Khi các trung tâm đào tạo và trường học ngày càng gặp nhiều thách thức trong việc quản lý thông tin học viên và phụ huynh, việc tìm ra giải pháp công nghệ phù hợp trở nên cấp bách hơn bao giờ hết. Câu hỏi được đặt ra là Liệu rằng CRM có cần thiết cho Doanh nghiệp Giáo dục không? Cùng DotB tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!!
Tìm hiểu về hệ thống CRM cho doanh nghiệp giáo dục
Trong bối cảnh thị trường giáo dục ngày càng cạnh tranh, các trung tâm ngoại ngữ, trường học và tổ chức đào tạo phải đối mặt với nhiều thách thức: làm sao để thu hút học viên mới, tối ưu quy trình tuyển sinh, nâng cao trải nghiệm học viên và giữ chân họ lâu dài?
Một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) không chỉ giúp doanh nghiệp giáo dục giải quyết những bài toán này mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và gia tăng doanh thu.
Hệ thống CRM là gì? Khái niệm chi tiết nhất!
CRM (Customer Relationship Management) là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả. Trong bối cảnh giáo dục, “khách hàng” chính là học viên, phụ huynh, và các bên liên quan. Một hệ thống CRM chuyên dụng không chỉ hỗ trợ việc quản lý dữ liệu mà còn thúc đẩy sự phát triển của tổ chức giáo dục.
Vai trò của CRM trong doanh nghiệp Giáo dục
Vậy vai trò của CRM trong hoạt động giáo dục quan trọng như thế nào và giải đáp cho câu hỏi “CRM có cần thiết cho doanh nghiệp giáo dục không?” DotB sẽ phân tích chi tiết ở nội dung bên dưới!
Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu đa kênh
Các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customer relationship Management) trên thực tế đóng vai trò quan trọng, vì đây chính là nơi lưu trữ dữ liệu khách hàng của các tổ chức giáo dục nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
Lúc này, hệ thống CRM – Customer Relationship Management là nơi tổng hợp và lưu trữ các data khách hàng từ các kênh/nguồn hoạt động Marketing. Cụ thể, hệ thống quản lý đồng bộ dữ liệu từ kênh online (Website, Landing page, Email, Facebook, Zalo, Instagram, Hotline,…) và nguồn offline (Sự kiện, walk – in, người quen giới thiệu,…).
Các phần mềm quản lý CRM – cho các tổ chức giáo dục giúp:
- Thu thập và lưu trữ dữ liệu từ các kênh một cách tập trung.
- Đồng bộ hóa thông tin, đảm bảo không xảy ra sai sót hoặc mất mát dữ liệu.
- Cung cấp cái nhìn toàn diện về hành trình của từng học viên/phụ huynh, từ khi tiếp cận đến khi trở thành khách hàng trung thành.
Quản lý và bảo mật dữ liệu khách hàng (Học viên/phụ huynh)
Dữ liệu của khách hàng chính là tài sản vô giá của các Tổ chức Giáo dục, chính vì vậy sử dụng các hệ thống quản lý cho mức độ an toàn và bảo mật cao giúp hạn chế các rủi ro bị rò rĩ, đánh cắp dữ liệu khách hàng.
Bên cạnh đó, đây cũng chính là điểm khác biệt giúp Trung tâm nhận được sự tin tưởng của phụ huynh hơn, vì đảm bảo dữ liệu, thông tin cá nhân của phụ huynh/học viên được cam kết bảo mật tuyệt đối.
- Hệ thống bảo mật hiện đại, hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin.
- Phân quyền truy cập, đảm bảo chỉ những người có trách nhiệm mới được tiếp cận thông tin nhạy cảm.
- Lưu trữ lịch sử tương tác, giúp tổ chức dễ dàng theo dõi và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
Quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi của bộ phận tuyển sinh mà còn góp phần đánh giá được hiệu quả của các hoạt động Marketing – Truyền thông mà tổ chức Giáo dục đang hoạt động.
Khi sử dụng các hệ thống quản lý chuyên nghiệp, tổ chức có thể quản lý, đo lường, quan sát hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đánh giá được năng lực của nhân sự và đào tạo/cải thiện (Nếu cần).
Một hệ thống CRM hiệu quả giúp tổ chức giáo dục:
- Tự động hóa các nhiệm vụ như gửi email nhắc nhở học phí, lịch học, hoặc các sự kiện quan trọng.
- Cá nhân hóa nội dung giao tiếp với phụ huynh và học viên dựa trên nhu cầu và hành vi của họ.
- Duy trì mối quan hệ bền chặt với khách hàng thông qua các chiến dịch chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
Theo dõi hành trình quyết định mua hàng của khách hàng tiềm năng
Hành trình quyết định mua hàng của phụ huynh đều được truy vết trực tiếp trên hệ thống quản lý, quản lý trung tâm có thể theo dõi được hành trình của Phụ huynh từ lúc đăng ký tư vấn, nghe tư vấn, cho bé tham gia học thử, nghiên cứu và đăng ký cho bé theo học. Điều này không chỉ giúp cụ thể được hành vi, nhu cầu của khách hàng mà nhà quản lý có thể truy vết được phương pháp chăm sóc và theo đuổi khách hàng của nhân viên.
- Truy vết nguồn và nhu cầu của khách hàng
- Đo lường kênh tuyển sinh hiệu quả
- Truy vết nhật ký chăm sóc của nhân viên
- Nắm bắt tâm lý và hiểu đúng nhu cầu, cung cấp giải pháp phù hợp cho phụ huynh.
Giải đáp – CRM có cần thiết cho doanh nghiệp giáo dục không?
Trong bối cảnh ngành giáo dục cạnh tranh khốc liệt, một hệ thống CRM không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ, mà là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.
Hệ thống CRM giúp tối ưu tuyển sinh bằng cách tự động hóa quy trình thu hút và chăm sóc học viên, tăng tỷ lệ chuyển đổi. Không chỉ vậy, CRM còn giúp quản lý dữ liệu khách hàng tiềm năng, giúp đội ngũ tuyển sinh tập trung chăm sóc và xây dựng chiến lược chuyển đổi phù hợp nhất!
DotB – Giải pháp CRM cho doanh nghiệp giáo dục
DotB giới thiệu gói giải pháp phần mềm quản lý trung tâm đào tạo giúp đáp ứng trọn vẹn hành trình khách hàng của các tổ chức Giáo dục (Tuyển sinh – Giáo vụ – Tài chính). Chúng tôi tự hào đơn vị triển khai chuyển đổi số thành công hơn 300 Tổ chức giáo dục hàng đầu Việt Nam.
Vậy giải pháp quản lý CRM của DotB sở hữu tính năng vượt trội như thế nào? Xem ngay thông tin bên dưới:
Đồng bộ dữ liệu đa kênh – Tích hợp giải pháp tuyển sinh hiệu quả:
- Thu thập và quản lý data học viên tự động từ nhiều kênh: website, fanpage, quảng cáo.
- Theo dõi trạng thái học viên, giúp tư vấn đúng thời điểm, tăng tỷ lệ đăng ký.
- Tự động hóa chăm sóc qua email, SMS, Zalo, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Quản lý giáo vụ – Theo dõi hành trình học tập và tái tục của học viên
- Quản lý thời khóa biểu, điểm số, đánh giá và phản hồi từ học viên.
- Gửi nhắc nhở lịch học, bài tập và sự kiện quan trọng qua email/Zalo/SMS.
- Phân tích tỷ lệ hoàn thành khóa học, giúp nhà quản lý dự đoán khả năng tái tục.
- Tự động hóa quy trình tái tục bằng cách gửi gợi ý khóa học nâng cao, ưu đãi đặc biệt cho học viên sắp kết thúc khóa.
Hỗ trợ vận hành và quản lý giáo viên
- Lập lịch giảng dạy tự động, tránh trùng lặp, đảm bảo giáo viên và lớp học được phân bổ hợp lý.
- Theo dõi hiệu suất giảng dạy, đánh giá chất lượng thông qua phản hồi từ học viên và kết quả học tập.
- Quản lý công việc và chấm công theo số giờ giảng dạy, số lớp học hoàn thành, giảm thiểu sai sót trong tính lương.
- Hỗ trợ đào tạo nội bộ, cung cấp báo cáo chi tiết giúp trung tâm có chiến lược phát triển đội ngũ giảng viên hiệu quả hơn.
Đối soát doanh thu tự động – Giảm thiểu sai sót trong quản lý tài chính
- Theo dõi chi tiết doanh thu theo từng khóa học, từng học viên.
- Tích hợp hóa đơn điện tử, hệ thống thanh toán online giúp doanh thu minh bạch, chính xác.
- Cảnh báo công nợ quá hạn, giảm thiểu tình trạng nợ xấu, thất thoát tài chính.
- Hỗ trợ đối soát hoa hồng giảng viên, đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính
Cung cấp báo cáo “Real time” cho nhà quản trị
- Tình hình tuyển sinh, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu quả marketing.
- Tình trạng học viên, tỷ lệ tái tục, điểm số, mức độ hài lòng.
- Doanh thu, công nợ, chi phí vận hành, hiệu quả tài chính.
- Hiệu suất giảng viên, đánh giá chất lượng giảng dạy.
Lời kết
Chính vì vậy, nếu các nhà quản trị còn đang băn khoăn “CRM có cần thiết cho các doanh nghiệp giáo dục không?” thì đây chính là câu trả lời rõ ràng nhất! CRM chính là giải pháp quản lý mà các tổ chức giáo dục có thể cân nhắc và nên sử dụng sớm, đặc biệt là vô cùng phù hợp cho các mô hình dạng chuỗi!
Nếu anh/chị đanh có nhu cầu tìm hiểu về các giải pháp quản lý và các công cụ giúp tối ưu hiệu suất cho đội ngũ tuyển sinh, hãy liên hệ đến DotB qua Hotline: 096 126 9091 – 090 914 7800, hoặc nhắn tin trực tiếp đến fanpage DotB hoặc đăng ký tư vấn tại đây để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất!