Sử dụng các công cụ tự động hóa tuyển sinh là một trong những giải pháp tốt nhất hiện nay giúp các tổ chức Giáo dục tối ưu quy trình vận hành trong 2025.
Ngay bài viết này, DotB giới thiệu đến quý khách hàng trọn bộ giải pháp được các hệ thống Giáo dục hàng đầu Việt Nam đã và đang ứng dụng!
Thị trường giáo dục 2025 và công cụ tự động hóa tuyển sinh 2025
Quy mô thị trường giáo dục 2025
Theo báo cáo từ The Business Research Company, thị trường dịch vụ giáo dục toàn cầu đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ, dự kiến đạt 5.126,09 tỷ USD vào năm 2029, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) 7,3%. Động lực chính thúc đẩy sự bùng nổ này đến từ mô hình đào tạo trực tuyến, học tập từ xa, cá nhân hóa trải nghiệm học tập với AI và ứng dụng công nghệ như VR, AR trong giảng dạy.
Riêng lĩnh vực giáo dục trực tuyến toàn cầu, dự báo sẽ tăng trưởng với CAGR 7,75%, đạt 564,785 tỷ USD vào năm 2030 và 388,804 tỷ USD vào năm 2025.
Tại Việt Nam, thị trường giáo dục đại học cũng đang bước vào giai đoạn phát triển mạnh, dự kiến mở rộng thêm 616,6 triệu USD trong giai đoạn 2024 – 2029, với tốc độ tăng trưởng CAGR 15,6%.
Giới thiệu công cụ tự động hóa tuyển sinh
Với mức độ tăng trưởng từ năm 2025 – 2029, CAGR: 15,6%, đây là thời điểm phù hợp để các tổ chức giáo dục nỗ lực chuyển đổi và tiếp cận các “Đòn bẩy” công nghệ giúp chuyển đổi số thành công và tăng trưởng mạnh trong 4 năm tiếp theo.
Trong đó, công cụ tự động hóa tuyển sinh là giải pháp cần thiết nhất giúp tác động trực tiếp vào doanh thu và lợi nhuận của tổ chức.
Công cụ tự động hóa tuyển sinh là một hệ thống giúp các tổ chức giáo dục tối ưu quy trình tuyển sinh bằng cách tự động hóa các nghiệp vụ từ, quản lý thông tin học viên, đến chăm sóc và chốt đăng ký.
Các công cụ này giúp giảm thiểu thao tác thủ công, cải thiện trải nghiệm học viên và tối ưu hiệu suất làm việc của đội ngũ tư vấn tuyển sinh.
Phân tích những thách thức của quy trình tuyển sinh truyền thống
Rất nhiều tổ chức vẫn đang duy trì quy trình tuyển sinh theo cách thủ công hoặc sử dụng các công cụ rời rạc, dẫn đến nhiều bất cập. Dưới đây là những thách thức chính mà các trung tâm đào tạo, trường học đang gặp phải khi chưa áp dụng tự động hóa tuyển sinh.
Quản lý dữ liệu học viên thủ công, dễ sai sót
- Hầu hết các tổ chức giáo dục nhỏ và vừa vẫn sử dụng file Excel, Google Sheets hoặc thậm chí giấy tờ để lưu trữ thông tin học viên.
- Việc nhập liệu thủ công rất dễ dẫn đến sai sót, thất lạc dữ liệu hoặc trùng lặp thông tin.
- Khi cần truy xuất dữ liệu để tư vấn hoặc theo dõi tình trạng tuyển sinh, đội ngũ phải mất nhiều thời gian tìm kiếm, gây chậm trễ trong phản hồi học viên.
Khó theo dõi và chăm sóc học viên tiềm năng
- Một trong những yếu tố quan trọng để tăng tỷ lệ tuyển sinh là chăm sóc học viên tiềm năng đúng thời điểm, nhưng quy trình thủ công thường khiến các trung tâm không thể theo dõi sát sao.
- Không có hệ thống phân loại học viên theo mức độ quan tâm, nhân sự tư vấn dễ bỏ lỡ các khách hàng tiềm năng.
- Khi số lượng học viên quan tâm lớn, việc theo dõi ai đã được tư vấn, ai cần liên hệ lại trở thành một bài toán khó, dẫn đến tình trạng mất khách.
Quy trình tuyển sinh rời rạc, không đồng bộ
- Ở nhiều tổ chức giáo dục, quy trình tuyển sinh gồm nhiều bước rời rạc như thu thập thông tin, liên hệ tư vấn, đặt lịch hẹn, gửi tài liệu, đăng ký khóa học, nhưng các bước này thường không được quản lý trên một nền tảng thống nhất.
- Mỗi bộ phận có thể sử dụng công cụ khác nhau (Excel, Zalo, email, phần mềm riêng lẻ), gây gián đoạn trong luồng làm việc.
Khi cần báo cáo số liệu hoặc đánh giá hiệu quả tuyển sinh, các trung tâm phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau,
Tốn nhiều nhân lực nhưng hiệu quả chưa tối ưu
- Vì không có sự hỗ trợ từ công nghệ, các trung tâm cần nhiều nhân sự hơn để xử lý quy trình tuyển sinh, từ nhập liệu, gọi điện tư vấn đến theo dõi học viên.
- Tuy nhiên, dù có nhiều nhân sự nhưng hiệu suất vẫn thấp do phải làm việc thủ công, lặp đi lặp lại.
- Chi phí vận hành cao nhưng chưa chắc mang lại hiệu quả tương xứng, đặc biệt khi không có chiến lược quản lý lead và chăm sóc học viên bài bản.
DotB giới thiệu công cụ tự động hóa tuyển sinh
Nhằm giải quyết những thách thức trên, DotB giới thiệu giải pháp tự động hóa tuyển sinh, giúp các trung tâm đào tạo và trường học tối ưu quy trình, giảm tải công việc thủ công, nâng cao hiệu suất và tăng tỷ lệ chuyển đổi học viên trong 2025.
Tiếp cận & thu hút học viên tiềm năng
- Tích hợp email marketing tự động.
Hệ thống DotB EMS tích Email & SMS Marketing tự động gửi thông tin khóa học, ưu đãi, nhắc nhở đăng ký đến học viên theo lộ trình, đảm bảo thông tin tiếp cận đúng thời điểm, tăng tỷ lệ chuyển đổi.
- Phân loại khách hàng theo hành vi & nhu cầu.
Giải pháp quản lý DotB EMS giúp phân loại học viên dựa trên mức độ quan tâm và hành vi trên website, form đăng ký, tương tác với email/sms.
Quản lý dữ liệu & quy trình tuyển sinh tập trung
- Lưu trữ & xử lý dữ liệu học viên chính xác.
DotB EMS giúp tổ chức Giáo dục thay thế quy trình lưu trữ rời rạc bằng một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, giúp theo dõi toàn bộ thông tin từ lúc học viên quan tâm đến khi hoàn tất đăng ký.
Điều này, giúp tổ chức giảm thiểu tình trạng trùng lặp dữ liệu, thất lạc hồ sơ và sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
- Hệ thống quản lý giúp đồng bộ dữ liệu tự động
Giải pháp quản lý DotB EMS giúp đồng bộ dữ liệu đa kênh, tự động lưu trữ và phân chia data phụ huynh cho nhân sự phòng tuyển sinh.
Đồng thời, giải pháp giúp quản lý, kết nối dữ liệu
CRM trong DotB EMS giúp đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận (tư vấn, kế toán, đào tạo), đảm bảo nhân viên luôn có thông tin đầy đủ về học viên để hỗ trợ kịp thời.
Tự động cập nhật trạng thái học viên (đã tư vấn, đang cân nhắc, đã đăng ký), giúp đội ngũ tuyển sinh theo dõi và chăm sóc học viên hiệu quả hơn.
Chăm sóc & chốt đơn nhanh chóng
- Gửi thông báo tự động, nhắc lịch hẹn, tư vấn nhanh
Hệ thống DotB EMS tự động gửi email, tin nhắn nhắc lịch tư vấn, lịch học thử giúp giảm tỷ lệ học viên quên lịch, tăng cơ hội chuyển đổi.
Nhân viên có thể sử dụng các mẫu tin nhắn tự động để phản hồi nhanh, đảm bảo không bỏ sót học viên nào.
- Hỗ trợ quy trình đăng ký và thanh toán online
Hệ thống tích hợp cổng thanh toán điện tử và hóa đơn điện tử Misa giúp nhân viên có thể dễ dàng tạo hóa đơn học phí cho phụ huynh mà không cần các thủ tục hành chính phức tạp.
Ngoài ra, học viên có thể đăng ký khóa học trực tiếp trên website mà không cần làm việc qua nhiều bước thủ công.
Tích hợp thanh toán online giúp học viên hoàn tất đăng ký nhanh chóng, tăng tỷ lệ chuyển đổi mà không cần chờ đợi tư vấn viên hỗ trợ.
Lợi ích của tự động hóa tuyển sinh đối với các tổ chức giáo dục
Tuyển sinh là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển và bền vững của các tổ chức giáo dục. Tuy nhiên, với các phương pháp truyền thống, quá trình này thường gặp nhiều hạn chế như quản lý rời rạc, tốn kém chi phí nhân sự và khó theo dõi hiệu quả. Đó là lý do tự động hóa tuyển sinh ngày càng trở thành xu hướng tất yếu giúp các trung tâm đào tạo và trường học nâng cao hiệu suất, tăng tỷ lệ chuyển đổi và cải thiện trải nghiệm học viên.
Dưới đây là những lợi ích mà tự động hóa tuyển sinh mang lại cho các tổ chức giáo dục.
Tăng tỷ lệ chuyển đổi học viên
Tỷ lệ chuyển đổi trong tuyển sinh phụ thuộc vào tốc độ phản hồi, mức độ chăm sóc và khả năng tiếp cận đúng đối tượng học viên tiềm năng. Với tự động hóa tuyển sinh, tổ chức giáo dục có thể:
Tiếp cận học viên ngay lập tức:
- Hệ thống chatbot và email tự động phản hồi ngay khi học viên để lại thông tin, giữ chân họ thay vì để họ tìm đến đối thủ.
- Học viên có thể đặt lịch tư vấn hoặc học thử ngay mà không cần chờ đợi nhân viên liên hệ.
Theo dõi hành trình học viên:
- Với hệ thống quản lý DotB EMS, giúp phân loại học viên theo mức độ quan tâm, tự động gửi thông tin phù hợp (chương trình học, ưu đãi, lời mời học thử) đúng thời điểm.
- Hạn chế tình trạng bỏ lỡ khách hàng tiềm năng do tư vấn chậm trễ hoặc quên follow-up.
Nhắc nhở thông minh – Giảm tỷ lệ bỏ lỡ đăng ký:
- Học viên nhận thông báo qua email/SMS về thời hạn đăng ký, lịch tư vấn, khóa học sắp khai giảng.
- Nhân viên không cần thủ công gọi điện nhắc từng học viên, giúp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo tỷ lệ đăng ký cao hơn.
Hiệu quả mang lại: Tăng tỷ lệ chuyển đổi học viên lên 20-30% so với phương pháp truyền thống.
Tiết kiệm chi phí và tối ưu nhân sự
Rất nhiều tổ chức giáo dục phải dành nguồn lực lớn để xử lý quy trình tuyển sinh, từ tư vấn, nhập dữ liệu đến chăm sóc khách hàng. Tự động hóa giúp giảm tải công việc thủ công, tối ưu nhân sự và tiết kiệm chi phí vận hành.
Giảm số lượng nhân viên tuyển sinh nhưng vẫn nâng cao hiệu suất:
- Thay vì cần nhiều nhân sự nhập liệu, gọi điện nhắc lịch, xử lý đăng ký, hệ thống tự động hóa giúp xử lý nhanh chóng với độ chính xác cao.
- Nhân viên tư vấn chỉ cần tập trung vào các khách hàng có nhu cầu cao, thay vì mất thời gian vào những khách hàng chưa sẵn sàng.
Tối ưu chi phí Marketing và quảng cáo:
- Hệ thống giúp định danh khách hàng tiềm năng, gửi nội dung quảng bá cá nhân hóa, giảm chi phí quảng cáo lãng phí cho những đối tượng không phù hợp.
- Phân tích hiệu quả chiến dịch tuyển sinh theo thời gian thực, giúp nhà quản lý tối ưu ngân sách chính xác hơn.
Hiệu quả mang lại: Giảm từ 30-50% chi phí vận hành tuyển sinh, tối ưu nhân sự mà vẫn đạt hiệu suất cao hơn.
Cải thiện trải nghiệm của học viên và phụ huynh
Trong môi trường cạnh tranh, trải nghiệm tuyển sinh có thể quyết định học viên chọn trung tâm/trường nào. Một quy trình tuyển sinh nhanh chóng, tiện lợi, chuyên nghiệp giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu giáo dục.
Đăng ký học dễ dàng, nhanh chóng
- Học viên có thể đăng ký trực tuyến mà không cần đến tận nơi.
- Hệ thống tự động gửi xác nhận đăng ký, tài liệu khóa học, lịch học một cách chuyên nghiệp.
Phụ huynh dễ dàng theo dõi thông tin khóa học:
- Nhận cập nhật về tiến trình đăng ký, lịch học, học phí mà không cần liên hệ trực tiếp với nhân viên.
- Tích hợp thanh toán online, giúp việc đóng học phí diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Hỗ trợ tư vấn 24/7:
- Chatbot tự động giải đáp các câu hỏi cơ bản, giúp phụ huynh và học viên có thể tra cứu thông tin ngay cả ngoài giờ hành chính.
- Đội ngũ tư vấn chỉ cần tiếp nhận những trường hợp cần hỗ trợ chuyên sâu, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hiệu quả mang lại: Nâng cao mức độ hài lòng của học viên & phụ huynh, tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên đến 40%.
Hỗ trợ ra quyết định chính xác nhờ dữ liệu phân tích
Một trong những điểm yếu lớn nhất của quy trình tuyển sinh thủ công là khó theo dõi hiệu quả, không có dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định tối ưu.
Phân tích hiệu suất tuyển sinh theo thời gian thực:
- Báo cáo số lượng học viên quan tâm, đăng ký, tỷ lệ chuyển đổi theo từng kênh (Facebook, Google, Zalo, Email).
- Giúp nhà quản lý xác định kênh nào mang lại hiệu quả cao nhất, từ đó tập trung ngân sách vào các chiến lược tốt nhất.
Dự đoán xu hướng tuyển sinh:
- Hệ thống AI có thể dự đoán thời điểm cao điểm tuyển sinh, hành vi khách hàng theo mùa, giúp tổ chức chuẩn bị chiến lược marketing kịp thời.
- Hỗ trợ ra quyết định chính xác về việc mở rộng lớp học, tuyển thêm giảng viên dựa trên nhu cầu thực tế.
Đo lường chất lượng tư vấn tuyển sinh:
- Theo dõi hiệu suất của từng nhân viên tư vấn, phát hiện điểm yếu trong quy trình để cải thiện kịp thời.
- Giúp tổ chức đào tạo đội ngũ hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hiệu quả mang lại: Giúp ra quyết định tuyển sinh chính xác hơn 70%, giảm tình trạng lãng phí ngân sách, tối ưu chiến lược dài hạn.
DotB thành công chuyển đổi số hệ thống giáo dục CB Centres +30 chi nhánh!
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và nhu cầu quản lý giáo dục hiện đại, tự động hóa quy trình vận hành và tuyển sinh không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố bắt buộc để các tổ chức giáo dục nâng cao năng lực cạnh tranh.
CB Centres – Hệ thống đào tạo ngoại ngữ lớn nhất khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long với hơn 30 chi nhánh đã thành công trong việc chuyển đổi số toàn diện, tối ưu quy trình quản lý, tuyển sinh và chăm sóc học viên nhờ DotB EMS – nền tảng quản lý giáo dục thông minh.
Vậy DotB đã giúp CB Centres thay đổi như thế nào?
Đồng bộ dữ liệu – Vận hành thống nhất trên 30 chi nhánh
Năm 2021, Hệ thống giáo dục ngoại ngữ CB Centres gặp khó khăn do dữ liệu phân tán, mỗi chi nhánh sử dụng hệ thống riêng, gây cản trở quản lý học viên và chương trình học. Việc báo cáo thiếu chính xác do không có dữ liệu tập trung khiến tổng hợp số liệu mất thời gian, dễ sai sót. Ngoài ra, quy trình vận hành không đồng bộ giữa các chi nhánh làm giảm hiệu quả quản lý và kiểm soát chất lượng.
Giải pháp từ DotB EMS
– Tích hợp hệ thống CRM giúp lưu trữ toàn bộ dữ liệu học viên, giảng viên, khóa học tập trung trên nền tảng đám mây, đảm bảo đồng bộ trên tất cả các chi nhánh.
– Báo cáo tức thời: Nhà quản lý có thể theo dõi doanh thu, tỷ lệ tuyển sinh, tỷ lệ học viên hoàn thành khóa học theo thời gian thực.
– Chuẩn hóa quy trình vận hành: Tất cả chi nhánh sử dụng một nền tảng duy nhất, giúp đảm bảo tính nhất quán trong dịch vụ và quản lý.
Tăng +40% hiệu suất tuyển sinh nhờ tự động hóa
Trước đây, đội ngũ tuyển sinh của CB Centres phải xử lý thủ công nhiều tác vụ như tư vấn, gửi email, nhắc lịch, dẫn đến tốn nhiều nhân lực nhưng hiệu quả thấp, tỷ lệ bỏ lỡ học viên cao do phản hồi chậm và khó theo dõi hành trình học viên.
– Hệ thống quản lý DotB EMS giúp tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển sinh
– Tích hợp Email Marketing tự động giúp phản hồi ngay khi học viên để lại thông tin, giữ chân khách hàng tiềm năng.
– Hệ thống giúp phân loại học viên theo mức độ quan tâm, từ đó gửi nội dung phù hợp giúp tăng tỷ lệ chốt đơn.
– Hệ thống tự động nhắc lịch thông minh tự động gửi SMS/email giúp giảm tỷ lệ học viên bỏ lỡ đăng ký khóa học.
Kết quả: CB Centres ghi nhận tỷ lệ chuyển đổi học viên tăng hơn 40%, giúp hệ thống mở rộng quy mô nhanh chóng.
Nâng cao trải nghiệm học viên & phụ huynh
CB Centres muốn nâng cao trải nghiệm học viên nhưng gặp hạn chế do quy trình đăng ký phức tạp, thiếu kênh chăm sóc 24/7 và thanh toán chưa linh hoạt.
Giải pháp từ DotB EMS:
– Đăng ký khóa học trực tuyến: Học viên có thể đăng ký ngay trên website, nhận email xác nhận ngay lập tức.
– Hỗ trợ thanh toán online đa phương thức, giúp phụ huynh đóng học phí thuận tiện hơn.
– Cung cấp giải pháp sổ liên lạc điện tử giúp trung tâm kết nối liền mạch với phụ huynh, cập nhật thông tin và kết quả học tập của trẻ, hình ảnh/dữ liệu của bé trong lớp học. Ngoài ra, phụ huynh có thể trao đổi trực tiếp với nhà trường như xin nghỉ phép, đăng ký lớp học ngoại khóa, thanh toán học phí dễ dàng mà không cần phải đến trực tiếp tại nhà trường!
Kết quả: CB Centres cải thiện mức độ hài lòng của học viên & phụ huynh lên 90%, tăng tỷ lệ giữ chân học viên cũ.
Đưa ra quyết định chiến lược nhờ dữ liệu thông minh
Trước khi sử dụng giải pháp quản lý giáo dục DotB EMS, hệ thống đào tạo CB Centres chưa có các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo dành cho Ban giám đốc.
DotB EMS giúp phân tích xu hướng tuyển sinh, đo lường hiệu suất tư vấn viên và theo dõi hành vi học viên, từ đó tối ưu chiến lược và nâng cao chất lượng đào tạo. Nhờ đó, CB Centres có cái nhìn rõ ràng hơn, mở rộng chi nhánh một cách chiến lược và bền vững.
Kết luận – Tương lai của tự động hóa tuyển sinh
Các nhà quản trị thân mến, công cụ tự động hóa tuyển sinh là giải pháp giúp tối ưu quy trình vận hành của các tổ chức, đặc biệt là nâng cao hiệu suất cho đội ngũ tuyển sinh trong năm 2025.
Nếu quý nhà quản trị đang có nhu cầu tìm hiểu về giải pháp quản lý và các công cụ giúp tối ưu hiệu suất cho đội ngũ tuyển sinh, hãy liên hệ đến DotB qua Hotline: 096 126 9091 – 090 914 7800 nhắn tin trực tiếp đến fanpage DotB hoặc đăng ký tư vấn để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất!