DotB triển khai hệ thống cho ISB – Viện đào tạo Quốc Tế

Giới thiệu ISB – Viện đào tạo quốc tế UEH

Viện ISB trực thuộc Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh (UEH) được thành lập với mục tiêu xây dựng một môi trường giáo dục hiện đại và năng động, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đảm bảo cho người học sau khi tốt nghiệp có đủ năng lượng cạnh tranh và thích ứng nhanh với nền kinh tế toàn cầu. Viện ISB là một trong những trung tâm uy tín trong việc cung cấp chương trình đào tạo ở bậc đại học và sau đại học hoàn toàn bằng tiếng Anh.

Tầm nhìn: Cung cấp cho thế hệ trẻ tài năng một môi trường ISB tiêu chuẩn quốc tế.

• Tạo môi trường “học thuật chuyên nghiệp” để sinh viên trau dồi bản thân để đạt được những thành tựu trong tương lai.
• Phát triển tài năng sinh viên, bồi dưỡng những kỹ năng cần thiết định hướng nghề nghiệp rõ ràng.
• Đến đội ngũ học viên chất lượng cao, có kinh nghiệm thực tế và tích lũy kiến ​​thức từ những nền giáo dục tiên tiến trên thế giới.
• Sinh viên được sáng tạo ra phương pháp riêng của mình để học tập và nghiên cứu.
• Nhân viên ISB làm việc trong môi trường sáng tạo và cân bằng.
• Cung cấp môi trường học quốc tế và hạnh phúc.

• Minh bạch
• Nhất quán
• Niềm tin

Đối mặt với nhiều thử thách trong quản lý và vận hành

Trong những ngày đầu, mỗi ngày viện đào tạo phải tiếp cận và thu thập một nguồn dữ liệu lớn, có thể nói công việc xử lý, khai thác và quản lý nguồn dữ liệu đó đang trở thành thách thức đối với viện đào tạo.

Bên cạnh đó, những khó khăn phải kể đến như:

• Nhiều phòng ban làm việc rời rạc, chưa có sự thống nhất: Việc quản lý học viên chủ yếu dựa trên Excel, mỗi phòng ban sẽ có cách lưu trữ dữ liệu khác nhau làm cho dữ liệu bị phân tán và khó khăn trong việc truy cập dữ liệu.
• Chưa lưu trữ được quản lý lịch sử chăm sóc học viên của từng nhân viên: Lịch sử chăm sóc học viên không được lưu trữ đầy đủ dẫn đến việc đánh giá chất lượng dịch vụ gặp nhiều hạn chế.
• Lo sợ về vấn đề bảo mật: Chưa có quy trình bảo mật chặt chẽ, nguy cơ rò rỉ thông tin cá nhân của học viên. Gây ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của nhà trường.

 

 

 

Các giai đoạn DotB triển khai hệ thống cho ISB – Viện đào tạo Quốc tế 

Để giải quyết những vấn đề đã đề cập ở phần trên, hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS chính là một lựa chọn vô cùng phù hợp. EMS – một trong những phần mềm quản lý khách hàng hàng đầu tại Việt Nam, chính là đơn vị đã được lãnh đạo Viện ISB tin tưởng và lựa chọn cùng đồng hành để phát triển dự án này.

Với gần 10 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp phần mềm quản lý khách hàng cho các trung tâm giáo dục và đào tạo lớn, nhỏ tại Việt Nam, DotB luôn tự tin về những giải pháp phần mềm mềm của mình có thể đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.

Giai đoạn 1 (từ 01.01.2021 – 01.04.2021)

Đây là giai đoạn mà DotB bắt đầu phát triển hệ thống EMS nhằm hỗ trợ các công ty Marketing và Tuyển sinh cho Viện ISB. Các chính sách xã hội hóa giáo dục của Việt Nam, chính sách tăng cường tính tự chủ cho các trường đại học đã có những tác động lớn lao cho lĩnh vực giáo dục truyền thống ngoài đau khổ và thực sự thành một lĩnh vực kinh doanh nhận được nhiều sự quan tâm.

Chính từ nhu cầu tiếp tục tồn tại và phát triển các trung tâm giáo dục của mình, viện đào tạo Quốc tế ISB phải ngày càng quan tâm hơn đến sinh viên ( khách hàng hiện tại) và học sinh phổ thông (khách hàng tiềm năng) của mình để biết họ muốn gì, hiểu gì về tiềm năng, ngành nghề đào tạo, chất lượng đào tạo.  Từ đó đưa ra quyết định về hoạt động truyền thông, Marketing phù hợp với nhu cầu khách hàng, đó cũng chính là một trong những công thức hàng đầu của Viện ISB.

Hiểu rõ điều đó, công ty phần mềm DotB đã cung cấp giải pháp EMS cho viện đào tạo Quốc tế ISB như sau: 

Tiếp thị tự động: Tự động phân loại khách hàng và gửi cho họ những thông tin phù hợp theo yêu cầu của họ theo khảo sát từ trước và tự động đánh giá kết quả hiệu quả của chiến dịch dịch vụ khi nó kết thúc.

Email tự động: Trình tạo chiến dịch trực tiếp cho phép người dùng tạo email tự động theo phân khúc hoặc gửi các công cụ email tới một nhóm để chia sẻ thông tin.

Tiếp cận nguồn năng lực học viên: Dễ dàng tương tác với tiềm năng học viên trên thông tin liên lạc và hoạt động liên quan dựa vào tính năng tự động chăm sóc theo từng giai đoạn tiếp theo.

Đo lường hiệu quả và cải thiện chiến dịch: Phân tích, thống kê kết quả chiến dịch từng yếu tố tiếp theo, qua đó tối ưu hóa các chiến dịch để tăng số lượng tham gia và tỷ lệ chuyển đổi tiềm năng học tập.

Xem thêm: Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học

Giai đoạn 2 (từ 01.04.2021 – 01.06.2021)

Đây là giai đoạn mà DotB cung cấp cho Viện ISB giải pháp phục vụ chăm sóc học viên trong quá trình theo học tại trường. Giải pháp chăm sóc học viên của Hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS là giải pháp quản trị và chăm sóc toàn diện. Đây được xem như cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý các trung tâm giáo dục hiện đang là đối tác của DotB.

Giải pháp này cung cấp hỗ trợ cổng thông tin và hệ thống phản hồi, giúp tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu của người học như cho phép học viên chuyển gói học, đóng gói bổ sung cho gói mới hoặc thay đổi bằng gói mới.

Với phần mềm quản lý giáo dụ DotB cho phép viện có thể dễ dàng chuyển nhượng tiền giữa học viên (cùng hoặc khác trung tâm) và giúp trung tâm/ khu vực ghi nhận số tiền được hoàn trả, tích hợp SMS, Email với khả năng tự động chúc mừng sinh nhật khách hàng, tri ân khách hàng, khuyến mãi…

• Người học hỗ trợ đa kênh.
• Tạm dừng/đổi lớp.
• Chuyển khoản phí/hoàn phí/nợ phí.
• Xuất chứng chỉ.
• Thành viên học tập chính sách

Cho phép truy cập dữ liệu của một học viên một cách nhanh chóng:

• Hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS giúp bạn có góc nhìn 360 độ về người học, đảm bảo dịch vụ của bạn vận hành trơn tru cũng như phát triển hệ thống học viên trung thành.
• Hiểu được những gì đang xảy ra, qua đó cải thiện sự hài lòng của người học và giúp người học quay lại, nắm bắt được các vấn đề của người học và người giúp đỡ người học.
• Customer Insight là một công cụ hữu ích để phân tích hành vi và hiểu rõ hơn về khách hàng. Đồng thời giúp khuyến khích bộ phận  bán hàng cập nhật đầy đủ thông tin khách hàng bao gồm: Thông tin chăm sóc học viên, học thử/ thi đầu vào (PT/ Demo), lịch sử đăng ký học, lịch sử ý kiến ​​phản hồi,…

Quản lý học viên Tiềm năng:

• Lọc và hiển thị danh sách linh hoạt Leads theo người dùng.

Ví dụ: Khách hàng quan trọng, Leads trong tuần hoặc Leads sắp xếp theo loại, theo quy mô.

• Kiểm tra dữ liệu trùng lặp. Dễ dàng hợp nhất các dữ liệu trùng lặp Sơ đồ bảo vệ hồ sơ của khách hàng là duy nhất.
• Khi làm việc với Leads, hãy cho phép lên kế hoạch chăm sóc, gọi điện, nhiệm vụ, họp và nhắc nhở các cá nhân liên quan.

Ví dụ: Ngày 1: Gửi email hỏi thăm
Ngày 3: Gọi điện hẹn gặp
Ngày 10: Meeting
Ngày 12: Task gửi báo giá/ hợp đồng

• Tạo các khảo sát đánh giá khách hàng tiềm năng như tình hình hiện tại, sản phẩm khách hàng đang quan tâm, người ra quyết định. Đánh giá tiềm năng của các khách hàng tiềm năng.

Kết quả được nhận sau DotB triển khai hệ thống cho ISB – Viện đào tạo Quốc tế

Sau hơn 6 tháng phát triển hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS, đã có nhiều cải tiến trong việc tuyển sinh và chăm sóc viên trong quá trình học của ISB – Viện đào tạo quốc tế:

• Tuyển sinh năm 2022 tăng gấp 3 lần. Số lượng học viên được quản lý trên hệ thống đã tăng hơn 90%.
• Thống nhất về cách làm việc giữa các phòng ban.
• Ghi nhận lịch sử chăm sóc của nhân viên một cách cụ thể và rõ ràng.
• Rút ngắn thời gian và nhân lực xử lý hồ sơ. Nâng cao hiệu quả chăm sóc học viên đã được nâng cấp cao. Hệ thống trợ giúp theo dõi và quản lý quá trình chăm sóc từng học viên một cách hiệu quả, đảm bảo sự tương tác liên tục và đáp ứng nhu cầu của học viên một cách nhanh chóng. 

• Chuyển đổi số thành công từ hoạt động Email Marketing được tích hợp trong hệ thống DotB EMS giúp tất cả những hoạt động chăm sóc học viên được thực hiện trực tiếp trên hệ thống: Gửi tin nhắn tương tác, Email Marketing được tự động gửi hàng loạt học viên, gửi thông tin chương trình ưu đãi tự động,… giúp tiết kiệm thời gian quản lý và chăm sóc “Lead tiềm năng” cũng như chăm sóc học viên hiệu quả.
• Phần mềm quản lý DotB EMS giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin học viên 100%, đảm bảo thông tin được bảo mật tuyệt đối qua hai lớp an ninh..

DotB đơn vị cung cấp giải pháp quản lý toàn diện All In One hàng đầu Việt Nam

Hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS là đơn vị hàng đầu ở Việt Nam cung cấp dịch vụ về hệ thống CRM/SIS/EMS chuyên sâu trong lĩnh vực đào tạo.

Hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS được đánh giá là giải pháp phù hợp với các trung tâm đào tạo có quy mô, quy trình hoạt động từ nhỏ đến lớn với tầm nhìn và định hướng là một hệ thống quản lý All In One đáp ứng toàn diện hơn 90% yêu cầu & nghiệp vụ quản lý của một trung tâm đào tạo trên một giải pháp duy nhất là DOTB EMS.

• Tự động hóa Tiếp thị – Tuyển sinh: Tích hợp đa kênh tiếp thị và đo lường hiệu quả các nguồn tài năng học tập. Số hóa và tự động hóa quy trình tư vấn như hệ thống nhắc lịch hẹn, lưu lại lịch sử chăm sóc từng học viên tiềm năng. Trợ giúp tư vấn, chăm sóc học viên tiềm năng liền mạch, không gián đoạn.

• Tối ưu hóa công tác quản lý Giáo vụ: Dễ dàng quản lý liên kết Chương trình học – Khóa học – Thời khóa biểu. Điều phối công tác hiệu quả với các tính năng phân công giảng dạy, quản lý lớp học, điểm danh và quản lý quá trình học cũng như kết quả học tập, bảng điểm của từng học viên.
• Chuẩn hóa dữ liệu học viên: Quản lý hồ sơ học 360 độ, truy cập dữ liệu nhanh chóng khi cần thiết, lưu trữ hồ sơ học viên đầy đủ, an toàn và bảo mật trên đám mây hoặc máy chủ chỉ định, theo theo dõi học phí, quá trình học của từng học viên và tất cả thông tin chi tiết liên quan.
• Cập nhật báo cáo chi tiết và liên tục: Hệ thống được tích hợp hơn 35 mẫu báo cáo giúp nhà quản trị chủ động quản lý mọi hoạt động của trung tâm theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm mà không cần chờ chờ đợi các nhân viên cấm gửi báo cáo.

Xem thêm: Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Thông tin liên hệ phát triển hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS

DotB tự hào là đơn vị phát triển hệ thống EMS cho ISB – Viện đào tạo quốc tế UEH, một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp quản lý giáo dục toàn diện. Chúng tôi tự tin cùng đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm và đội ngũ kỹ thuật viên tay nghề cao, chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp giáo dục và khách hàng.

Nếu quý anh chị đang quan tâm và muốn tìm hiểu về hệ thống của chúng tôi, hãy liên hệ ngay đến số hotline 096 126 9091  hoặc nhắn tin đến FanPage DotB  Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý anh chị nhanh chóng và hiệu quả nhất!