Bắt đầu với kỷ nguyên công nghệ, các tổ chức Giáo dục Việt Nam đã sẵn sàng ứng dụng và kịp thích ứng trong kỷ nguyên vươn mình của đất nước? Hãy bắt đầu tìm hiểu ngay hôm nay, với hệ thống quản lý thông tin học sinh – Bí quyết thành công của các Tổ chức Giáo dục hàng đầu Việt Nam!
Giới thiệu hệ thống quản lý thông tin học sinh
Hệ thống quản lý thông tin học sinh, “Student Information System”, được viết tắt SIS. Đây là là giải pháp quản lý thông tin học sinh hiệu quả dành riêng cho các tổ chức giáo dục (Trung tâm đào tạo ngoại ngữ và kỹ năng, trường mầm non, tổ chức K12, trường Quốc tế, Đại học, Du học,…).
Hệ thống quản lý thông tin học sinh đóng vai trò vô cùng quan trọng vì đây chính là nơi “Lưu trữ và xử lý toàn bộ dữ liệu của học sinh” bao gồm:
- Hồ sơ thông tin cá nhân
- Chương trình đang theo học
- Điểm số và kết quả học tập theo (Khóa/Kỳ/Năm)
- Quản lý quá trình học tập (Thời khóa biểu, niên khóa,..)
- Quản lý tài chính học viên
Tính năng của hệ thống quản lý thông tin học sinh
Nhằm giúp nhà quản trị dễ dàng nắm được thông tin và chức năng của hệ thống quản lý thông tin học sinh, DotB sẻ phân tích chi tiết tính năng của giải pháp, cụ thể như sau:
Quản lý hồ sơ học viên
Hệ thống sở hữu tính năng quản lý hồ sơ học viên được đồng -bộ từ hệ thống CRM “Customer Relationship Management”, giúp bộ phận Giáo vụ nắm được thông tin của học viên (Họ và tên, địa chỉ, thông tin liên hệ gia đình, xác định nhu cầu và lộ trình học tập) từ đó nắm bắt được nhu cầu và đánh giá được nhu cầu, đánh giá được vòng đời học tập của học viên.
Theo dõi tiến trình học tập và chỉ số cá nhân của trẻ
Hệ thống giúp quản lý điểm số của học viên, nhận xét, đánh giá và báo cáo đánh giá học tập của giáo viên. Cụ thể: Hệ thống ghi nhận kết quả điểm số bài đánh giá năng lực của học viên, giúp đội ngũ Giáo vụ dễ dàng quản lý và tư vấn chương trình học phù hợp.
Hệ thống có khả năng lưu trữ kết quả học tập của học viên (4 kỹ năng đối với chương trình đào tạo ngoại ngữ, kết quả học tập của các môn học đối với chương trình đào tạo K12,…).
Điểm số sẽ được cập nhật kèm nhận xét/đánh giá của giáo viên và được gửi chi tiết đến phụ huynh thông qua các kênh liên lạc như (Sổ liên lạc điện tử, Zalo ZNS, Email,..)
Đối với trẻ theo học mầm non, hệ thống ghi nhận chỉ số sức khỏe đầu vào của bé, cập nhật thông tin dinh dưỡng hàng ngày, chỉ số (Chiều cao, cân nặng,…) theo từng tháng/quý/năm qua ứng dụng sổ liên lạc điện tử giúp phụ huynh có thể nắm bắt thông tin của trẻ liên tục.
Quản lý lịch học/ thời khóa biểu và điểm danh tự động
Hệ thống quản lý và sắp xếp lịch học của học viên giúp bộ phận giáo vụ dễ dàng quản lý và nắm bắt lịch học của các lớp tại trung tâm, điều phối giáo viên giảng dạy phù hợp, giảm thiểu sai sót và hạn chế tình huống chồng chéo lịch dạy của giáo viên/trợ giảng.Quản lý lịch dạy, số buổi, số giờ dạy của giáo viên giúp việc quản lý trở nên dễ dàng, truy xuất nhanh chóng, giải quyết bảng lương chính xác tuyệt đối.
Hệ thống tích hợp các phần mềm điểm danh thông minh, học viên sẽ được điểm danh tự động qua face ID, hệ thống sẽ ghi nhận và gửi thông báo về phụ huynh bé đã có mặt tại trung tâm. Với giải pháp này hạn chế rủi ro giáo viên quên điểm danh, tối ưu công việc cho đội ngũ giáo viên và tăng sự tin cậy của phụ huynh với tổ chức Giáo dục.
Hệ thống quản lý học phí và thanh toán
Hệ thống giúp quản lý tài chính minh bạch vì có thể quản lý chính xác nguồn thu học phí của từng học viên, đối soát các nguồn thu – chi qua công cụ đối soát tài chính.
Các hóa đơn học phí được quản lý chặt chẽ, hạn chế việc nhân viên quên tạo hóa đơn hay quên ghi hóa đơn đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong thu – chi, tránh thất thoát doanh thu.
Hệ thống quản lý thông tin học sinh sở hữu công cụ theo dõi, báo cáo công nợ tự động, giúp đội ngũ kế toán đánh giá công nợ và tạo lệnh nhắc nhở học viên/đối tác thanh toán đúng hạn.
Quản lý giáo viên và nhân sự
Hệ thống quản lý thông tin của giáo viên/trợ giảng/nhân sự tại tổ chức chính xác. Đối với giáo viên/trợ giảng hệ thống ghi nhận số buổi dạy, số tiết, số giờ dạy giúp quản lý bảng lương chính xác.
- Đối với đội ngũ nhân sự, hệ thống ghi nhận số ngày làm việc, số buổi vắng có phép/không phép, đánh giá năng lực và xây dựng bảng lương tương ứng.
- Hệ thống không chỉ giúp quản lý dữ liệu học viên giảm tải khối lượng công việc cho đội ngũ giáo vụ mà còn giảm tải khối lượng công việc cho Nhân sự và Kế toán.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
Hiện nay, các hệ thống quản lý thông tin học viên đã được thiết kế các tính năng quản lý công việc khá hiệu quả dành riêng cho Ban Giám Đốc. Cụ thể, hệ thống cung cấp các báo cáo dành riêng cho nhà quản trị:
- Báo cáo doanh thu (Cập nhật realtime)
- Báo cáo số lượng học viên mới theo từng chi nhánh
- Báo cáo các công nợ được giải quyết
- Báo cáo trạng thái công việc của đội ngũ nhân sự
Vì sao các tổ chức Giáo dục nên sử dụng phần mềm quản lý?
Bắt đầu với kỷ nguyên công nghệ, kỷ nguyên của phát triển và công nghệ được xem là đòn bẩy phát triển. Đây được xem là cơ hội của các Tổ chức Giáo dục, ứng dụng công nghệ và tăng trưởng với kỷ nguyên của chuyển đổi, không chuyển đổi đồng nghĩa đi chậm và lùi sau đối thủ. DotB phân tích lợi của hệ thống quản lý thông tin học sinh – Bí quyết thành công của các tổ chức giáo dục hàng đầu Việt Nam:
Tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành
Trong môi trường giáo dục, việc quản lý và vận hành hiệu quả đóng vai trò quan trọng giúp trung tâm ngoại ngữ và trường học tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Hệ thống quản lý trung tâm (CRM + SIS) mang lại những lợi ích nổi bật như:
- Giảm công việc thủ công: Tự động hóa các tác vụ như nhập liệu, xử lý hồ sơ học viên, sắp xếp thời khóa biểu và quản lý học phí giúp giảm tải áp lực cho nhân sự hành chính.
- Tiết kiệm thời gian xử lý: Hệ thống hỗ trợ phân loại, lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, giảm thời gian tìm kiếm và xử lý thủ công.
- Hạn chế sai sót: Việc tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập dữ liệu, nhầm lẫn thông tin học viên hoặc tài chính, nâng cao độ chính xác trong quản lý.
Nâng cao chất lượng giảng dạy và trải nghiệm học viên
Chất lượng giảng dạy và trải nghiệm của học viên là yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức giáo dục. Một hệ thống quản lý hiện đại mang lại các tính năng hỗ trợ giảng dạy hiệu quả như:
- Theo dõi tiến độ học tập cá nhân hóa: Hệ thống giúp giáo viên và quản lý dễ dàng theo dõi sự tiến bộ của từng học viên, đề xuất lộ trình học tập phù hợp dựa trên kết quả đánh giá thực tế.
- Cung cấp báo cáo chi tiết: Hệ thống tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu học tập, điểm danh, kết quả kiểm tra, giúp giáo viên và phụ huynh theo dõi chính xác tình hình học tập của học viên.
- Tăng cường tương tác: Ứng dụng công nghệ giúp kết nối giảng viên, học viên và phụ huynh thông qua các nền tảng trực tuyến, hỗ trợ phản hồi nhanh chóng và kịp thời.
Cải thiện khả năng tuyển sinh và chăm sóc học viên
Tuyển sinh là một trong những hoạt động cốt lõi của các tổ chức giáo dục, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và sự phát triển bền vững. Hệ thống CRM tích hợp giúp:
- Quản lý toàn bộ quá trình tuyển sinh: Từ khi học viên tiềm năng đăng ký tư vấn đến khi chính thức nhập học, hệ thống giúp theo dõi và phân loại từng giai đoạn để tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.
- Tự động hóa chăm sóc học viên: Hỗ trợ gửi thông báo, email, SMS theo từng chiến dịch, giúp duy trì kết nối và gia tăng cơ hội chuyển đổi từ học viên tiềm năng thành học viên chính thức.
- Cải thiện dịch vụ hậu mãi: CRM giúp theo dõi lịch sử học tập, phản hồi của học viên, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng tỷ lệ giữ chân học viên lâu dài.
Dữ liệu minh bạch, bảo mật và dễ dàng truy xuất
Dữ liệu là tài sản quan trọng của các tổ chức giáo dục. Việc lưu trữ, bảo mật và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả giúp đảm bảo hoạt động vận hành ổn định và an toàn. Hệ thống DotB CRM + SIS mang đến những lợi ích sau:
- Lưu trữ dữ liệu tập trung: Toàn bộ thông tin về học viên, giảng viên, tài chính và vận hành được lưu trữ trên nền tảng duy nhất, dễ dàng truy xuất bất cứ khi nào cần.
- Bảo mật cao: Hệ thống đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, đảm bảo dữ liệu học viên và tổ chức không bị rò rỉ hoặc xâm nhập trái phép.
- Báo cáo tài chính và vận hành theo thời gian thực: Nhà quản lý có thể theo dõi tình hình tài chính, số lượng học viên, tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số vận hành ngay lập tức, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Giới thiệu hệ thống quản lý thông tin học sinh DotB EMS
Trong thời đại số hóa, việc quản lý thông tin học viên không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ dữ liệu mà còn cần sự linh hoạt, tự động hóa và khả năng tối ưu quy trình vận hành. DotB EMS là hệ thống quản lý thông tin học sinh (SIS) toàn diện, giúp các trung tâm ngoại ngữ, trường học và tổ chức giáo dục vận hành hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm học viên.
Hệ thống sở hữu đầy đủ tính năng phục vụ trọn vẹn nhu cầu của các tổ chức giáo dục
DotB EMS được thiết kế với đầy đủ các tính năng cần thiết để hỗ trợ từ khâu tuyển sinh, quản lý lớp học, theo dõi tiến độ học tập đến chăm sóc học viên.
- Quản lý hồ sơ học viên: Tự động thu thập, lưu trữ và cập nhật thông tin học viên theo thời gian thực.
- Quản lý lớp học & thời khóa biểu: Sắp xếp lịch học, phân bổ giảng viên và phòng học tối ưu.
- Theo dõi tiến độ học tập: Hỗ trợ giáo viên theo dõi kết quả học tập, điểm danh và đánh giá học viên dễ dàng.
- Quản lý tài chính – học phí: Tích hợp tính năng thu học phí, nhắc phí tự động và quản lý công nợ chi tiết.
- Chăm sóc học viên: Tự động hóa gửi thông báo, email, SMS giúp duy trì kết nối và nâng cao trải nghiệm.
Sở hữu khả năng đầu nối API linh hoạt
Một trong những điểm mạnh vượt trội của DotB EMS là khả năng kết nối linh hoạt với các phần mềm và hệ thống khác thông qua API. Điều này giúp tổ chức giáo dục dễ dàng mở rộng, nâng cấp hệ thống mà không gặp khó khăn trong việc tích hợp.
- Kết nối với phần mềm kế toán: Đồng bộ dữ liệu tài chính giúp kiểm soát dòng tiền minh bạch.
- Tích hợp cổng thanh toán online: Học viên có thể đóng học phí trực tuyến nhanh chóng, tiện lợi.
- Liên kết với hệ thống LMS: Hỗ trợ triển khai đào tạo trực tuyến và đồng bộ dữ liệu học tập.
- Kết nối CRM và các nền tảng Marketing: Giúp tối ưu hóa quy trình tuyển sinh và chăm sóc học viên.
Cung cấp hơn 30 mẫu báo cáo dành riêng cho các tổ chức giáo dục
Báo cáo và phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và tối ưu hóa hoạt động của các tổ chức giáo dục. DotB EMS cung cấp hơn 30 mẫu báo cáo chuyên sâu, giúp quản lý nắm bắt được tình hình vận hành một cách trực quan và chính xác.
- Báo cáo tuyển sinh: Phân tích số lượng học viên đăng ký, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu quả từng kênh tuyển sinh.
- Báo cáo tài chính: Theo dõi doanh thu, công nợ, học phí đã thu và còn thiếu.
- Báo cáo tiến độ học tập: Tổng hợp kết quả học tập, tỷ lệ điểm danh, đánh giá chất lượng giảng dạy.
- Báo cáo hoạt động lớp học: Giúp giám sát lịch học, sĩ số lớp, tình trạng học viên.
Viện đào tạo sau đại học ISB – Tin dùng giải pháp quản lý DotB EMS
Giới thiệu đôi nét về Viện đào tạo sau đại học ISB
Viện đào tạo sau đại học ISB là đơn vị đào tạo uy tín, chuyên cung cấp các chương trình thạc sĩ, tiến sĩ với tiêu chuẩn quốc tế. Viện tập trung vào:
- Chất lượng giảng dạy cao: Hợp tác với các trường đại học danh tiếng trên thế giới, giảng viên giàu kinh nghiệm.
- Hệ thống tuyển sinh hiện đại: Áp dụng mô hình tuyển sinh minh bạch, chuyên nghiệp, thu hút học viên chất lượng cao.
- Quy mô đào tạo mở rộng: Phục vụ hàng nghìn học viên mỗi năm, yêu cầu hệ thống quản lý dữ liệu lớn và chính xác.
Với số lượng học viên ngày càng tăng, ISB gặp nhiều thách thức trong việc quản lý dữ liệu, vận hành tuyển sinh và kiểm soát tài chính. Điều này thôi thúc viện tìm kiếm một giải pháp quản lý thông minh và hiệu quả hơn.
Xây dựng quy trình tuyển sinh chuyên nghiệp
ISB gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin học viên từ lúc đăng ký đến khi nhập học. Quy trình thủ công khiến việc theo dõi hồ sơ, đánh giá và quản lý danh sách trúng tuyển mất nhiều thời gian. Với giải pháp quản giáo dục DotB EMS, xây dựng quy trình tuyển sinh chuyên nghiệp:
- Chuẩn hóa quy trình tuyển sinh: Hệ thống tự động hóa toàn bộ quy trình từ đăng ký, xét tuyển đến nhập học, giúp loại bỏ sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Tăng hiệu quả xử lý hồ sơ: Giảm thiểu các thao tác thủ công nhờ tính năng lưu trữ và phân loại hồ sơ học viên theo từng giai đoạn.
- Tích hợp CRM vào tuyển sinh: Theo dõi hành trình học viên, tự động gửi email/SMS nhắc nhở, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi từ đăng ký sang nhập học.
Kết quả: Tốc độ xử lý hồ sơ tuyển sinh tăng 60%, tỷ lệ nhập học tăng 30% nhờ quy trình khoa học và chuyên nghiệp.
Giảm 40% khối lượng công việc bộ phận giáo vụ
Bộ phận giáo vụ của ISB trước đây phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ: từ quản lý lớp học, điểm danh, theo dõi tiến độ học viên đến hỗ trợ giảng viên. Điều này không chỉ gây áp lực lớn mà còn dễ dẫn đến sai sót trong dữ liệu.
Nhờ DotB EMS, ISB đã tối ưu hóa quy trình vận hành:
- Tự động hóa quản lý lớp học: Hệ thống tự động sắp xếp thời khóa biểu, phân bổ giảng viên, phòng học hợp lý.
- Điểm danh thông minh: Hỗ trợ điểm danh online, đồng bộ dữ liệu lên hệ thống giúp cập nhật nhanh chóng và chính xác.
- Theo dõi tiến độ học tập tự động: Giáo vụ không cần nhập liệu thủ công, hệ thống sẽ tổng hợp kết quả học tập và báo cáo định kỳ.
Kết quả: Khối lượng công việc giáo vụ giảm 40%, nhân sự có thời gian tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Xây dựng quy trình quản lý tài chính minh bạch, giảm 99% rủi ro thất thoát
Một trong những vấn đề lớn của ISB trước khi sử dụng DotB EMS là quản lý tài chính. Việc theo dõi học phí, công nợ, hoàn phí thủ công khiến dữ liệu thiếu chính xác, dễ xảy ra sai sót và thất thoát doanh thu. Giải pháp giúp Viện đào tạo sau đại học minh bạch nguồn tài chính, giảm thất thoát lên đến 99%:
- Tự động hóa thu học phí: Học viên có thể thanh toán online qua nhiều hình thức, dữ liệu học phí được ghi nhận tức thì.
- Quản lý công nợ chính xác: Hệ thống tự động cập nhật tình trạng thanh toán, nhắc nhở công nợ đến hạn.
- Báo cáo tài chính minh bạch: Cung cấp báo cáo doanh thu, dòng tiền, học phí chưa thanh toán theo thời gian thực.
Kết luận
Thông qua bài viết phía trên, DotB đã cung cấp các thông tin chi tiết về hệ thống quản lý thông tin học sinh. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi Hotline: 096 126 9091 – 090 914 7800, đăng ký tư vấn tại đây hoặc liên hệ ngay đến fanpage DotB để được đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất!