Trong giai đoạn đầu thành lập, bất kỳ trung tâm nào – dù là giáo dục, đào tạo hay dịch vụ – cũng phải đối mặt với nhiều thử thách. Nếu không chuẩn bị kỹ, những lỗi thường gặp của các trung tâm mới thành lập có thể khiến hoạt động bị trì trệ hoặc thậm chí thất bại chỉ sau vài tháng.
Bài viết này, DotB sẽ phân tích 5 lỗi thường gặp của các trung tâm mới thành lập phổ biến nhất, đi kèm giải pháp cụ thể để giúp bạn tránh “vết xe đổ” và vận hành trung tâm hiệu quả hơn.
1. Không xác định rõ khách hàng mục tiêu
Một trong những nguyên nhân cốt lõi khiến nhiều trung tâm mới thành lập gặp khó khăn trong tìm kiếm học viên đó là không nghiên cứu thị trường một cách toàn diện. Nhiều chủ trung tâm chỉ dựa vào cảm tính cá nhân để quyết định mở dịch vụ mà bỏ qua các dữ liệu thực tế về nhu cầu, xu hướng và hành vi của khách hàng.
Khi không hiểu rõ khách hàng mục tiêu là ai, nhu cầu cụ thể của họ là gì và đối thủ cạnh tranh đang làm gì, rất dễ xảy ra tình trạng định vị sai thông điệp thương hiệu hoặc chọn sai mô hình kinh doanh. Đây chính là một lỗi thường gặp của các trung tâm mới dẫn đến lãng phí nguồn lực và mất cơ hội tăng trưởng.
Đây chính là “cái bẫy” làm marketing cho tất cả mọi người. Điều này khiến thông điệp trở nên loãng, khó tạo được ấn tượng mạnh mẽ. Ví dụ, một trung tâm tiếng Anh quảng cáo chung chung “Dạy tiếng Anh mọi cấp độ” sẽ khó thu hút so với việc nhắm đúng nhóm “Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm”.
Hậu quả của việc bỏ qua bước nghiên cứu thị trường là chiến lược marketing không trúng được đích, giá dịch vụ không phù hợp, và thông điệp truyền thông trở nên mờ nhạt. Một trung tâm mới nếu không biết mình đang phục vụ nhóm khách hàng nào sẽ giống như tốn công sức nhưng khó đến được bến đích.
2. Thiếu Kế Hoạch Tài Chính Và Dự Phòng Rủi Ro
Một sai lầm nghiêm trọng khác mà nhiều đơn vị mới gặp phải là thiếu kế hoạch tài chính dài hạn. Khi mới thành lập, phần lớn ngân sách thường tập trung vào chi phí cơ sở vật chất, trang thiết bị và khai trương.
Tuy nhiên, sau thời gian đầu, dòng tiền có thể chậm lại trong khi chi phí vận hành vẫn duy trì ở mức cao. Nếu không dự trù ngân sách cho marketing, trả lương nhân sự hoặc duy trì dịch vụ, trung tâm dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng tài chính.
Ngoài ra, việc không lập quỹ dự phòng để xử lý các tình huống bất ngờ như dịch bệnh, thay đổi pháp lý hoặc biến động thị trường sẽ khiến trung tâm rơi vào thế bị động. Một kế hoạch tài chính tốt không chỉ đảm bảo dòng tiền ổn định mà còn giúp trung tâm vượt qua những giai đoạn khó khăn mà không ảnh hưởng đến hoạt động chính.
3. Chiến Lược Marketing Kém Hiệu Quả
Không ít trung tâm mới chỉ tập trung vào chạy quảng cáo Facebook hoặc Google mà bỏ qua các kênh marketing khác. Cách tiếp cận này vừa tốn kém vừa không bền vững nếu không được kết hợp với các phương thức tiếp thị dài hạn như SEO, xây dựng thương hiệu, email marketing hay hợp tác cộng đồng.
Khi thông điệp truyền thông thiếu sự khác biệt, khách hàng sẽ khó phân biệt trung tâm này với hàng loạt đối thủ khác. Một chiến lược marketing thành công đòi hỏi phải xác định rõ điểm mạnh độc nhất của trung tâm, từ đó xây dựng thông điệp truyền thông ấn tượng và lựa chọn kênh tiếp cận phù hợp với đối tượng tiềm năng.
Việc đo lường hiệu quả chiến dịch và tối ưu liên tục cũng là yếu tố then chốt giúp tiết kiệm ngân sách và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi. viết lại đoạn này nhấn mạnh hơn về xây dựng câu chuyện thương hiệu.
4. Bỏ Qua Chất Lượng Dịch Vụ Và Trải Nghiệm Khách Hàng
Một lỗi thường gặp của các trung tâm mới là chỉ tập trung vào việc thu hút thật nhiều học viên trong giai đoạn đầu mà quên duy trì chất lượng dịch vụ. Nếu trải nghiệm học tập, môi trường và sự hỗ trợ không đáp ứng kỳ vọng, khách hàng sẽ nhanh chóng rời bỏ và không giới thiệu thêm bạn bè.
Điều này khiến trung tâm phải liên tục chi tiền để tìm học viên mới thay vì khai thác tệp khách hàng cũ. Mà thực tế cho thấy rằng, chi phí để giữ chân khách hàng cũ rẻ hơn rất nhiều so với tìm kiếm khách hàng mới.
Chất lượng dịch vụ không chỉ nằm ở nội dung giảng dạy hay cơ sở vật chất mà còn thể hiện ở thái độ phục vụ, tốc độ phản hồi và sự quan tâm đến từng học viên. Một trung tâm biết đặt trải nghiệm khách hàng lên hàng đầu sẽ tạo được uy tín vững chắc và nhận về những lời giới thiệu tự nhiên, giúp tiết kiệm chi phí marketing đáng kể.
5. Quản Lý Vận Hành Thiếu Hệ Thống
Nhiều trung tâm mới vẫn chọn duy trì cách quản lý thủ công bằng giấy tờ hoặc bảng tính Excel, dẫn đến sự rối rắm trong công việc hàng ngày. Các chủ trung tâm lầm tưởng rằng do quy mô còn nhỏ, việc vận hành thủ công bằng cách thức này sẽ phù hợp giúp tiết kiệm chi phí hơn.
Tuy nhiên cách thức quản lý trung tâm chưa hiệu quả này có thể dẫn đến một số bất cập xảy ra như trùng lặp lịch học, mất dữ liệu học viên hoặc chậm trễ trong việc xử lý yêu cầu của khách hàng. Khi số lượng học viên tăng lên, cách vận hành này càng dễ gây ra sai sót và khiến nhân viên quá tải, kéo theo khoản chi phí phát sinh.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp ngay từ đầu giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thời gian xử lý công việc mà còn giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Các phần mềm quản lý hiện nay cho phép lưu trữ thông tin học viên, theo dõi tiến độ học tập, quản lý tài chính và hỗ trợ marketing, từ đó giúp trung tâm vận hành trơn tru và tiết kiệm chi phí nhân sự.
6. Kết luận
Việc tránh các lỗi thường gặp của các trung tâm mới là yếu tố then chốt để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững. Từ việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch tài chính, quản lý trung tâm hiệu quả, xây dựng chiến lược marketing đến việc chú trọng chất lượng dịch vụ, tất cả đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ giai đoạn khởi đầu.
Một trung tâm mới thành lập nếu biết kết hợp giữa tầm nhìn chiến lược và sự linh hoạt trong vận hành sẽ có nhiều cơ hội đứng vững trước áp lực cạnh tranh. Hãy đánh giá lại hoạt động của trung tâm, khắc phục những sai lầm và đầu tư vào những yếu tố cốt lõi để vận hành tốt nhất.
Để tìm hiểu thêm về các phần mềm hỗ trợ vận hành giáo dục hoặc tư vấn triển khai chuyển đổi số, hãy đăng ký tư vấn hoặc liên hệ ngay đến Hotline: 096 126 9091 – 090 914 7800, hoặc nhắn tin đến fanpage DotB. Chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp tư vấn chi tiết và hỗ trợ kịp thời để đáp ứng mọi nhu cầu của quý vị.