Chuyển đổi số trong giáo dục hiện đang là một trong 8 lĩnh vực được Chính phủ đặt sự quan tâm lên hàng đầu. Trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, chuyển đổi số không chỉ là xu thế tất yếu, mà còn là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp và tổ chức giáo dục. Bài viết dưới đây của DotB sẽ chỉ ra những vấn đề cốt lõi nhất, vì sao các tổ chức giáo dục cần chuyển đổi số trong 2025.
Chuyển đổi số trong giáo dục 2025
Chuyển đổi số trong giáo dục được hiểu là những thay đổi trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động giảng dạy, học tập và quản lý giáo dục. Với mục tiêu chính là cải tiến chất lượng giáo dục, tối ưu hóa quy trình đào tạo, mang lại trải nghiệm học tập hoạt động, hiệu quả hơn cho học sinh, sinh viên.
Bước vào năm 2025, Thế giới sẽ chứng kiến sự chuyển mình mạnh mẽ về chuyển đổi số trong giáo dục. Điều này được kỳ vọng sẽ mang lại những thay đổi to lớn, giúp tăng cường sự kết nối giữa việc dạy và học, cũng như từng bước loại bỏ rào cản về địa lý trong việc tiếp cận giáo dục.
Tầm quan trọng của việc chuyển đổi số trong giáo dục
Nâng cao cơ hội phát triển cho doanh nghiệp
Việc chuyển đổi số trong giáo dục mở ra nhiều cơ hội phát triển cho các tổ chức giáo dục, có thể kể đến như:
Tiếp cận nhiều học viên rộng hơn: Nhờ vào các nền tảng học tập trực tuyến và các công cụ hỗ trợ học tập, các lớp học được tổ chức trực tuyến mang lại nhiều thuận tiện. Cơ sở giáo dục thu hút nhiều học viên hơn, vượt qua cả giới hạn về địa lý.
Phát triển thêm các chương trình giáo dục mới: Công nghệ giúp tối ưu hóa các chương trình đào tạo, tăng cường khả năng hoạt động và phù hợp hơn nhu cầu của người học. Các chương trình giáo dục mới như khóa học trực tuyến, hội thảo trực tuyến và các lớp học thực tế ảo ứng dụng – VR/AR có thể phát triển nhanh chóng nhờ các công cụ kỹ thuật số.
Tăng tính cạnh tranh và khả năng mở rộng thị trường
Trong một thị trường giáo dục đầy tính cạnh tranh, ứng dụng công nghệ tiên tiến sẽ giúp cơ sở giáo dục có lợi thế cạnh tranh nổi bật so các đối thủ. Các doanh nghiệp tiên phong trong việc chuyển đổi số trong giáo dục cũng sẽ có được hình ảnh thương hiệu uy tín, giúp tăng cơ hội mở rộng thị trường cho các tổ chức giáo dục.
Tối ưu hóa trải nghiệm của Khách hàng (Phụ huynh – Học viên)
Đối với học viên : Trải nghiệm học tập của học viên sẽ trở nên thú vị hơn nếu các bài giải và bài tập thực hành có sự hỗ trợ của công nghệ và AI. Bởi AI mang đến trải nghiệm học tập nhẹ nhàng hơn, cung cấp các tài liệu học tập giúp học sinh dễ dàng thích ứng vì được thiết kế theo sở thích, trình độ và khả năng hiểu bài của mình.
Đối với phụ huynh : Chuyển đổi số trong giáo dục giúp phụ huynh cách có thể theo dõi kết quả học tập của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các công nghệ như hệ thống quản lý học tập (LMS), sổ liên lạc điện tử, giúp nhà quản trị và phụ huynh tương tác hiệu quả, nâng cao trải nghiệm học tập.
Tinh gọn nghiệp vụ quản lý trong tổ chức giáo dục
Các phần mềm quản lý giáo dục sẽ tự động hóa các quy trình quản lý chính như điểm danh, chấm điểm và quản lý tài chính giúp đội ngũ giáo viên và nhân viên không còn phải làm công việc thủ công. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào công việc chuyên môn, hiệu quả công việc được nâng lên và có thể giảm thiểu những sai sót không đáng có.
Quản lý hiệu quả học tập hơn: Các tổ chức giáo dục nên sử dụng các phần mềm quản lý trung tâm đào tạo để có thể dễ dàng quản lý dữ liệu học viên, quản lý các nghiệp vụ từ tuyển sinh đến tài chính, giúp quy trình quản lý tinh gọn, nhanh chóng và hạn chế những sai xót so với các nghiệp vụ thủ công.
Tự động hóa quy trình : Từ tuyển sinh, đăng ký, đến xử lý hóa đơn, mọi quy trình đều trở nên nhanh chóng và minh bạch. Nhân sự không cần thiết phải mất quá nhiều thời gian trong các công việc được lặp lại.
5 vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp chưa chuyển đổi số trong giáo dục
Không quản lý tốt dữ liệu
Dữ liệu là một trong những tài sản cực kỳ quý giá đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là với các cơ sở giáo dục có cả hàng ngàn dữ liệu về thông tin của các học viên. Nếu không chuyển số ngay vào năm 2025, các tổ chức giáo dục có thể sẽ phải gặp phải các trở ngại như:
- Thông tin học tập dễ bị thất lạc: Việc lưu trữ dữ liệu thủ công trong sổ sách hoặc file Excel thường dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ. Khi cần tìm kiếm thông tin về học viên, phụ huynh hoặc giáo viên, doanh nghiệp mất nhiều thời gian và có thể không đảm bảo tính chính xác .
- Khó phân tích và sử dụng dữ liệu hiệu quả: Thiếu hệ thống quản lý tập trung khiến việc phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh trở nên khó khăn hơn. Đặc biệt, các dữ liệu như kết quả học tập hay thông tin điểm danh của học viên cũng khó đo lường, gây cản trở trong việc đề xuất lộ trình học tập phù hợp.
- Nguy cơ bị đánh cắp cơ sở dữ liệu: Nếu không chuyển đổi số trong giáo dục kịp thời, các doanh nghiệp có nguy cơ phải đối mặt với việc bị rò rỉ thông tin cá nhân hay các dữ liệu kinh doanh quan trọng khác. Điều này thường sẽ gây nên thiệt hại rất nhiều về mặt tài sản và cả danh tiếng của các cơ sở giáo dục.
Kế toán dữ liệu không minh bạch/thiếu chính xác
Một vấn đề khác khi chưa chuyển đổi số trong giáo dục là dữ liệu kế toán không được quản lý một cách minh bạch, khiến cho việc đối soát thu chi và kết toán trở nên khó khăn:
- Sai xót trong quản lý tài chính doanh nghiệp: So với các nghiệp vụ quản lý tài chính thủ công như thu học phí, quản lý công nợ, quản lý lương thưởng, quản lý nguồn chi của tổ chức giáo dục nếu còn thực hiện qua các thủ tục thủ công, hay còn phải tạo hàm trên các file excel không thể tránh khỏi nhũng sai xót. Doanh nghiệp không có hệ thống ghi nhận chi tiết từng hóa đơn, chứng từ, thời gian cập nhật dữ liệu của nhân viên dẫn đến thiếu sự minh bạch trong quản trình xử lý dữ liệu tài chính. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến sai số/thất thoát doanh thu của doanh nghiệp.
- Không có nơi lưu trữ dữ liệu: Khi các khoản thu – chi không được ghi chép và lưu trữ một cách khoa học, việc kiểm tra và đối chiếu thông tin cũng trở nên phức tạp hơn. Bộ phận tài chính kế toán phải thường xuyên đối chiếu dữ liệu doanh thu/nguồn chi với ban quản trị, mất nhiều thời gian mà không chắc chắn toàn bộ thông tin được chính xác 100%.
Đội ngũ giáo vụ khó vận hành và tổ chức lớp học
Vận hành một tổ chức giáo dục không phải điều dễ dàng, đội ngũ nhân viên nếu chưa được đầu tư một hệ thống chuyển đổi số trong giáo dục chuyên nghiệp, họ thường sẽ gặp phải một trong những vấn đề như:
- Lịch học chưa thực sự thuận tiện: Nhân viên giáo vụ thường phải tự sắp xếp lịch học, lớp học và phòng học, có thể sẽ dễ dàng dẫn đến sai dù trong trường hợp phòng học hoặc giáo viên gặp vấn đề xung đột lịch trình. Ví dụ, hai lớp có thể được sắp xếp lặp lại theo thời gian hoặc không đủ phòng học cho số lượng học viên.
- Khó khăn trong quản lý giáo viên: Thiếu hệ thống quản lý hiện đại khiến việc theo dõi lịch trình và đánh giá hiệu suất của giáo viên trở nên bất tiện, ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy..
- Giao tiếp nội bộ không hiệu quả: Khi có sự thay đổi trong lịch học hoặc các thông báo quan trọng liên quan đến việc giảng dạy, thông tin thường không được truyền đi đầy đủ cho các bên liên quan như: phụ huynh, học viên, giáo viên và các đối tác. Chính sự bất tiện này gây ra sự thiếu đồng bộ trong tổ chức, khiến việc vận hành lớp học chưa thực sự có kết quả hiệu quả.
Chủ doanh nghiệp phải túc trực tại trung tâm vì không đủ tín nhiệm “phó thác” cho nhân viên
Nhiều chủ doanh nghiệp cảm thấy khó lòng giao phó công việc cho nhân viên vì họ chưa thực sự tin tưởng để trao quyền hoàn toàn cho nhân viên của mình. Chuyển đổi số trong giáo dục kịp thời, họ sẽ không phải gặp những vấn đề sau khiến họ phải đau đầu suy nghĩ hàng đêm:
- Thiếu tin tưởng vào năng lực vận hành của nhân viên: Khi không có công cụ hỗ trợ quản lý, chủ doanh nghiệp phải giám sát trực tiếp mọi khâu vận hành, từ quản lý học viên, lịch học cho đến thu chi tài chính. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn khiến họ không có thời gian tập trung vào chiến lược phát triển lâu dài.
- Quy trình không minh bạch: Khi không có hệ thống quản lý tập trung, các lỗi hoặc sự cố trong vận hành thường khó được phát hiện kịp thời, làm giảm hiệu quả công việc và gia tăng rủi ro thất thoát tài sản.
- Tốn thời gian và công sức : Chủ doanh nghiệp thường phải “ôm đồm” mọi việc, từ điều hành đến giải quyết các vấn đề nhỏ nhặt, dẫn đến tình trạng căng thẳng và giảm năng suất.
Team sale thường mất kết nối với Khách hàng không rõ nguyên nhân
Việc chăm sóc khách hàng không có hiệu quả là một vấn đề lớn khi doanh nghiệp chưa chuyển đổi số:
- Không thể theo dõi lịch sử tương tác: Khi không có hệ thống CRM hoặc các công cụ quản lý khách hàng, đội ngũ sale dễ mất thông tin về các khách hàng tiềm năng. Dẫn đến việc không việc không theo dõi được nhu cầu của họ, từ đó bỏ lỡ cơ hội chốt đơn.
- Khó giải quyết khiếu nại kịp thời: Các phản hồi, khiếu nại của phụ huynh hoặc học viên không được ghi nhận và xử lý nhanh chóng, gây ra sự không hài lòng, làm giảm uy tín của các tổ chức giáo dục.
- Không nắm rõ nguyên nhân mất khách hàng: Thiếu các công cụ phân tích khiến doanh nghiệp không hiểu được lý do tại sao khách hàng không quay lại, dẫn đến việc không thể cải thiện dịch vụ phù hợp.
Kết luận
Nội dung bài viết phía trên đã tổng hợp lại những vấn đề về việc chưa chuyển đổi số trong giáo dục, sẽ gây nên những điều bất cập trong quản lý và vận hành một tổ chức giáo dục như thế nào.
Vì chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp giáo dục phát triển bền vững trong thời đại hiện nay. Vậy nên trong năm 2025 này, các tổ chức giáo dục nào chưa thực hiện chuyển đổi số trước đó thì hãy thực hiện nhanh chóng để bắt kịp với thời đại, để tạo nên lợi thế cạnh tranh vững chắc.
Để tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý giáo dục hoặc tư vấn phát triển khai chuyển đổi, hãy đăng ký tư vấn hoặc liên hệ ngay đến Hotline: 096 126 909, hoặc nhắn tin đến fanpage DotB để chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất!