qua các báo cáo, thống kê. Nhà quản lý mong muốn hệ thống DotB EMS sẽ cung cấp các loại báo cáo gì, tần suất như thế nào, định dạng ra sao? Báo cáo nào quan trọng, cần ưu tiên? Báo cáo nào đang làm bằng tay, mất nhiều thời gian cần phải tự động?…Tất cả cần được liệt kê và trao đổi chi tiết với các bộ phận người dùng trong công ty.

Sau đó nhà quản lý cần trao đổi chúng với công ty DotB chúng tôi, nhằm đánh giá tính khả thi khi thực hiện trên phần mềm sau này.

=> Hệ thống DotB EMS có thể xuất những loại báo cáo nào?

Bước 7: Xem xét, đánh giá khả năng tích hợp hệ thống DotB EMS với các hệ thống trong – ngoài trung tâm

Đây là bước xem xét rằng liệu hệ thống DotB EMS có cần tích hợp với hệ thống nào khác của trung tâm hiện tại hay không? Nếu có thì mức độ tích hợp tới đâu? Hình thức, nội dung tích hợp là gì? Chỉ đồng bộ 1 chiều hay phải đồng bộ 2 chiều? Tần suất đồng bộ như thế nào: realtime hay theo chu kỳ?,…

Theo vai trò và khả năng của các hệ thống trong trung tâm thì có thể phân ra 2 nhóm hệ thống mà DotB EMS có nhu cầu tích hợp dữ liệu là:

• Tích hợp với các hệ thống bên ngoài (Front-End Systems): Các hệ thống bên ngoài là các hệ thống mà trung tâm dùng để giao dịch, tương tác trực tiếp với khách hàng ví dụ như Websites, Landing pages, Zalo, Fanpage / Chatbot, Hotline… DotB EMS sẽ đấu nối với các hệ thống này để lấy dữ liệu khách hàng về lưu trữ tập trung trên hệ thống DotB EMS.

• Tích hợp với các hệ thống bên trong (Back-End Systems): Các hệ thống bên trong là các hệ thống sử dụng nội bộ của trung tâm. Ví dụ như phần mềm ERP, phần mềm DMS, phần mềm POS, phần mềm đặc thù khác,… 

Tóm lại, với định hướng là 1 kho lưu trữ thông tin khách hàng tập trung (Centralized Data Warehouse) cùng với các nghiệp vụ tiếp thị đa kênh, tuyển sinh đa kênh và chăm sóc khách hàng đa kênh trên phần mềm DotB EMS thì các yêu cầu tích hợp dữ liệu với hệ thống bên thứ 3 là nhu cầu không thể tránh khỏi.

Chính vì thế nhà quản lý là người cần phải tìm hiểu kỹ, đánh giá xem liệu có hệ thống nào của trung tâm cần phải tích hợp với hệ thống DotB EMS hay không trước khi làm rõ lại lần nữa với công ty DotB.

Bước 8: Xác định các rủi ro và phương án xử lý dự kiến đi kèm

Các rủi ro trong hệ thống DotB EMS có thể liên quan đến các vấn đề như công nghệ, các hệ thống tích hợp chung, con người và quy trình nghiệp vụ. Đánh giá, dự báo các rủi ro có thể có sẽ giúp cho hệ thống DotB EMS giảm thiểu tối đa các mối đe dọa trong suốt quá trình triển khai, giúp quá trình áp dụng hệ thống thành công như mong đợi.

Những rủi ro có thể gặp phải khi áp dụng hệ thống DotB EMS có thể kể đến như:

• Tiến độ áp dụng hệ thống DotB EMS bị chậm trễ so với dự định ban đầu
• Phát sinh chi phí trong quá trình triển khai
• Yêu cầu thay đổi thường xuyên
• Các quy trình không còn phù hợp khi đưa vào hệ thống
• Khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống bên thứ 3
• Thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai
• Định hướng / chiến lược công ty thay đổi trong quá trình triển khai
• Người dùng không hợp tác sử dụng phần mềm
• Lãnh đạo thiếu quyết tâm / không ủng hộ
• …

Bước 9: Giám sát triển khai hệ thống, đánh giá kết quả thực hiện và hiệu chỉnh kế hoạch khi cần

Xác định các rủi ro và phương án xử lý dự kiến chưa phải là bước cuối cùng. Các nhà quản lý cần tham gia giám sát quá trình triển khai của nhân viên công ty DotB, phối hợp với các đội nhóm người dùng để kiểm soát tất cả yêu cầu phát sinh (nếu có). Đồng thời, liên tục đánh giá tiến độ và kết quả đạt được để xem xét hiệu chỉnh kế hoạch triển khai khi cần nhằm bảo đảm cho kế hoạch đi đúng hướng, đúng tiến độ, phù hợp nhất với nguồn lực của trung tâm mình.

Kết lại

Trên đây là 9 bước lập kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống DotB EMS, được xây dựng theo tư duy “Làm đúng ngay từ đầu”, hy vọng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình áp dụng hệ thống DotB EMS cho trung tâm giáo dục của mình.

Hệ thống DOTB EMS đã được triển khai tại các trung tâm đào tạo hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi được đánh giá là giải pháp phù hợp với các trung tâm đào tạo có quy mô, quy trình hoạt động từ nhỏ đến lớn. Chúng tôi CAM KẾT mang đến giải pháp TỐT NHẤT với chi phí PHÙ HỢP NHẤT.

Hãy gọi ngay cho  chúng tôi qua hotline 096 126 9091 để được tư vấn thêm miễn phí.

DOTB EMS – CRM CHUYÊN SÂU CHO TRUNG TÂM ĐÀO TẠO