[Chi tiết] 5 cách quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả nhất 2024 

Anh, chị mới vừa mở trung tâm, đang loay hoay tìm kiếm bí quyết và các cách quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả? Ngay bên dưới đây chính là các “Công phu” được DotB tổng hợp trong bài viết này!

Tìm hiểu về khái niệm quản lý trung tâm anh là gì?

Quản lý trung tâm anh (English Language Center Management) là quá trình quản lý và điều hành một trung tâm giảng dạy tiếng Anh hoặc một tổ chức tương tự. Cụ thể, quản lý trung tâm tiếng anh sẽ thực hiện các công việc về tuyển sinh, đào tạo, quản lý nhân sự, quản lý doanh thu,…giúp trung tâm hoạt động và phát triển. 

Trung tâm anh thường cung cấp các khóa học tiếng Anh cho học sinh và người đi làm, bao gồm các khóa học từ cơ bản đến nâng cao, chứng chỉ tiếng Anh và các dịch vụ liên quan khác.

Quản lý trung tâm anh đòi hỏi việc thiết lập và thực hiện các quy trình và chính sách liên quan đến việc quản lý nhân sự, quản lý học viên, quản lý tài chính, quản lý khóa học, quản lý chất lượng dịch vụ và quảng bá thương hiệu.

Quản lý trung tâm tiếng anh sẽ gồm những công việc như thế nào?

Trước khi tìm hiểu về các cách quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả, DotB sẽ phân tích quy trình quản lý trung tâm tiếng anh gồm những công việc như sau: 

• Quản lý và thu hút tuyển sinh

Quản lý và thu hút tuyển sinh là nhiệm vụ vô cùng quan trọng vì nó quyết định doanh thu của trung tâm tiếng anh. Nếu quy trình về quản lý và thực hiện các chiến dịch tuyển sinh không hiệu quả cũng sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp giáo dục. 

• Quản lý nhân sự 

Trung tâm tiếng anh sẽ có nhiều phòng ban như phòng tuyển sinh, phòng marketing, phòng giáo vụ, phòng kế toán, phòng giáo viên và trợ giảng,…

Các nhiệm vụ về nhân sự mà anh chị trung tâm có thể tìm hiểu như: Điểm danh nhân sự ra vào trung tâm, chấm công nhân viên, xếp lịch dạy của giáo viên, giao nhận các hạng mục công việc giữa các phòng ban, …

Vì vậy nếu như việc quản lý nhân sự không được chặt chẽ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy, hay hiệu suất làm việc của nhân sự và gây ảnh hưởng không tốt đến trải nghiệm của khách hàng.

Chính vì vậy quản lý nhân sự là một trong những quy trình cần được đầu tư ngay từ khi bắt đầu mở trung tâm. 

• Quản lý doanh thu 

Quản lý doanh thu (Revenue Management) là quá trình quản lý và tối ưu hóa việc thu nhập từ các nguồn doanh thu của một trung tâm tiếng anh.

Việc quản lý doanh thu chính xác là một trong những cách quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả mà nhất định anh/ chị quản lý giáo dục nhất định phải tìm hiểu. 

Bởi nghiệp vụ quản lý doanh thu iên quan đến việc xác định và thực hiện các chiến lược và biện pháp nhằm tăng cường doanh thu, tối đa hóa lợi nhuận và đảm bảo sự cân đối giữa giá trị khách hàng và giá trị doanh nghiệp.

• Quản lý giáo vụ 

Quản lý giáo vụ (Academic Administration) là quá trình quản lý và tổ chức các hoạt động hành chính, tổ chức các lớp học trong trung tâm tiếng anh, tổ chức lịch học, quản lý hồ sơ học viên, thời gian đăng ký môn hay các chương trình đào tạo, lịch thi đầu vào,…

• Quản lý và chăm sóc học viên 

Quản lý, chăm sóc học viên là quá trình quản lý và cung cấp sự chăm sóc, hỗ trợ và tư vấn cho học viên trong quá trình học tập và phát triển cá nhân.

Nhiệm vụ chính của quản lý, chăm sóc học viên là đảm bảo rằng học viên nhận được sự hỗ trợ cần thiết để đạt được mục tiêu học tập và phát triển một cách toàn diện khi theo học lại trung tâm.

Một số những khó khăn của của các trung tâm tiếng anh

DotB sở hữu nhiều năm làm việc và tư vấn các giải pháp cho các trung tâm ngoại ngữ hàng đầu Việt Nam, chúng tôi hiểu rõ hơn ai hết các đơn vị trung tâm anh ngữ mới bắt đầu thành lập sẽ gặp phải những khó khăn như thế nào.

Dưới đây là những khó khăn của các trung tâm tiếng anh được DotB liệt kê chi tiết ngay bên dưới:  

Chưa có quy trình quản lý trung tâm

Các trung tâm ngoại ngữ hay các trung tâm tiếng anh mới thành lập thường chưa có nhiều kinh nghiệm trong triển khai và quản lý quy trình hoạt động của doanh nghiệp. 

Cụ thể như thiếu định hướng rõ ràng, không thống nhất mục tiêu phát triển dẫn đến nhân viên cấp dưới cũng không rõ phải đi theo chiến lược như thế nào? 

Ngoài ra, nhiều trung tâm khi mới bắt đầu hoạt động chưa sử dụng các phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ dẫn đến việc thiếu quy trình quản lý rõ ràng, các đầu mục công việc chồng chéo nhau dẫn đến sự mất cần bằng khi xử lý gây ảnh hưởng nghiêm trọng hiệu suất của việc làm. 

Sự không nhất quán: Thiếu quy trình quản lý có thể dẫn đến sự không nhất quán trong các hoạt động và quy trình làm việc. Mỗi nhân viên có thể áp dụng các phương pháp và tiêu chuẩn riêng, gây ra sự khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng và sự nhất quán trong dịch vụ giảng dạy và chăm sóc học viên.

Thiếu sự tổ chức: Quy trình quản lý thiếu hụt có thể làm cho việc tổ chức và quản lý thông tin trở nên khó khăn. Các thông tin quan trọng như danh sách học viên, lịch học, tiến độ giảng dạy và tài chính có thể trở nên mơ hồ và khó kiểm soát, gây ra sự mất trật tự và mất thời gian.

Khó khăn trong việc đánh giá và đảm bảo chất lượng: Thiếu quy trình quản lý có thể làm cho việc đánh giá và đảm bảo chất lượng trở nên khó khăn. Việc theo dõi tiến trình học tập của học viên, đánh giá sự tiến bộ và phản hồi từ học viên có thể trở nên mơ hồ và không hiệu quả.

Thiếu khả năng thích ứng và phát triển: Thiếu quy trình quản lý có thể khiến trung tâm gặp khó khăn trong việc thích ứng với thay đổi và phát triển.

Khi trung tâm mở rộng hoạt động hoặc đối mặt với các thách thức mới, việc thiếu quy trình quản lý có thể làm cho quá trình mở rộng sẽ tốn kém rất nhiều thời gian và không hiệu quả. 

Đội ngũ tuyển sinh thiếu chuyên nghiệp

Các trung tâm mới thành lập chưa được đào tạo về quy trình tuyển sinh, chưa biết cách chăm sóc cũng như tư vấn khách hàng trong quá trình làm việc dẫn đến thiếu sự chỉnh chu, đánh mất thiện cảm trong lòng khách hàng. 

Mặc khác việc thiếu sự chuyên nghiệp trong tuyển sinh dẫn đến việc tỷ lệ chuyển đổi từ Leads sang khách hàng thấp sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu của doanh nghiệp, đây cũng chính là nguyên nhân chính dẫn đến việc nhiều trung tâm lao đao trong thời gian mới bắt đầu. 

Chưa có công cụ quản lý học viên, quản lý giáo vụ

Rất nhiều anh, chị luôn tìm cách quản lý trung tâm tiếng anh nhưng lại bỏ qua việc tìm hiểu các công cụ hay phần mềm để quản lý học viên tốt cũng như quản lý các nghiệp vụ về giáo vụ. 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý trung tâm miễn phí và có phí sở hữu các tính năng quản lý học viên và quản lý giáo vụ. Bởi đây chính là hai hạng mục công việc quan trọng của trung tâm anh ngữ hay các đơn vị kinh doanh giáo  dục. 

Chỉ sử dụng excel hay google sheet để quản lý dữ liệu học viên dễ đánh mất hay bị đánh cắp dữ liệu học viên do không được bảo mật tuyệt đối. Dữ liệu học viên không được phân luồng cụ thể, khi chăm sóc rất dễ nhầm lẫn dẫn đến quy trình chăm sóc thiếu chuyên nghiệp. 

Quản lý giáo vụ về lịch học, lịch thi, khóa học, thiết kế bài giảng không có quy trình sẽ khiến phụ huynh khó tin tưởng, học viên không tín nhiệm trung tâm vì vậy việc chuyển đổi leads gặp rất nhiều khó khăn. 

Doanh thu sai lệch do các nghiệp vụ thu phí thủ công

Đây là công việc vô cùng quan trọng vì nếu từ những ngày đầu thành lập trung tâm quy trình này không được chuẩn hóa bài bản thì về sau khi nguồn thu nhiều hơn, số lượng học viên nhiều hơn, thu phí nhiều hơn, các nguồn chi cũng cần được tất toán nhiều hơn thì việc sai xót hay nhầm lẫn là không thể tránh khỏi. 

Vì vậy nếu anh, chị trung tâm còn đang sử dụng các quy trình nghiệp vụ kế toán thủ công thì có thể tham khảo các hệ thống quản lý tự động hay các phần mềm kế toán có tính ứng dụng và chính xác cao nhé! 

Chưa thu hút học viên do truyền thông chưa hấp dẫn

Rất nhiều trung tâm tiếng anh hay các trung tâm ngoại ngữ khi mới bắt đầu thành lập thường thực hiện các chiến dịch truyền thông kém hiệu quả, chưa thu hút được các khách hàng tiềm năng. 

Nhiều trung tâm thường bỏ ra rất nhiều chi phí cho việc in ấn, phát tờ rơi ở các điểm trường nhưng vẫn không hiểu quả hay chi trả rất nhiều chi phí để phát các voucher giảm giá học phí nhưng vẫn không mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao,…

Đây đều là các quy trình truyền thông truyền thống, không còn phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng trong thời đại Internet bùng nổ, mạng xã hội lên ngôi như hiện nay. 

Chính vì vậy, việc xây dựng các chiến lược truyền thông kém hiệu quả vừa tốn chi phí, tốn thời gian, nhân sự nhưng tỷ lệ chuyển đổi kém cũng là nỗi trăn trở lớn.

DotB chia sẻ 5 cách quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả nhất 2024

Với những thông tin được DotB chia sẻ phía trên thì đây chính là phần quan trọng nhất được chúng tôi thật sự tâm huyết khi chia sẻ cho anh, chị chủ trung tâm 5 cách quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả nhất 2024: 

Xác định chân dung khách hàng mục tiêu

Để xây dựng được các chiến lược truyền thông hay tuyển sinh hiệu quả doanh nghiệp cần xác định được khách hàng mục tiêu của mình là ai? Chân dung khách hàng của trung tâm là nam hay nữ, là học sinh hay sinh viên, nhân văn phòng, khu vực sinh sống, yếu tố đặc điểm về hành vi tiêu dùng, hành vi nhận thức,…

Bởi mỗi đối tượng khách hàng khác nhau sẽ có có nhu cầu, hay quy trình tìm hiểu về giáo dục sẽ khác nhau vì vậy việc vẽ chi tiết chân dung khách hàng mục tiêu sẽ giúp anh/ chị định hướng được khách hàng từ đó xây dựng các chiến lược tiếp cận phù hợp. 

Đào tạo đội ngũ giáo viên và trợ giảng chất lượng

Để khách hàng trao niềm tin, gửi gắm con em theo học tại trung tâm điều đầu tiên anh, chị cần chú ý đến chính là chất lượng giảng dạy của giáo viên, bằng cấp cũng nhưng kinh nghiệm sư phạm.

Bên cạnh đó đối với các trung tâm anh ngữ cần lưu ý đến việc tuyển dụng các giáo viên người nước ngoài phải có bằng cấp, chứng chỉ rõ ràng những như khả năng sư phạm tốt để mang đến chất lượng học tập đạt mức cao nhất từ đó việc tuyển sinh cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Đào tạo đội ngũ chăm sóc học viên chuyên nghiệp

Nhiệm vụ đào tạo đội ngũ giáo viên và trợ giảng chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng giảng dạy và xây dựng môi trường học tập tốt cho học viên.
Xây dựng đội ngũ chăm sóc học viên chuyên nghiệp giúp nâng cao kỹ năng giảng dạy, áp dụng phương pháp giảng dạy hiệu quả, đáp ứng nhu cầu và đa dạng hóa học viên, xây dựng môi trường học tập tích cực và tạo lòng tin và uy tín cho trung tâm.

Tham khảo và thiết kế các bài giảng sinh động

Trước khi bắt đầu mở trung tâm hay đang trong giai đoạn phát triển trung tâm anh chị cần tìm hiểu và thiết kế chuyên biệt các bài giảng thật hay, sinh động và thu hút giúp học viên dễ tiếp thu bài học, đạt kết quả sau khi học các khóa học tại trung tâm. 

Đây cũng chính là một trong những lý do vì sao các chuỗi trung tâm lớn luôn thu hút được khối lượng học viên khủng mỗi kỳ tuyển sinh và tỷ lệ học viên tái đăng ký vô cùng cao. 

Sử dụng các hệ thống quản lý trung tâm tiếng anh

Sẽ không ai chia sẻ với anh, chị vì sao các ÔNG LỚN trong lĩnh vực giáo dục mặc dù sở hữu số lượng học viên lên đến hàng chục nghìn, số lượng nhận sự lên đến hàng trăm, doanh thu mỗi tháng lên đến 100 tỷ nhưng vẫn luôn tối ưu được quy trình quản lý từ học viên, giáo vụ, doanh thu, marketing vô cùng ổn định. 

Bí quyết chính là ngay từ khi bắt đầu họ đã tìm hiểu đến các phần mềm quản lý để chỉn chu các nghiệp quản lý để đảm bảo đạt được các hiệu quả từ những bước đầu tiên.  

Thiết kế chiến lược truyền thông hiệu quả

Thiết kế chiến lược truyền thông hiệu quả cho trung tâm tiếng Anh là cần thiết để xác định mục tiêu và định vị, tạo sự nhận diện thương hiệu, tương tác và tạo quan hệ với khách hàng, tạo động lực và thúc đẩy học viên, xây dựng danh tiếng và tăng cường sự tin tưởng. Chiến lược truyền thông hiệu quả giúp trung tâm tiếng Anh nổi bật, thu hút khách hàng và duy trì sự cạnh tranh trong ngành giáo dục.

Sử dụng phần mềm quản lý và đối soát được doanh thu

Anh, chị quản lý trung tâm nên tìm hiểu các phần mềm về đối soát doanh thu, các phần mềm kế toán hay các hệ thống cung CRM tích hợp các tính năng về đối soát doanh thu để đảm bảo các nguồn thu chi của trung tâm được quản lý chính xác nhất! 

Cụ thể, anh chị có thể tìm hiểu về phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ DotB EMS tại đây chúng tôi cung cấp hệ thống về quản lý học viên, quản lý giáo vụ, quản lý doanh thu, hay các tính năng về chăm sóc học viên, telesale đều được tích hợp trên hệ thống. 

Thay vì phải mua nhiều phần mềm, sử dụng riêng cho từng phòng ban sẽ mất nhiều chi phí thì giờ đây anh chị đã có thể sử dụng một hệ thống duy nhất nhưng sở hữu các tính năng từ quản lý học viên, nghe gọi chăm sóc khách hàng, quản lý giáo vụ, đối soát thu chi, xuất hóa đơn, thanh toán qua cổng thanh toán dễ dàng,…

 giải đáp một số câu hỏi thường gặp

Đặc biệt, trong quá trình tư vấn các giải pháp chuyển đổi số cho các doanh nghiệp giáo dục DotB nhận được rất nhiều câu hỏi từ phía anh, chị khách hàng. Các thắc mắc sẽ được DotB giải đáp ngay bên dưới như sau: 

Có nên sử dụng các phần mềm quản lý trung tâm miễn phí không?

Nếu anh, chị là chủ của doanh nghiệp trung tâm anh ngữ mới phát triển hay nói cách khác là startup vẫn có thể tìm hiểu về phần mềm quản lý trung tâm miễn phí. 

Tuy nhiên, đây được xem là giải pháp tạm thời trong quá trình phát triển trung tâm vì nếu về lâu dài khi số lượng học viên ngày càng tăng, nhân viên tăng, doanh thu học phí tăng sẽ kéo theo nhiều hạng mục công việc cũng cần phải sử dụng các hệ thống được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp giáo dục! 

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh DotB EMS giá bao nhiêu?

Hiện tại phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh của DotB đang được tính mức phí dựa trên số lượng học viên của trung tâm.

Ngoài ra, DotB còn sẽ luôn có các mức giá chiết khấu hấp dẫn cho khách hàng từ 10 – 20% cùng như hỗ trợ tặng các ứng dụng sổ liên lạc điện tử DotB SEA hoàn toàn miễn phí. 

Bảng giá phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh DotB EMS 

Trung tâm tiếng anh mới mở vài có nên sử dụng phần mềm quản lý không?

Nếu anh, chị là chủ trung tâm mới mở thì nhất định nên tìm hiểu các phần mềm quản lý giáo dục uy tín, đặc biệt hãy tìm hiểu các hệ thống được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp giáo dục. 

Việc sử dụng các phần mềm quản lý giáo dục ngay từ những bước đầu phát triển trung tâm theo quy trình cố định, chỉn chu sẽ giúp nhanh chóng phát triển vượt bậc trong tương lai. 

Ngoài ra, việc sử dụng các giải pháp công nghệ cũng sẽ giúp trung tâm tiết kiệm khá nhiều cho các chi phí nhân sự, chi phí in ấn hồ sơ, chi phí truyền thông cũng sẽ được tối ưu chi phí hơn rất nhiều.

Tổng kết  

Tổng hợp nội dung bài viết phía trên chính là 5 cách quản lý trung tâm tiếng anh hiệu quả nhất 2024 mà chắc chắn anh, chị chủ trung tâm không thể bỏ qua! 

DotB hy vọng rằng với những nội dung được chúng tôi chia sẻ phía trên sẽ giúp anh, chị có thêm nhiều kiến thức trong bước đầu phát triển doanh nghiệp hiệu quả! 

Nếu anh, chị có nhu cầu tìm hiểu về giải pháp chuyển đổi số của chúng tôi có thể liên hệ hotline 096.126.909 hoặc nhắn tin trực tiếp đến fanpage DotB để được chúng tôi hỗ trợ tư vấn nhanh chóng nhất!