Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ nhưng để biết đâu mới chính là phần mềm phù hợp và tốt nhất DotB sẽ phân tích chi tiết ngay bài viết bên dưới!
Phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ là gì?
Phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ hay còn được hiểu là phần mềm quản lý trung tiếng anh hệ thống quản lý được thiết kế chuyên biệt cho các trung tâm giảng dạy tiếng anh, trung tâm gia sư tiếng anh, dạy kèm 1 – 1, …
Đây là hệ thống cung cấp các tính năng về quản lý học viên, quản lý giáo vụ, quản lý doanh thu, đối soát các nguồn thu phí hay quản lý kho,…Với các tính năng được liệt kê ở trên anh, chị sẽ hiểu cơ bản phần mềm mà DotB muốn nhắc đến chính là hệ thống CRM, một hệ thống dùng để quản lý và chăm sóc khách hàng.
Tuy nhiên, đối với phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ sẽ được thiết kế dựa trên nền tảng CRM (Customer Relationship Management) nhưng sẽ chuyên biệt theo chuyên môn của giáo dục cũng như được tích hợp thêm các tính năng về marketing, tuyển sinh,… giúp trung tâm có thể vận hành tốt nhất!
![[2024] Top 9 phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ tốt nhất!](https://dotb.vn/wp-content/uploads/2024/04/phan-mem-quan-ly-trung-tam-mien-tuyen-sinh-dotb.jpg "[2024] Top 13 phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ, tuyển sinh tốt nhất! 2")
Các nghiệp vụ cơ bản của phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ
Một trong những tác vụ cơ bản mà nhất định các phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ sở hữu sẽ được Dotb thông kê ngay bên dưới:
- Quản lý tuyển sinh: Quản lý tuyển sinh chính là việc thu thập, thống kê nhóm khách hàng tiềm năng, để tạo lịch hẹn học thử, lịch hẹn tư vấn khóa học,..
- Quản lý học viên: Ghi danh học viên mới, lưu trữ các thông tin của học viên mới, theo dõi quá trình học tập tại trung tâm, gửi các thông báo về lịch học, thu phí, báo phí,…
- Quản lý nhân sự: Quản lý cán bộ công nhân viên tại trung tâm như nhân viên chăm sóc học viên, nhân viên telesale, nhân viên tư vấn, giáo viên, trợ giảng, đội ngũ nhân viên giáo vụ,..để có thể quản lý lịch làm việc của nhân viên, quản lý công việc, phân công nhiệm vụ cho nhân sự của trung tâm.
- Quản lý giáo vụ: Quản lý, lưu trữ về các bài thi, tài liệu giảng dạy tại trung tâm, tài liệu tham khảo…Ngoài ra, bộ phận quản lý giáo vụ là phòng ban quản lý lịch dạy, lịch làm việc của giáo viên, cũng như phân công các nhiệm vụ để thiết kế bài giảng, thiết kế bài thi đầu vào của học viên,..
- Quản lý tài chính: Cụ thể đây là phòng kế toán của trung tâm để quản lý các khoản thu học phí, bán sách cho học viên hay xuất hóa đơn chứng từ về mua, bán của trung tâm. Có thể nói đây là bộ phận khá quan trọng vì đây chính là nơi báo cáo, theo dõi được tình hình tài chính của doanh nghiệp đang tăng trưởng hay thua lỗ.
- Quản lý và chăm sóc khách hàng: Bộ phận chăm sóc khách hàng là phòng ban giúp trung tâm chăm sóc khách hàng tiềm năng, cũng như tạo mối quan hệ với khách hàng bằng cách luôn tiếp nhận các yêu cầu, thắc mắc để giải quyết và hỗ trợ khách.
- Tích hợp công cụ Marketing: Đây là một trong những tính năng mà khó có doanh nghiệp nào sở hữu được vì đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đến đội ngũ Marketing và công cụ Marketing để tiếp cận được đến nhóm khách hàng mục tiêu.
Nổi bật hơn so với các phần mềm khác trên thị trường phần mềm quản lý giáo dục DotB EMS sở hữu tính năng Marketing, cụ thể chính là tích hợp các công cụ Marketing như (Facebook, Zalo, website…) về một nền tảng duy nhất để quản lý.
Ngoài ra, khi các khách hàng đăng ký tìm hiểu về trung tâm tiếng anh hay đăng ký buổi học thử sẽ được chuyển thông tin về phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ để lưu trữ dữ liệu.
Lợi ích mang lại khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ
Dưới đây là một số lợi ích mang lại khi các trung tâm anh ngữ lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý trung tâm.
Quản lý hiệu quả hơn
Phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ cung cấp một hệ thống tích hợp để tổ chức và điều phối các hoạt động hàng ngày, từ việc sắp xếp lịch học, phân công giáo viên đến theo dõi tiến độ học tập của học viên giúp giảm bớt công việc quản lý thủ công và cải thiện sự chính xác trong cập nhật thông tin. Các tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu hỗ trợ giáo viên và quản lý trong việc đánh giá hiệu quả giảng dạy và điều chỉnh kế hoạch học tập kịp thời.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Sử dụng phần mềm quản lý giúp tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tự động hóa nhiều quy trình như đăng ký lớp học, thu học phí và xử lý yêu cầu từ học viên. Việc này giảm thiểu công việc quản lý thủ công và lỗi do con người gây ra. Đồng thời, nó giúp giảm chi phí lao động và nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó tối ưu hóa ngân sách và gia tăng lợi nhuận cho trung tâm.
Lưu trữ và bảo mật thông tin an toàn chính xác
Dữ liệu được mã hóa và bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật tiên tiến, đảm bảo thông tin nhạy cảm không bị rò rỉ hoặc truy cập trái phép. Việc bảo mật này giúp trung tâm tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an ninh thông tin, đồng thời cho phép dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
Các công cụ này hỗ trợ gửi email marketing, quản lý chiến dịch và theo dõi hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả các hoạt động truyền thông. Tính năng này cũng cho phép cá nhân hóa các thông điệp, tăng cường sự tương tác với khách hàng và giữ chân học viên.
Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ tốt nhất
Thiết kế chuyên biệt dành cho doanh nghiệp giáo dục
Một phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ tốt nhất cần được thiết kế chuyên biệt cho ngành giáo dục, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của các trung tâm anh ngữ. Điều này bao gồm các tính năng quan trọng như quản lý lớp học, theo dõi tiến độ học tập, và quản lý tài liệu giảng dạy. Phần mềm chuyên biệt giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động giảng dạy.
Ngoài ra, phần mềm cần cho phép tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và mô hình hoạt động của từng trung tâm. Khả năng tùy chỉnh này giúp phần mềm dễ dàng thích ứng với các yêu cầu riêng biệt của trung tâm, từ đó cải thiện sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý.
Phần mềm có hệ thống bảo mật an toàn
Bảo mật là một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ. Phần mềm cần có hệ thống bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của học viên và giáo viên. Các biện pháp bảo mật bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, và các tính năng sao lưu thường xuyên.
Một hệ thống bảo mật an toàn không chỉ giúp ngăn chặn rò rỉ thông tin mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo vệ uy tín của trung tâm.
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng
Giao diện phần mềm cần phải thân thiện và dễ sử dụng để đảm bảo mọi người dùng, bao gồm giáo viên, nhân viên quản lý và học viên, có thể làm quen và sử dụng phần mềm một cách nhanh chóng. Giao diện đơn giản và trực quan giúp giảm thời gian đào tạo và hạn chế lỗi trong quá trình sử dụng.
Phần mềm với giao diện dễ sử dụng cũng giúp tăng cường hiệu quả làm việc và cải thiện trải nghiệm người dùng, từ đó nâng cao hiệu suất quản lý trung tâm.
Khả năng tích hợp và đấu nối linh hoạt
Phần mềm nên hỗ trợ tích hợp với các công cụ và hệ thống khác như phần mềm kế toán, email marketing, và các nền tảng học trực tuyến. Khả năng này cho phép đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống, giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công và tăng cường tính hiệu quả trong quản lý thông tin.
Ưu và nhược điểm giữa quản lý thủ công và sử dụng phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ
Dưới đây là bảng phân tích ưu và nhược điểm giữa quản lý thủ công và sử dụng phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ
Tiêu chí | Quản lý thủ công | Phần mềm quản lý trung tâm Anh ngữ | |
Hiệu quả | Có thể tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi | Tăng hiệu quả nhờ tự động hóa và giảm lỗi do con người | |
Tính chính xác | Dễ gặp sai sót do nhập liệu thủ công | Đảm bảo tính chính xác cao nhờ hệ thống tự động và kiểm tra dữ liệu | |
Quản lý thông tin | Quản lý thông tin có thể bị phân tán và khó theo dõi | Thông tin được tổ chức và lưu trữ tập trung dễ dàng theo dõi | |
Khả năng mở rộng | Khó mở rộng khi trung tâm phát triển | Dễ dàng mở rộng và điều chỉnh theo nhu cầu trung tâm | |
Bảo mật thông tin | Có nguy cơ mất dữ liệu hoặc rò rỉ thông tin | Cung cấp các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ thông tin nhạy cảm | |
Tính linh hoạt | Có thể cần thay đổi quy trình quản lý thủ công khi nhu cầu thay đổi | Cung cấp khả năng tùy chỉnh và tích hợp với các công cụ khác | |
Giao diện và trải nghiệm người dùng | Có thể không thân thiện và dễ sử dụng | Giao diện thân thiện và dễ sử dụng giúp cải thiện trải nghiệm người dùng | |
Ưu và nhược điểm giữa quản lý thủ công và sử dụng phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ
Top 13 phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ tốt nhất 2024
Nếu anh, chị đang tìm kiếm các phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ tốt nhất 2024 thì ngay bên dưới đây DotB sẽ liệt kê chi tiết như sau:
Phần mềm quản lý giáo dục Dotb EMS
Phần mềm quản lý giáo dục DotB EMS được thiết kế để dành riêng cho doanh nghiệp dục cụ thể: trung tâm ngoại ngữ, trung tâm giảng dạy kỹ năng, trung tâm gia sư, trung tâm dạy kèm, hay viện đào tạo du học,..
DotB EMS sở hữu các tính năng về quản lý học viên, quản lý giáo vụ, quản lý tài chính, quản lý kho,…giúp trung tâm vận hành trơn tru các hoạt động phát triển doanh nghiệp.
CRM phần mềm quản lý trường học DotB
DotB không chỉ cung cấp phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ mà còn là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm quản lý trường học như: quản lý trường mầm non, quản lý trường tiểu học, quản lý trường trung học cơ sở, trung học phổ thông hay các viện đào tạo du học, phân hệ trường quốc tế,…
Đối với các trường thuộc khối K12 hay các phân hệ cấp đại học DotB sẽ thiết kế riêng biệt các tính năng về quản lý học viên, quản lý giáo vụ, đối soát tài chính tương thích với nghiệp vụ của nhà trường.
Chính vậy, CRM DotB được rất nhiều đơn vị trường học tin tưởng sử dụng như Viện đào tạo IBS sử dụng hệ thống quản lý DotB EMS trường mầm non quốc tế ISC, …
Phần mềm quản lý excel
Phần mềm quản lý Excel là một ứng dụng phần mềm sử dụng chủ yếu để tạo và quản lý bảng tính điện tử. Microsoft Excel là một trong những phần mềm quản lý Excel phổ biến nhất, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và mục đích khác nhau, từ công việc văn phòng đến quản lý dữ liệu và phân tích số liệu.
Tuy nhiên, để quản lý trường học một cách toàn diện, có thể cần sử dụng các phần mềm quản lý học sinh, thời khóa biểu, quản lý tài chính, và các công cụ khác được thiết kế đặc biệt để phục vụ mục đích này.
Excel có thể đóng vai trò phụ trợ trong quá trình quản lý trường học, nhưng không thể thay thế hoàn toàn các phần mềm quản lý trường học chuyên dụng.
Phần mềm quản lý Google sheet
Phần mềm quản lý Google Sheets là một bảng tính trực tuyến được ứng dụng trong hoạt động văn phòng cho phép người dùng có thể chỉnh sửa, lưu trữ trực tuyến trên nền tảng đám mây.
Hiện nay, rất nhiều đơn vị trung tâm anh ngữ ứng dụng google sheet vào trong quản lý và vận hành. Tuy nhiên, đây không phải là một sự lựa chọn có thể đáp ứng được nhiều tác vụ như quản lý dữ liệu, phân bổ công việc cho nhân viên, quản lý tài chính,…
Phần mềm quản lý Edu space
Phần mềm quản lý Edu space là hệ thống được thiết kế để phục vụ cho mục đích cung cấp giải pháp quản lý cho doanh nghiệp giáo dục. Hệ thống sở hữu các tính năng cơ bản như: quản lý dữ liệu học viên, quản lý thông tin giáo viên, quản lý giáo vụ,…
Phần mềm quản lý Center Online
Tương tự như trên phần mềm quản lý Center Online sở hữu các tính năng về quản lý giáo dục sở hữu những tính năng giúp doanh nghiệp là trung tâm tiếng anh, trung tâm kỹ năng,…có thể sử dụng để vận hàng.
Phần mềm quản lý ileader
Phần mềm quản lý ileader sở hữu các tính năng về quản lý dữ liệu học viên, quản lý thông tin, quản lý nhân sự, quản lý tài chính,…dành riêng cho các trung tâm ngoại ngữ.
Phần mềm quản lý trung tâm CrmViet
Phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ CRMVIET là một giải pháp phần mềm toàn diện cho việc quản lý với hệ thống CRM là điểm nổi bật. Phần mềm này cho phép các nhà quản lý giám sát và kiểm soát mọi hoạt động của trung tâm một cách hiệu quả. Đặc biệt, CRMVIET được xây dựng theo các module, giúp việc theo dõi và quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý trung tâm GetFly
Nằm trong top các phần mềm quản lý trung tâm hàng đầu, Getfly CRM tập trung vào yếu tố khách hàng, mang lại giải pháp toàn diện để chăm sóc và quản lý học viên. Phần mềm giúp trung tâm tự động hóa tới 80% hoạt động, tiết kiệm 90% thời gian quản lý, giảm 50% chi phí nhân sự, tăng 40% số lượng học viên so với cách tiếp thị truyền thống, tăng 70% năng suất làm việc và doanh thu đột phá lên đến 50%. Getfly CRM còn cung cấp nhiều module đa dạng, bao gồm SMS Brandname, Email marketing, Automation, và các module quản lý, chăm sóc khách hàng, giúp trung tâm hoạt động hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp Facework
Faceworks nổi bật với khả năng quản lý toàn diện, bao gồm quản lý dự án, công việc, nhân sự, chấm công, khách hàng, bán hàng, kho, thu – chi và datacenter. Các tính năng này giúp trung tâm anh ngữ tối ưu hóa hoạt động, từ theo dõi tiến độ giảng dạy đến quản lý tài chính và dữ liệu, nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.
Ngoài việc phục vụ cho trung tâm anh ngữ, Faceworks còn được thiết kế linh hoạt để áp dụng cho nhiều ngành khác nhau như giáo dục, du học, thẩm mỹ viện, truyền hình, may mặc, xây dựng, sản xuất, du lịch, khách sạn, phòng vé, trung tâm bảo hành, và các cửa hàng.
Phần mềm quản lý trường học AyoTree
AyoTree cung cấp một hệ thống toàn diện, tích hợp các chương trình thiết yếu cho việc quản lý trường học, bao gồm tài chính, quan hệ khách hàng và các hoạt động giáo dục. Nhờ vào tính linh hoạt và khả năng tích hợp cao, AyoTree không chỉ hỗ trợ các trung tâm anh ngữ trong việc vận hành hàng ngày mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện trải nghiệm học viên.
Phần Mềm Quản Lý Đào Tạo VnResource EBM
Với VnResource EBM Pro, các trung tâm anh ngữ có thể dễ dàng quản lý toàn bộ quy trình từ phân tích khóa học, mở lớp, quản lý thời khóa biểu, sắp xếp phòng học đến quản lý học viên, giáo viên và chấm công. Phần mềm cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tổ chức và điều phối các hoạt động giáo dục, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của việc dạy và học được quản lý một cách đồng bộ và hiệu quả.
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu
Easy Edu là một trong những phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được ưa chuộng hiện nay, nổi bật với các tính năng cơ bản cần thiết cho việc quản lý trung tâm tiếng Anh. Phần mềm này cung cấp khả năng tự động hóa mạnh mẽ, giúp trung tâm tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tổ chức và theo dõi các hoạt động học tập.
Với Easy Edu, trung tâm anh ngữ có thể dễ dàng quản lý và cập nhật thông tin học viên, tạo điều kiện thuận lợi để theo dõi và cải thiện kết quả học tập. Phần mềm này không chỉ giúp tổ chức lớp học hiệu quả mà còn nâng cao khả năng quản lý và chăm sóc học viên, đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và chính xác.
Các câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ
DotB là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp giáo dục trong nhiều năm. Chúng tôi thường xuyên phải giải quyết rất nhiều những thắc mắc của khách hàng về phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ, chính vì vậy ngay bên dưới DotB sẽ giải đáp các câu hỏi được nhiều anh, chị quan tâm nhất!
Các trung tâm anh ngữ có nên sử dụng phần mềm để quản lý không?
Thông thường đối với các trung tâm anh ngữ mới vừa thành lập chưa có số lượng học viên quá nhiều thì hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm quản lý trung tâm miễn phí hay sử dụng công cụ google sheet để quản lý.
Tuy nhiên, đây chỉ là những giải pháp tạm thời vì đối với các trung tâm mới mở anh, chị nên tìm hiểu các phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh chất lượng thiết kế được quy trình làm việc và vận hành trung tâm được chỉn chu nhất có thể!
Việc quản lý và vận hành có quy trình giúp anh, chị có thể nâng cao được hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm được rất nhiều chi phí từ nhân sự, in ấn, giấy tờ, tiết kiệm chi phí Marketing…
Trung tâm bao nhiêu học viên thì sử dụng được phần mềm quản lý?
Sẽ không có bất kỳ một giới hạn nào cụ thể, có thể trung tâm anh chị mới mở chưa có học viên cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ. Cũng có thể trung tâm của anh, chị hiện chỉ đang có 50, 100 học viên hay các trung tâm lên đến hơn 1000 học viên thì đều rất nên sử dụng các hệ thống quản lý.
Phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ có tích hợp tính năng thanh toán không?
Hiện tại đối với các phần mềm quản lý được thiết kế từ nền tảng CRM thường sẽ hiếm khi sở hữu tính năng thanh toán hay còn được gọi là cổng thanh toán điện tử.
Tuy nhiên đối với phần mềm quản lý giáo dục DotB EMS được thiết kế từ hệ thống (CRM + SIS) vì vậy khả năng mở rộng tính năng, tích hợp cổng thanh toán là vô cùng dễ dàng.
Cụ thể hệ thống Dotb EMS tích hợp cổng thanh toán Casso, cổng thanh toán VNPAY,…giúp khách hàng đối soát thanh toán dễ dàng giúp việc quản lý nguồn thu của trung tâm chính xác 100%.
![[2024] Top 7 phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ tốt nhất!](https://dotb.vn/wp-content/uploads/2024/04/phan-mem-quan-ly-trung-tam-mien-phi-tim-hieu-dotb.jpg "[2024] Top 13 phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ, tuyển sinh tốt nhất! 15")
Bảng giá mới nhất về phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ DotB
Hiện tại, bảng giá mới nhất của phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ DotB EMS được tính theo số lượng học viên của trung tâm chính vì vậy tùy vào quy mô doanh nghiệp mà sẽ tương ứng mức chi phí khác nhau. Nếu anh, chị muốn tìm hiểu về phần mềm hay tìm hiểu về chi phí của hệ thống có thể đăng ký tư vấn tại đây!
UNLIMITED | PROFESSIONAL | STANDARD2 |
Bộ CRM không giới hạn với tiếp thị | Bộ CRM không giới hạn với tiếp thị | Bộ CRM không giới hạn với tiếp thị |
39,000 VND học viên/ tháng | 39,000 VND học viên/ tháng | 39,000 VND học viên/ tháng |
Số giờ Đào tạo ONLINE: 18 giờ | Số giờ Đào tạo ONLINE: 18 giờ | Số giờ Đào tạo ONLINE: 18 giờ |
Kênh hỗ trợ: Hỗ trợ tức thời 24/7 thông qua Call, kênh nhắn tin, gọi trực tuyến | Kênh hỗ trợ: Hỗ trợ tức thời 24/7 thông qua Call, kênh nhắn tin, gọi trực tuyến | Kênh hỗ trợ: Hỗ trợ tức thời 24/7 thông qua Call, kênh nhắn tin, gọi trực tuyến |
Bảng giá phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ DotB
Tổng kết
Tổng hợp nội dung bài viết phía trên là DotB đã giới thiệu với quý anh, chị chủ trung tâm tổng hợp của hơn 7 phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ tốt nhất 2024. Chúng tôi hy vọng với nội dung bài viết trên đã giúp anh chị có được sự lựa chọn phù hợp cho trung tâm của mình.
Tuy nhiên, trong quá trình tìm hiểu về hệ thống quản lý có những thắc mắc cần được giải đáp anh, chị có thể gọi ngay đến hotline 028 7308 9091 – 096 126 9091 hoặc nhắn tin đến fanpage DotB của chúng tôi nhé!