Duy trì kết nối với phụ huynh đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành của các Tổ chức Giáo dục. Việc tương tác liền mạch giúp tổ chức Giáo dục nâng cao trải nghiệm của Phụ huynh, đồng thời tăng tỷ lệ chuyển đổi và tái tục.
Vậy nên sử dụng kênh liên hệ với phụ huynh nào để không mất phí? DotB sẽ giới thiệu 3 kênh tương tác hiệu quả nhất 2025 ngay bên dưới bài viết dưới đây!
Vì sao cần phải kết nối liên tục với phụ huynh/học sinh?
Việc duy trì kết nối với phụ huynh là một phần quan trọng trong công tác giáo dục và quản lý học viên. Khi có sự tương tác thường xuyên, nhà trường hoặc trung tâm có thể:
Cập nhật kịp thời tình hình học tập của học viên: Giúp phụ huynh nắm bắt thông tin về tiến độ học tập, lịch học và các hoạt động quan trọng.
Tạo dựng niềm tin với phụ huynh: Khi phụ huynh cảm nhận được sự quan tâm từ trung tâm, họ có xu hướng gắn bó lâu dài và có thể giới thiệu học viên mới.
Tăng hiệu quả quản lý & vận hành: Việc truyền tải thông tin nhanh chóng giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo mọi thông báo đều đến đúng người.
Hỗ trợ tuyển sinh & giữ chân học viên: Một trung tâm có kênh giao tiếp rõ ràng, hiệu quả sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp, giúp thu hút và giữ chân học viên.
Giới thiệu các kênh liên hệ với phụ huynh không mất phí!
DotB giới thiệu các kênh tương tác với phụ huynh miễn phí mà vẫn có thể tương tác liền mạch, hỗ trợ phụ huynh và học viên nhanh chóng nhất!
Nhóm Zalo hoặc Facebook – Kết nối nhanh chóng, miễn phí hoàn toàn
Zalo và Facebook là một trong những kênh giúp tương tác với phụ huynh/học viên miễn phí. Hiện nay, có rất nhiều hệ thống giáo dục đang sử dụng các kênh này để liên hệ, phản hồi và giải đáp với Phụ huynh.
Tuy nhiên, Facebook và Zalo về cơ bản vẫn đang là các nền tảng mạng xã hội vì vậy việc hệ thông tin với phụ huynh cũng sẽ gặp nhiều những khó khăn nhất định. DotB sẽ phân tích ưu điểm và nhược điểm giúp nhà trường có thể cân nhắc trước khi áp dụng.
Ưu điểm:
- Nền tảng phổ biến, gần như tất cả các phụ huynh/học viên đều đang sử dụng 2 nền tảng này.
- Facebook và Zalo vẫn đang hỗ trợ miễn phí các phí dịch vụ nhắn tin/trao đổi.
- Khả năng gửi đa dạng nội dung: Hình ảnh, Video, Tệp PDF,….
- Gửi tin nhắn nhanh chóng, thông tin được gửi đi ngay lập tức.
Nhược điểm:
- Phụ huynh sẽ dễ bị bỏ qua nội dung vì Facebook/Zalo không phải là kênh liên của riêng nhà trường.
- Nhà trường khó quản lý các nhóm chat hay các tin nhắn trao đổi riêng lẻ với Phụ huynh gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc của phòng Tuyển sinh và Giáo vụ.
- Hiện tại, Zalo đang thu phí với các tin nhắn ZNS từ 150đ – 350đ tùy vào gói mà nhà trường đăng ký.
- Thiếu tính bảo mật, một số thông tin, dữ liệu có thể bị chia sẻ ra bên ngoài: Thông tin hồ sơ của trẻ, thông tin bố mẹ, địa chỉ nhà ở, thông tin tài khoản ngân hàng, hóa đơn học phí,…
Email Marketing – Chuyên nghiệp, không mất phí
Email Marketing được xem là kênh tương tác và tiếp cận đến phụ huynh khá hiệu quả. Tuy nhiên, đây là kênh khá kén người sử dụng vì không phải phụ huynh nào cũng có thói quen thường xuyên kiểm tra hộp thư. Ngoài ra, quy trình gửi email cũng khá phức tạp, không có khả năng linh hoạt so với gửi tin nhắn qua Facebook/Zalo/SMS,….
Ưu điểm:
- Chuyên nghiệp & có tính cá nhân hóa – Phụ huynh nhận được thông tin chính thức từ trung tâm.
- Lưu trữ lâu dài – Dễ dàng tra cứu lại email cũ.
- Không giới hạn số lượng người nhận – Dễ dàng gửi thông báo cho toàn bộ phụ huynh cùng lúc.
Nhược điểm:
- Tỷ lệ đọc email không cao – Phụ huynh có thể bỏ qua email hoặc vào thư rác.
- Cần công cụ hỗ trợ – Nên sử dụng các nền tảng như Mailchimp, Sendinblue để gửi email hàng loạt.
- Quá chuyên nghiệp, chỉ phù hợp để gửi mời họp phụ huynh, gửi thông tin học phí, gửi bảng điểm cuối kỳ,…Đây không thể trở thành kênh tương tác hàng ngày của Phụ huynh và nhà trường.
Sử dụng ứng dụng sổ liên lạc điện tử – Kênh kết nối miễn phí
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng sổ liên lạc điện tử trên thị trường phục vụ chuyên biệt cho các tổ chức giáo dục. Đây cũng chính là một trong những bí quyết thành công của các hệ thống đào tạo hàng đầu Việt Nam.
Nhà trường có thể sử dụng sổ liên lạc điện trở thành kênh liên lạc và kết nối duy nhất, giúp Phụ huynh tập trung vào một ứng dụng của nhà trường thay vì phải liên lạc qua các kênh mạng xã hội.
Các ứng dụng sổ liên lạc điện tử cung cấp đầy đủ nhu cầu của phụ huynh: Nhắn tin trao đổi, xem bảng điểm, kiểm tra lịch học của bé, kiểm tra nhận xét của giáo viên sau mỗi buổi học, nhận các hình ảnh của bé trong thời gian học trên lớp, được thông báo và nhắc nhở nếu bé vắng học không có phép,…
Ưu điểm:
- Kết nối liền mạch với phụ huynh qua kênh liên lạc duy nhất
- Cập nhật thông tin chính xác và được tự động cập nhật
- Khả năng gửi tin nhắn nhanh chóng, định dạng đa dạng: Hình ảnh, chữ, video, âm thanh,….
Nhược điểm:
- Có thể mất khoản phí nhỏ để duy trì ứng dụng trên App store và CH Play
- Đội ngũ nhân viên và phụ huynh cần có thời gian để làm quen và sử dụng ứng dụng.
Sổ liên lạc điện tử Schooly được tích hợp miễn phí trong các gói Pro và Enterprise của DotB EMS
Sổ liên lạc điện tử Schooly không phải là một giải pháp riêng lẻ mà được tích hợp hoàn toàn trong các gói quản lý giáo dục của DotB, mang lại trải nghiệm đồng bộ và liền mạch. Khi sử dụng các giải pháp thuộc hệ sinh thái DotB, tổ chức giáo dục có thể khai thác toàn bộ tính năng của Schooly mà không mất bất kỳ khoản phí nào.
Những điểm nổi bật của Schooly
1. Trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác
- Nhà trường có thể gửi thông báo, lịch học, điểm số và tình hình học tập đến phụ huynh trong thời gian thực.
- Giảm thiểu tình trạng thông tin bị thất lạc hoặc chậm trễ.
2. Tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý giáo dục
- Schooly hoạt động đồng bộ với hệ thống quản lý của DotB, giúp tự động hóa quy trình cập nhật dữ liệu.
- Không cần thao tác nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.
3. Miễn phí nhưng không giới hạn tính năng
- Không chỉ đơn thuần là một kênh liên lạc, Schooly còn cung cấp các tính năng hỗ trợ giáo dục như theo dõi tiến độ học tập, điểm danh trực tuyến và phản hồi từ phụ huynh.
- Hoạt động ổn định ngay cả khi có số lượng lớn người dùng.
4. Bảo mật và an toàn thông tin
- Dữ liệu được mã hóa và lưu trữ trên nền tảng đám mây, đảm bảo quyền riêng tư của phụ huynh và học viên.
- Nhà trường có thể kiểm soát và phân quyền truy cập để đảm bảo thông tin được quản lý chặt chẽ.
So sánh hiệu quả của các kênh miễn phí
Để lựa chọn kênh tương tác với phụ huynh phù hợp và hữu tích nhất, anh/chị có thể xem qua bản so sánh các kênh ở bên dưới!
*Lưu ý: Nội dung mang tính chất phân tích trải nghiệm khách quan của người dùng, anh/chị có thể cân nhắc tìm các ứng dụng phù hợp với nghiệp vụ của tổ chức.
Mục đích | Messenger (Facebook) | Zalo | Email | Sổ liên lạc điện tử |
Thông báo khẩn cấp | Dễ bị trôi tin nhắn | Dễ bị trôi tin nhắn | Quy trình gửi phức tạp | Thông báo trên thiết bị liên tục cho đến khi Phụ huynh truy cập. |
Nhắn tin/trao đổi | Nhanh chóng, tiện lợi | Nhanh chóng, tiện lợi | Không phù hợp trao đổi hàng ngày | Phụ huynh trao đổi trực tiếp bộ phận giáo vụ. |
Lưu trữ tài liệu | Khả năng lưu trữ kém an toàn | Khả năng lưu trữ kém an toàn | Khó tìm lại file dữ liệu cũ | Lưu trữ an toàn Dễ tìm lại tin nhắn/file dữ liệu cũ |
(Bảng so sánh hiệu quả của các kênh liên hệ phụ huynh miễn phí)
Kết luận
Nội dung bài viết trên đã được DotB tổng hợp lại những ưu và nhược điểm của từng kênh liên lạc với phụ huynh, mà các tổ chức giáo dục hiện tại đang sử dụng.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp cho quý anh/chị xác định kịp thời những vấn đề và lựa chọn công cụ/ kênh liên lạc phù hợp nhất với nhu cầu của phụ huynh và học viên mình.
Nếu quý nhà quản trị đang có nhu cầu tìm hiểu về giải pháp quản lý và các công cụ giúp tối ưu hiệu suất cho đội ngũ tuyển sinh, hãy liên hệ đến DotB qua Hotline: 096 126 9091 – 090 914 7800, nhắn tin trực tiếp đến fanpage DotB hoặc đăng ký tư vấn tại đây để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất!