Dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục là gì? 7 cách QL và lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật nhất 2024

Dữ liệu được xem là tài nguyên “quý báu” của các doanh nghiệp vì vậy mà việc lựa chọn giải pháp quản lý và lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật đang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Hãy cùng DotB điểm qua những giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả nhất hiện nay. 

Dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục là gì?

Dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục là tập hợp các thông tin số hóa liên quan đến quản lý giáo dục và đào tạo. Thông tin về dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục bao gồm cơ sở dữ liệu về trường học, lớp học, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục, đội ngũ giáo viên, giảng viên và nhân viên. 

Ngoài ra, dữ liệu này còn bao gồm thông tin về người học, chương trình giáo dục, cơ sở vật chất của trường học, và các dữ liệu liên quan khác. Những dữ liệu này thường được xây dựng và quản lý bởi chủ doanh nghiệp giáo dục, nhằm đảm bảo việc quản lý và giám sát hệ thống giáo dục được hiệu quả và chính xác.

Xem ngay 7 cách quản lý và lưu trữ dữ liệu an toàn nhất 2024

Để quản lý và lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục một cách hiệu quả và chính xác, hãy áp dụng 7 phương pháp sau đây. Những giải pháp này sẽ giúp đơn giản hóa việc xử lý và bảo vệ dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật thông tin.

Lưu trữ dữ liệu học viên trên các hệ thống quản lý chất lượng

Lưu trữ dữ liệu học viên trên các hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo rằng thông tin cá nhân, kết quả học tập, và tiến trình học tập của học viên được bảo vệ và quản lý một cách khoa học. 

Các hệ thống quản lý chất lượng cung cấp nền tảng lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập, giúp theo dõi sự tiến bộ của học viên và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác giúp giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục và đảm bảo rằng thông tin quan trọng luôn được cập nhật và sẵn sàng khi cần.

Giới hạn phân quyền nhân viên không thể tải dữ liệu

Giới hạn phân quyền là một biện pháp quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục. Bằng cách ngăn chặn nhân viên không có quyền tải dữ liệu quan trọng từ hệ thống, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những người được chỉ định mới có khả năng truy cập và xuất dữ liệu.

Việc chỉ định quyền truy cập phù hợp không chỉ giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ hoặc mất mát thông tin nhạy cảm mà còn tăng cường an ninh tổng thể giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi việc sử dụng sai mục đích và đảm bảo rằng thông tin quan trọng luôn được giữ an toàn.

Thông báo cảnh báo khi có tài khoản lạ cố tình truy cập

Tính năng thông báo cảnh báo khi phát hiện tài khoản lạ cố tình truy cập giúp bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục khỏi các mối đe dọa bên ngoài. Khi hệ thống phát hiện hoạt động không bình thường hoặc đăng nhập từ địa chỉ IP lạ, nó sẽ gửi thông báo ngay lập tức cho quản trị viên. Điều này cho phép phản ứng nhanh chóng và điều tra các hoạt động khả nghi, từ đó bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục và duy trì an toàn cho hệ thống.

Quản lý phân quyền và lịch sử hoạt động từng nhân viên

Việc phân quyền giúp xác định quyền truy cập và thao tác mà mỗi nhân viên có thể thực hiện, trong khi theo dõi lịch sử hoạt động giúp ghi nhận mọi thay đổi và hành động của họ. Giải pháp này không chỉ bảo đảm an toàn thông tin mà còn cung cấp dữ liệu hữu ích để đánh giá hiệu suất và tuân thủ quy định.

Tìm hiểu các đơn vị cung cấp CRM edu uy tín trên thị trường

Khi chọn phần mềm CRM giáo dục, việc tìm hiểu các đơn vị cung cấp uy tín là cực kỳ quan trọng để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục . Các nhà cung cấp nên có danh tiếng tốt, cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng và đảm bảo các tính năng cần thiết cho quản lý giáo dục.

Nghiên cứu kỹ lưỡng về các nhà cung cấp giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp với nhu cầu của trung tâm. Việc này góp phần đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và giúp bạn có được sự hỗ trợ lâu dài, từ đó nâng cao khả năng bảo vệ và quản lý dữ liệu.

Cam kết bảo mật dữ liệu khách hàng với các đơn vị cung cấp giải pháp quản lý

Khi thuê phần mềm quản lý giáo dục từ bên ngoài, cần có mục cam kết bảo mật dữ liệu khách hàng rõ ràng trong hợp đồng. Cam kết này phải xác định các biện pháp bảo mật mà nhà cung cấp thực hiện để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và quy trình sao lưu. Với cam kết này sẽ giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ an toàn và giảm thiểu rủi ro khi làm việc với các bên thứ ba.

Thường xuyên quản lý và sao lưu trữ liệu

Thường xuyên quản lý và sao lưu dữ liệu là yếu tố quan trọng để bảo vệ thông tin trong các hệ thống quản lý giáo dục. Đối với phần mềm cơ bản như Excel hay Google Sheets, doanh nghiệp giáo dục cần phải sao lưu liên tục và lưu trữ dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau, chẳng hạn như Google Drive, dịch vụ đám mây Cloud, hoặc xuất dữ liệu ra các USB. Quy trình bảo mật này không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro về độ an toàn.

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, việc sao lưu và lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục được thực hiện tự động. Điều này không chỉ giúp nâng cao bảo mật dữ liệu mà còn tiết kiệm thời gian cho nhà quản trị, đảm bảo thông tin luôn được bảo vệ và dễ dàng phục hồi khi cần.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý để quản lý dữ liệu khách hàng

Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục. 

Bảo mật được dữ liệu an toàn

Phần mềm quản lý dữ liệu cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến để bảo vệ thông tin khách hàng. Các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và sao lưu định kỳ giúp đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ an toàn và chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

Tránh mất cắp từ đối tượng nguy hiểm bên ngoài

Với các công nghệ bảo mật tiên tiến như tường lửa, hệ thống phát hiện xâm nhập và xác thực đa yếu tố, phần mềm quản lý ngăn chặn các cuộc tấn công từ hacker và phần mềm độc hại. Những biện pháp này giúp doanh nghiệp giáo dục duy trì sự an toàn cho thông tin khách hàng, đồng thời xây dựng niềm tin với phụ huynh và học sinh về khả năng bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục.

Tránh mất cắp dữ liệu từ nhân sự trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý dữ liệu mang lại lợi ích quan trọng nhờ khả năng kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và phân quyền người dùng, giúp ngăn chặn rủi ro mất cắp dữ liệu từ nhân sự trong doanh nghiệp. Phần mềm cho phép giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể tiếp cận và thao tác với thông tin quan trọng.

Ngoài ra, việc giám sát và ghi lại hoạt động của người dùng giúp phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi trái phép, từ đó đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục. 

Tiết kiệm thời gian hơn so với quản lý thủ công

Thay vì phải xử lý các tập tin giấy tờ hoặc nhập liệu thủ công, phần mềm tự động hóa nhiều quy trình như thu thập, lưu trữ và truy xuất thông tin. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, nâng cao hiệu suất làm việc. Hơn nữa, khả năng tìm kiếm và phân tích dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục nhanh chóng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời và chính xác, cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.

Giới thiệu phần mềm quản lý trung tâm đào tạo DotB EMS

DotB EMS là phần mềm quản lý trung tâm đào tạo toàn diện, được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp giáo dục. Phần mềm cung cấp một hệ thống thông minh giúp quản lý dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục hiệu quả, từ thông tin học viên đến các báo cáo chi tiết. Dưới đây là các tính năng nổi bật của DotB EMS:

Tính năng mà phần mềm quản lý trung tâm đào tạo DotB EMS cung cấp có thể được nhắc đến như: 

Quản lý thông tin học viên chính thức: DotB EMS cho phép trung tâm quản lý toàn diện thông tin của học viên đang theo học, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử học tập, điểm số, và các tương tác với giáo viên. Tính năng này giúp trung tâm dễ dàng theo dõi quá trình học tập của học viên, đảm bảo rằng mọi dữ liệu liên quan đến học viên chính thức đều được lưu trữ và truy xuất một cách chính xác.

Quản lý thông tin học viên tiềm năng: Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý thông tin của những học viên tiềm năng—những người đang trong giai đoạn tìm hiểu và đăng ký học. DotB EMS cho phép lưu trữ thông tin liên lạc, theo dõi quá trình tương tác và tự động gửi thông báo để nhắc nhở hoặc cung cấp thêm thông tin, giúp trung tâm tối ưu hóa quá trình chuyển đổi từ học viên tiềm năng sang học viên chính thức.

Quản lý thông tin giáo viên: DotB EMS giúp quản lý thông tin cá nhân, chuyên môn, và lịch dạy của giáo viên một cách hệ thống. Điều này không chỉ giúp trung tâm dễ dàng theo dõi và phân bổ lịch dạy mà còn hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu quả giảng dạy của từng giáo viên, từ đó tối ưu hóa chất lượng đào tạo.

Quản lý lớp học: DotB EMS hỗ trợ quản lý lớp học từ việc sắp xếp và phân bổ lớp học, đến theo dõi tình trạng lớp học và quản lý số lượng học viên. Tính năng này giúp tối ưu hóa việc sử dụng phòng học, phối hợp giữa các lớp học, và theo dõi tình hình học tập của từng lớp một cách hiệu quả.

Quản lý kết quả học tập: Phần mềm cung cấp công cụ để ghi nhận và theo dõi kết quả học tập của học viên, từ điểm số, nhận xét của giáo viên, đến các bài kiểm tra và dự án. Trung tâm có thể dễ dàng truy cập và phân tích kết quả học tập để đánh giá sự tiến bộ của học viên, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết cho phụ huynh khi cần thiết.

Quản lý học phí: DotB EMS hỗ trợ quản lý các khoản học phí, bao gồm việc theo dõi thanh toán, nhắc nhở học phí đến hạn, và quản lý các khoản phí khác. Phần mềm cũng cung cấp báo cáo tài chính chi tiết, giúp trung tâm dễ dàng quản lý dòng tiền và đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch tài chính.

Quản lý giáo vụ: Phần mềm cung cấp các công cụ để quản lý các hoạt động giáo vụ, bao gồm lập kế hoạch giảng dạy, phân bổ tài nguyên học tập, và theo dõi tiến độ chương trình đào tạo. DotB EMS giúp tổ chức và sắp xếp các hoạt động học tập một cách hiệu quả, từ việc lập lịch học, quản lý tài liệu giảng dạy, đến việc điều phối các sự kiện giáo dục.

Cung cấp hơn 35 mẫu báo cáo: DotB EMS được trang bị hơn 35 mẫu báo cáo đa dạng, từ báo cáo học viên, giáo viên, đến báo cáo tài chính và kết quả học tập. Những báo cáo này giúp trung tâm có cái nhìn tổng quan và chi tiết về mọi khía cạnh của hoạt động quản lý, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định và cải thiện hiệu quả hoạt động của trung tâm.

DotB EMS không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một trợ thủ đắc lực giúp trung tâm đào tạo duy trì và phát triển dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục một cách hiệu quả và an toàn.

Giải đáp các thắc mắc của khách hàng

Bên dưới là những câu trả lời cho những thắc mắc của khách hàng. 

Phần mềm quản lý DotB EMS có tích hợp với phần mềm dạy học LMS không?

DotB EMS được thiết kế để đấu nối linh hoạt với các phần mềm dạy học LMS phổ biến như ClassIn và Zoom. Sự tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình học tập, đồng thời đảm bảo tính nhất quán và liền mạch của dữ liệu giữa DotB EMS và các nền tảng học trực tuyến. Nhờ đó, doanh nghiệp giáo dục có thể dễ dàng quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động giảng dạy, từ việc tổ chức lớp học trực tuyến đến quản lý dữ liệu học viên một cách hiệu quả.

Chi phí để sử dụng hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS bao nhiêu?

Bên dưới là bảng giá các gói dịch vụ mà DotB EMS đang cung cấp:

Chi phí sử dụng hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS 

Trung tâm có khoảng 100 học viên có nên bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý không?

Với khoảng 100 học viên, việc sử dụng DotB EMS sẽ giúp trung tâm quản lý hiệu quả hơn, giảm bớt gánh nặng công việc thủ công và tăng cường tính chính xác trong quản lý dữ liệu. Hệ thống này giúp trung tâm tổ chức tốt hơn, cải thiện trải nghiệm của học viên, và tăng cường chất lượng dịch vụ, từ đó tạo ra giá trị dài hạn cho doanh nghiệp giáo dục.

Quy trình triển khai dự án sẽ diễn ra trong bao lâu?

DotB cam kết triển khai hệ thống DotB EMS trong vòng 7 ngày, bao gồm cả việc cài đặt, thiết lập cấu hình và đào tạo cho từng phòng ban của trung tâm. Đội ngũ hỗ trợ của DotB luôn sẵn sàng giải đáp và trợ giúp 24/7 để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và không gặp trở ngại.

DotB có tăng phí gia hạn hàng năm hay không?

Phí gia hạn hàng năm của DotB EMS sẽ phụ thuộc vào số lượng học viên tại trung tâm. Nếu số lượng học viên không thay đổi, chi phí gia hạn sẽ giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu trung tâm có sự tăng trưởng về số lượng học viên, chi phí gia hạn sẽ được điều chỉnh tương ứng với sự gia tăng này. Điều này giúp đảm bảo rằng chi phí luôn phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế của trung tâm.

Kết luận

Dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục bao gồm thông tin về học viên, giáo viên, và hoạt động đào tạo—một tài sản quan trọng cần được bảo vệ. Quản lý và lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật là yếu tố then chốt để đảm bảo sự tin cậy và hiệu quả hoạt động. Hy vọng với 7 phương pháp tối ưu mà DotB cung cấp sẽ giúp bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp giáo dục, từ đó phát triển bền vững trong môi trường số hóa.

Nếu cần thêm bất kỳ sự hỗ trợ nào, quý độc giả có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 096.126.9091 hoặc ghé thăm Fanpage DotB để được tư vấn và giải đáp một cách nhanh chóng và chi tiết!