[Nên xem] 7 Bước xây dựng quy trình tuyển sinh hiệu quả cho TT ngoại ngữ 

Hiện nay, nhu cầu học ngoại ngữ ngày càng mạnh mẽ và cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các trung tâm ngoại ngữ. Tuy vậy rất nhiều trung tâm đang gặp phải vấn đề về việc quy trình tuyển sinh học viên sao cho hiệu quả.

Bài viết dưới đây, DotB chia sẻ cụ thể 7 Bước xây dựng quy trình tuyển sinh hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ nhé!

Tìm hiểu về khái niệm quy trình tuyển sinh

Quy trình tuyển sinh một chuỗi các hoạt động và bước được thực hiện dựa trên kế hoạch, giúp các tổ chức giáo dục hoặc đào tạo lựa chọn ra những học viên phù hợp nhất cho chương trình của họ.

7 bước xây dựng quy trình tuyển sinh hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ

Để thu hút học viên và nâng cao uy tín cho trung tâm ngoại ngữ, việc xây dựng một quy trình tuyển sinh hiệu quả là vô cùng quan trọng. Dưới đây là 7 bước xây dựng quy trình tuyển sinh hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ quý, mời quý anh/ chị có thể tham khảo:

Nghiên cứu thị trường về lĩnh vực đào tạo ngôn ngữ

Nghiên cứu thị trường đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp giáo dục khi họ muốn bước vào thị trường lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ.

Quá trình này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc giảm rủi ro, tạo ra ý tưởng sáng tạo và thu hẹp tầm nhìn. Điều này giúp anh/ chị đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh.

Bên cạnh đó, nghiên cứu thị trường cung cấp thông tin quan trọng về nhu cầu, xu hướng và tình hình thị trường, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những yếu tố có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.

Từ đó,giúp doanh nghiệp giáo dục xác định vị trí của thương hiệu, xác định mục tiêu khách hàng và xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp để thu hút khách hàng.

Vì vậy, trước khi xây dựng quy trình tuyển sinh cho trung tâm ngoại ngữ, anh/ chị cần phải nghiên cứu và xác định kỹ lưỡng về thị trường cũng như đối tượng mục tiêu (học sinh, sinh viên, người đi làm,…) mà mình muốn hướng đến.

Đồng thời, anh/ chị cần phải tiến hành phân tích đối thủ cạnh tranh. Anh/ chị cần biết được đối thủ cạnh tranh với mình là đơn vị nào? Họ đang có gì? Quy mô hoạt động của họ như thế nào?,…

Xác định chân dung khách hàng

Chân dung khách hàng là gì? Chân dung khách hàng là một bản hồ sơ mô tả khách hàng tiềm năng, bao gồm các thông tin như nhân khẩu học (giới tính, nhóm tuổi, nơi ở, thu nhập,…), sở thích của họ, hay quan điểm của họ với sản phẩm/ dịch vụ.

Việc nắm bắt được những thông tin trên, doanh nghiệp giáo dục có thể đưa ra được những chiến lược marketing tới khách hàng hiệu quả và chính xác hơn.

Bên cạnh đó, anh/chị cần phải phân tích nhu cầu, mong muốn và độ tuổi của học viên nhằm xây dựng chiến lược marketing, nội dung quảng cáo và chương trình học tập phù hợp.

Tùy vào từng độ tuổi, thói quen, nghề nghiệp, mức thu nhập sẽ có những nhu cầu khác nhau. Đối với các trung tâm ngoại ngữ lớn thường sẽ có mức chi phí cao, đòi hỏi người học/ bố mẹ các bạn nhỏ phải có nguồn thu nhập ổn định để chi trả cho các khóa học tại trung tâm.

Chính vì vậy, xác định chân dung khách hàng trước khi xây dựng quy trình tuyển sinh sẽ giúp anh/ chị hiểu sâu sắc về những nhu cầu của khách hàng, từ đó giúp triển khai các nội dung truyền thông thu hút họ và đề xuất các phương án làm thỏa mãn những nhu cầu của họ.

Nếu không có chân dung khách hàng sẽ rất khó để cung cấp các sản phẩm/dịch vụ đến đúng đối tượng (dễ bị sai đối tượng) hoặc có thể tạo nên những thông điệp không phù hợp.

Xây dựng hành trình khách hàng tiềm điểm chạm

Bất kỳ doanh nghiệp giáo dục nào cũng đều tập trung đến khách hàng của mình. Vậy điểm chạm khách hàng là gì? Điểm chạm khách hàng là những nơi khách hàng tiếp xúc với thương hiệu/ dịch vụ/ sản phẩm của một trung tâm ngoại ngữ/ doanh nghiệp giáo dục trong quá trình tìm hiểu khóa học.

Điểm chạm khách hàng đóng vai trò rất lớn trong các chiến lược kinh doanh và xây dựng quy trình tuyển sinh của doanh nghiệp giáo dục:

• Tạo ra những trải nghiệm mới mẻ, hấp dẫn, thú vị cho khách hàng.
• Nâng cao tỷ lệ hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.
• Nếu trải nghiệm hài lòng thì phần trăm cao khách hàng sẽ có xu hướng quyết định mua khóa học đó của doanh nghiệp.
• Điểm chạm cũng là yếu tố hoàn hảo để tạo nên các tiếp thị truyền thông và chiến lược thương hiệu.
• Điểm chạm giúp xây dựng được lòng tin từ khách hàng. Qua đó giúp cho doanh nghiệp có thêm nhiều khách hàng trung thành.
• Xác định đúng các điểm chạm sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí phát sinh cũng như gia tăng cơ hội tương tác với khách hàng.

Khi anh/ chị đủ hiểu về khách hàng của mình, biết được họ là ai, họ đang làm gì, thói quen, hành vi, cũng như biết họ cần gì, muốn gì và nỗi đau của họ là gì thì anh/ chị mới có thể tạo được điểm chạm và “VA” vào khách hàng.

Tức là, khi anh/ chị kể một câu chuyện, nói về một chủ đề về việc học ngoại ngữ cho một người không thuộc thích hoặc không quá nhu cầu quan tâm đến chủ đề này thì câu chuyện mà bạn kể thật dư thừa, không mang đến giá trị.

Nhưng nếu như bạn kể cho một đối tượng đang làm việc liên quan đến mảng giáo dục, hay những người có nhu cầu muốn học ngoại ngữ thì sẽ tạo được điểm chạm, kết nối được sự quan tâm.

Ngoài ra, trung tâm ngoại ngữ cũng có thể tạo ra những điểm chạm tiếp cận khách hàng độc đáo riêng để tạo sự khác biệt và thu hút khách hàng. Ví dụ:

• Cung cấp buổi học thử miễn phí: Trung tâm ngoại ngữ có thể cung cấp bản dùng thử miễn phí một số lớp học hoặc khóa học trực tuyến để khách hàng tiềm năng trải nghiệm chất lượng giảng dạy trước khi đăng ký học chính thức.
• Tổ chức hội thảo miễn phí: Trung tâm ngoại ngữ có thể tổ chức các hội thảo miễn phí về các chủ đề liên quan đến tiếng Anh như luyện thi IELTS, giao tiếp tiếng Anh trong công việc,… để thu hút khách hàng tiềm năng.
• Tạo cộng đồng học tập trực tuyến: Trung tâm ngoại ngữ có thể tạo cộng đồng học tập trực tuyến trên mạng xã hội hoặc các nền tảng khác để học viên giao lưu, chia sẻ kiến thức và hỗ trợ lẫn nhau.
• Tặng EBook

Vì vậy, anh/chị cần xác định các kênh marketing hiệu quả để tiếp cận khách hàng tiềm năng như website, email marketing, mạng xã hội,… Tạo ra nội dung và trải nghiệm phù hợp cho từng điểm chạm để hút và chuyển đổi học viên tiềm năng thành học viên chính thức.

Xây dựng các chiến lược Marketing thu hút

Trên thị trường có rất nhiều trung tâm ngoại ngữ, anh/ chị cần xây dựng và đưa ra các chiến lược Marketing phù hợp để thu hút học viên mạnh mẽ. Anh/ chị có thể thực hiện các bước chi tiết dưới đây:

Phân tích và đánh giá thực trạng trung tâm

Trước khi xây dựng chiến lược Marketing, anh/ chị cần phải đánh giá tình trạng thực tế của trung tâm mình. Mô hình SWOT sẽ giúp anh/ chị thực hiện điều này nhanh chóng. Anh/ chị càng tổng hợp được nhiều thông tin cũng như đưa ra đánh giá chính xác thì việc xây dựng chiến lược phát triển càng trở nên dễ dàng.

Xác định phân khúc khách hàng

Sau khi đánh giá tổng quan về doanh nghiệp, bước tiếp theo anh/ chị cần xác định phân khúc khách hàng. Sản phẩm/dịch của bạn mình hướng đến phân khúc cao cấp hay bình dân? Mỗi phân khúc khách hàng sẽ có những đặc điểm hoàn toàn khác biệt.

Việc xác định phân khúc sẽ giúp anh/ chị xây dựng chân dung người dùng chính xác hơn. Từ những thông tin về nhân khẩu học, hành vi, thói quen,… anh/ chị sẽ biết lựa chọn kênh truyền thông cũng như đưa ra những thông điệp phù hợp nhất.

Lựa chọn kênh truyền thông và phân bổ ngân sách

Sau khi đã xác định được mục tiêu, anh/chị cần xác định ngân sách của doanh nghiệp dựa trên tình hình thực tế. Từ con số cụ thể mà bạn phân bổ nguồn lực và ngân sách cho từng kênh.

Một số kênh Marketing bạn có thể sử dụng bao gồm:

• Facebook Ads
• Google Ads
• Email Marketing
• SMS Marketing
• Website
• SEO

Sử dụng hệ thống CRM lưu trữ leads học viên

Hiện tại, các trung tâm ngoại ngữ đang gặp phải những vấn đề liên quan đến việc quản lý hệ thống thủ công. Việc quản lý như vậy sẽ rất mất nhiều thời gian, dễ bị mất dữ liệu và không tối ưu hóa nguồn nhân lực.

• Dưới đây là một số vấn đề khi doanh nghiệp giáo dục quản lý thủ công:
  Hồ sơ học sinh, sinh viên không được quản lý một cách đầy đủ, chặt chẽ, dễ mất mát, thất lạc.
• Việc tra cứu, tìm kiếm thông tin hồ sơ sinh viên/ học sinh/ học viên rất khó khăn và không chính xác.
• Việc kết nối thông tin giữa học viên – trung tâm chưa hiệu quả, chưa đồng bộ, xuyên suốt. Các nghiệp vụ đào tạo, dạy và học chưa được tin học hóa một cách tối đa.
• Quy trình chăm  vẫn chưa được quan tâm và áp dụng triệt để trong vấn đề dạy và học.

Do đó, việc ứng dụng hệ thống CRM vào quy trình quản lý trung tâm rất cần thiết cho các trung tâm ngoại ngữ/ doanh nghiệp giáo dục.

Vậy CRM là gì? CRM là chữ viết tắt của Customer Relationship Management (quản lý quan hệ khách hàng) là hệ thống được sử dụng cho các doanh nghiệp quản lý dữ liệu và chăm sóc khách hàng.

Ngoài ra, CRM còn được sử dụng cho các đơn vị giáo dục. Cụ thể, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ CRM DotB là hệ thống được kết hợp với nhiều tính năng chuyện biệt hơn giúp các Doanh nghiệp, Trung tâm tối ưu 90% thời gian quản lý, 50% chi phí

Cụ thể là thiết kế các tính năng lưu trữ thông tin học viên, quản lý giáo vụ, quản lý lịch học, lịch làm việc của học viên và giáo viên, quản lý tài chính, quản lý chất lượng dinh dưỡng, quản lý tình trạng sức khỏe, thông báo lịch khám sức khỏe của trẻ, báo cáo tổng quan chất lượng thể trạng của học viên,…

Nếu anh, chị đang có nhu cầu triển khai phần mềm có thể đăng ký tại đây để được hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng nhất!

Chuẩn chỉnh các kịch bản tuyển sinh

Anh/chị cần chuẩn bị kịch bản telesale chất lượng như tặng buổi khám phá ngôn ngữ tại trung tâm, tặng sách, tặng buổi học thử,… Kịch bản tư vấn chỉnh chu, nhân viên tư vấn nhiệt tình để thu hút học viên đăng ký học. Bên cạnh đó, anh/chị cần phải theo dõi và đánh giá hiệu quả của các kịch bản tuyển sinh để điều chỉnh cho phù hợp.

Đồng thời, anh/ chị sẽ phải đào tạo đội ngũ nhân viên tư vấn về kiến thức chuyên môn và kỹ năng giao tiếp. Sử dụng các công cụ hỗ trợ tư vấn học viên (chatbot, phần mềm tư vấn học phí,…)

Lập kế hoạch đo lường

Bước cuối cùng của việc xây dựng quy trình tuyển sinh là đo lường chiến dịch. Vậy đo lường chiến dịch là gì?

Đo lường chiến dịch là quá trình đo lường hiệu quả của chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp. Quá trình đo lường sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được kết quả cuối cùng mà chiến dịch mang lại so với mục tiêu ban đầu từ đó rút ra kinh nghiệm để cải thiện cho các chiến dịch về sau.

Bên cạnh đó, đo lường chiến dịch đóng vai trò giúp doanh nghiệp có thể xác định sự thành công hay thất bại của một chiến dịch. Đây là cách giúp anh/chị có thể nhìn nhận lại chiến dịch của mình và bắt đầu lập kế hoạch cho chiến dịch tiếp theo. Các số liệu sẽ giúp doanh nghiệp giáo dục anh/chị chứng minh mức độ hiệu quả của chiến dịch.

Anh/chị có thể đo lường hiệu suất của chiến dịch bằng cách sử dụng Phần mềm quản lý giáo dục toàn diện All In One – DotB EMS. Việc ứng dụng công nghệ giúp anh/ chị tối ưu hóa công việc, tiết kiệm thời gian trong việc quản lý và vận hành trung tâm một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ DotB EMS là  hệ thống quản lý đào tạo toàn diện được tích hợp trên cùng 1 hệ thống All In One và là sự kết hợp hoàn hảo từ hệ thống chăm sóc khách hàng (CRM), hệ thống quản lý giáo dục & đào tạo (SIS).

Đặc biệt, DotB EMS giúp nhà quản trị tự động hóa quy trình, chuẩn hóa nghiệp vụ, tối ưu hóa nguồn lực và cập nhật những báo cáo tức thời và hỗ trợ ra quyết định nhanh nhất.

Tự động hóa Tiếp thị – Tuyển sinh

Tích hợp đa kênh tiếp thị và đo lường hiệu quả các nguồn học viên tiềm năng. Tự động hóa quy trình tư vấn như hệ thống nhắc lịch hẹn, lưu lại lịch sử chăm sóc từng học viên và học viên tiềm năng. Như vậy, sẽ giúp nhân viên tư vấn tiếp cận, chăm sóc học viên tiềm năng năng suất và hiệu quả vận hành.

Tối ưu hóa công tác quản lý Giáo vụ

Dễ dàng quản lý liên kết Chương trình học – Khóa học – Thời khóa biểu. Điều phối công tác hiệu quả với tính năng phân công giảng dạy, quản lý lớp học, điểm danh và quản lý quá trình học cũng như kết quả học tập, bảng điểm của từng học viên

Chuẩn hóa dữ liệu học viên

Quản lý hồ sơ học viên, truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi cần thiết, lưu trữ hồ sơ học viên đầy đủ, an toàn và bảo mật trên đám mây hoặc máy chủ chỉ định, theo dõi học phí, quá trình học của từng học viên và tất cả thông tin chi tiết liên quan.

Cập nhật báo cáo chi tiết và liên tục

Hệ thống được tích hợp hơn 35 mẫu báo cáo giúp nhà quản trị chủ động quản lý được mọi hoạt động của trung tâm theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm mà không cần chờ đợi nhân viên các phòng ban gửi báo cáo về.

Bên cạnh đó, phần mềm DotB còn sở hữu hơn 150 tính năng được tích hợp sẵn, có khả năng đấu nối trực tiếp với các hệ thống ngoài như LMS (Learning Management System) và các công cụ Marketing có liên quan.

Tổng kết

Bạn đọc thân mến, trên đây là toàn bộ bài viết về “7 Bước xây dựng quy trình tuyển sinh hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ” cho quý thầy/cô tham khảo. Bằng các bước xây dựng quy trình tuyển sinh trên, trung tâm ngoại ngữ của thầy/cô sẽ thu hút và giữ chân học viên, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững trong bối cảnh ngày nay.

Nếu có thắc mắc hãy gọi ngay đến 096.126.9091 hoặc Fanpage DotB để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh nhất nhé!