Quản lý học viên đầu vào và xếp lớp trên hệ thống quản lý trung tâm DotB EMS

Quản lý học viên đầu vào và xếp lớp là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt giúp trung tâm tối ưu hóa quy trình vận hành trung tâm và duy trì mối quan hệ với học viên. Để biết chi tiết hơn về tính năng này, DotB mời bạn đọc cùng tham khảo nội dung bên dưới!

Quản lý học viên đầu vào là gì?

Quản lý học viên đầu vào là quá trình thu thập và xử lý thông tin về học viên khi họ đăng ký tham gia một khóa học, chương trình đào tạo hoặc một tổ chức giáo dục. Quản lý học viên đầu vào thường được thực hiện bởi phòng đăng ký hoặc bộ phận tuyển sinh của tổ chức giáo dục.

 

Quá trình quản lý học viên đầu vào bao gồm việc thu thập thông tin cá nhân của học viên như tên, địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin khác có liên quan. Ngoài ra, thông tin về quá trình học tập trước đây, kinh nghiệm làm việc, chứng chỉ và bằng cấp cũng có thể được yêu cầu.

Vì sao trung tâm ngoại ngữ cần tính năng tự động quản lý học viên đầu vào và xếp lớp

Tiết kiệm thời gian cho bộ phận tuyển sinh 

Tính năng tự động quản lý học viên đầu vào giúp tự động hóa quy trình thu thập thông tin và xử lý đơn đăng ký. Quá trình thu thập thông tin và xử lý đơn đăng ký thường mất nhiều thời gian và công sức nếu được thực hiện thủ công. Tuy nhiên, với tính năng tự động, các thông tin học viên có thể được nhập vào hệ thống một cách nhanh chóng và dễ dàng. 

Tính năng giúp trung tâm giảm thiểu công việc thủ công, loại bỏ các bước xử lý thủ công và giảm thời gian mà bộ phận tuyển sinh phải tiêu tốn. Nhờ vậy, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như tư vấn học viên, trả lời câu hỏi và cung cấp hỗ trợ cho các vấn đề liên quan đến đăng ký và nhập học.

Quản lý và xếp lớp chính xác 

Tính năng tự động quản lý học viên đầu vào và xếp lớp trong trung tâm ngoại ngữ giúp quản lý số lượng học viên đầu vào một cách chính xác. Bằng cách tự động thu thập thông tin đăng ký từ học viên, hệ thống có thể đưa ra cái nhìn tổng quan về số lượng học viên tham gia các khóa học hoặc chương trình đào tạo cụ thể.

Thông qua việc nắm bắt được số lượng học viên đăng ký, trung tâm ngoại ngữ có thể chuẩn bị và điều chỉnh tài nguyên một cách hiệu quả. Bao gồm cơ sở vật chất như phòng học, tài liệu giảng dạy và cả giáo viên. 

Nếu có một số lượng lớn học viên đăng ký cho một khóa học cụ thể, trung tâm có thể điều chỉnh để cung cấp đủ tài nguyên và không làm ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy. Ngược lại, nếu có số lượng học viên tham gia ít, trung tâm có thể điều chỉnh để không lãng phí tài nguyên và đảm bảo rằng lớp học vẫn được tổ chức và giảng dạy một cách hiệu quả.

Xếp lớp và phân công lịch dạy học của giáo viên 

Tính năng tự động quản lý học viên đầu vào trong trung tâm ngoại ngữ có thể hỗ trợ trong việc xếp lớp và phân công lịch dạy học cho giáo viên một cách dễ dàng và hiệu quả.

Dựa trên thông tin về giáo viên và học viên có sẵn trong hệ thống, nó có thể tự động tối ưu hóa việc xếp lịch và phân công lớp học. Hệ thống có thể xem xét các yêu cầu đặc biệt của từng lớp học, như mức độ khó, giáo trình, hoặc yêu cầu cụ thể của học viên. Đồng thời, hệ thống cũng lưu trữ thông tin về sẵn có của giáo viên, bao gồm sẵn có thời gian rảnh và khả năng giảng dạy các môn học cụ thể.

Với thông tin này, hệ thống có thể tối ưu hóa việc xếp lịch dạy học sao cho hiệu quả nhất. Nó có thể tránh xung đột thời gian giữa các lớp học và giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các buổi học. Đồng thời, hệ thống cũng giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên của trung tâm, đảm bảo rằng giáo viên và phòng học được sử dụng một cách tối ưu.

Quản lý số lượng học viên đầu vào chính xác 

Tính năng tự động quản lý học viên đầu vào trong trung tâm ngoại ngữ giúp quản lý số lượng học viên đăng ký một cách chính xác. Bằng cách tự động thu thập thông tin đăng ký từ học viên, hệ thống có thể cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng học viên tham gia các khóa học hoặc chương trình đào tạo cụ thể.

Bằng cách quản lý số lượng học viên đầu vào một cách chính xác, tính năng tự động này giúp trung tâm ngoại ngữ đảm bảo chất lượng giảng dạy tốt nhất cho học viên. 

Lớp học không quá đông sẽ giúp giáo viên tạo ra môi trường học tập tốt hơn và tạo điều kiện tương tác cá nhân hơn với học viên. Ngược lại, lớp học không quá thưa sẽ đảm bảo rằng học viên nhận được sự quan tâm và hỗ trợ đầy đủ từ giáo viên.

Cập nhật và xuất báo cáo dễ dàng 

Hệ thống tự động cập nhật thông tin học viên khi có sự thay đổi, ví dụ như khi học viên đăng ký khóa học mới, hoàn thành một cấp độ hoặc có bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân. Việc này đảm bảo rằng thông tin học viên luôn được cập nhật và chính xác.

Bằng cách tự động thu thập và lưu trữ thông tin học viên, hệ thống cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo liên quan đến số lượng học viên, trình độ, kỹ năng và các thông tin khác. Quản lý trung tâm ngoại ngữ có thể tạo ra các báo cáo tổng quan về sự phát triển và tiến độ của học viên.

Các báo cáo này giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình học viên trong trung tâm. Nó cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu quả của các khóa học, xác định các khu vực cần cải thiện và đưa ra quyết định chiến lược cho trung tâm.

Ngoài ra, tính năng xuất báo cáo dễ dàng cũng giúp quản lý chia sẻ thông tin với các bên liên quan khác như giáo viên, phụ huynh hoặc các cơ quan đối tác. Điều này tạo ra sự minh bạch và tăng sự tin tưởng từ các bên liên quan đối với trung tâm ngoại ngữ.

Giải đáp câu hỏi của khách hàng về hệ thống quản lý DotB EMS 

Tính năng quản lý học viên và tự động xếp lớp có sẵn trên hệ thống quản lý DotB EMS không? 

Phần mềm DotB EMS có tích hợp sẵn tính năng quản lý học viên đầu vào và xếp lớp. Tính năng quản lý học viên đầu vào và xếp lớp giúp trung tâm ngoại ngữ quản lý thông tin đầu vào cụ thể của từng học viên, bao gồm: thông tin cá nhân, khả năng tiếng Anh, trình độ và yêu cầu học tập…

Dựa trên tính năng này, DotB EMS cho phép trung tâm xếp lớp học viên vào các khóa học phù hợp với trình độ và mục tiêu học tập của họ. Qua đó, tính năng giúp trung tâm tối ưu hóa việc phân lớp và đảm bảo rằng học viên được đặt vào môi trường học tập phù hợp nhất.

DotB có đang cung cấp sổ liên lạc điện tử không? 

DotB đang cung cấp sổ liên lạc điện tử có tên gọi DotB Sea với hơn 100 doanh nghiệp giáo dục đã tin dùng sổ liên lạc điện tử DotB Sea, chứng tỏ tính tin cậy và hiệu quả của ứng dụng này trong lĩnh vực giáo dục. 

Sổ liên lạc DotB Sea đi kèm với những tính năng đặc biệt sau đây, và đặc biệt hơn nữa DotB dành tặng 12 tháng sử dụng sổ liên lạc DotB Sea dành riêng cho trung tâm ngoại ngữ.

• Tăng tương tác với phụ huynh: Sổ liên lạc DotB Sea giúp tăng cường sự tương tác và giao tiếp với phụ huynh của học viên.
• Thông báo điểm số tự động: Tính năng này giúp tự động thông báo điểm số cho phụ huynh một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Marketing nội bộ hàng ngày: Sổ liên lạc DotB Sea cho phép thực hiện các hoạt động marketing nội bộ hàng ngày, giúp trung tâm ngoại ngữ tiếp cận học viên một cách hiệu quả.
• Báo phí và thu phí ngay trên ứng dụng: Tính năng này cho phép trung tâm ngoại ngữ thông báo và thu phí học phí trực tiếp qua ứng dụng, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho quy trình quản lý tài chính.

Sổ liên lạc điện tử DotB Sea là một ứng dụng được thiết kế đặc biệt cho trung tâm ngoại ngữ, nhằm tối ưu hóa quy trình chăm sóc học viên và tăng gấp đôi tỷ lệ học viên tái ký.

• Thời khóa biểu học tập của học viên được cập nhật và hiển thị trên ứng dụng.
• Nhắc nhở buổi học của học viên giúp đảm bảo sự tham gia đầy đủ và đúng giờ.
• Cập nhật đánh giá kết quả học tập từ giáo viên giúp phụ huynh nắm bắt được tiến độ học tập của con em mình.
• Phụ huynh có thể tương tác trực tiếp với giáo viên qua ứng dụng, tạo sự giao lưu và hỗ trợ tốt nhất cho quá trình học tập của học viên.

DotB có hỗ trợ khách hàng 24/7 không?

DotB hiện đang cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 thông qua đội ngũ IT IN HOUSE chuyên nghiệp. Đội ngũ này được coi như các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin và sẵn sàng giúp đỡ khách hàng trong mọi vấn đề liên quan đến hệ thống.

Với việc DotB sở hữu đội ngũ IT IN HOUSE, khách hàng có thể yên tâm rằng sẽ nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật chất lượng cao và nhanh chóng. Không chỉ giải quyết các vấn đề kỹ thuật, đội ngũ còn có khả năng cung cấp tư vấn, hướng dẫn và giải đáp mọi câu hỏi liên quan đến hệ thống DotB EMS.

Với một dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, DotB cam kết đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu và thắc mắc từ khách hàng. Điều này đảm bảo rằng khách hàng có thể tiếp tục hoạt động một cách suôn sẻ và tận hưởng trọn vẹn các tính năng và lợi ích mà DotB EMS mang lại.

Với sự hỗ trợ không giới hạn trong suốt 24/7, DotB đặt khách hàng lên hàng đầu và cam kết đồng hành cùng khách hàng trong mọi thời điểm và tình huống.

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý DotB EMS là bao nhiêu?

BẢNG GIÁ PHẦN MỀM QUẢN LÝ GIÁO DỤC DOTB EMS

DotB EMS có tích hợp các tính năng Automation Marketing không? 

Hệ thống DotB EMS sở hữu tính năng Automation Marketing được tích hợp ngay trên hệ thống. Tính năng này bao gồm phân loại phân khúc khách hàng, tích hợp dữ liệu khách hàng, chăm sóc khách hàng theo kịch bản đã cài đặt sẵn, xác định quy mô, đồng thời cải thiện mức độ tương tác thương hiệu, tỷ lệ chuyển đổi và giá trị chuyển đổi.

Với tính hợp tính năng Marketing Automation, DotB EMS cho phép bạn đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và tiến hành cải tiến liên tục. Bằng cách lập kế hoạch, thực hiện, đo lường và đánh giá tốt hơn các chiến dịch tiếp thị, bạn có thể nâng cao hiệu quả của hoạt động tiếp thị và tối ưu hóa kết quả.

Tính năng Automation Marketing được coi là một trong những điểm nổi bật của DotB EMS. Tính năng cho phép bạn tạo và quản lý các chiến dịch tiếp thị (kỹ thuật số và không kỹ thuật số) một cách dễ dàng. Bạn có thể gửi email hàng loạt trực tiếp từ phần mềm và thống kê số lượng email đã gửi, số lượng email bị trả về, số lượng email bị lỗi hoặc không tồn tại.

Với tính năng Marketing Automation của DotB EMS, bạn có thể tối ưu hóa quá trình tiếp thị và tương tác với khách hàng một cách tự động và hiệu quả. Điều này giúp quý anh/chị tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý và thúc đẩy chiến dịch tiếp thị của mình.

Tổng kết

Quản lý học viên đầu vào và xếp lớp trên hệ thống quản lý trung tâm DotB EMS là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt giúp trung tâm tối ưu hóa quy trình vận hành trung tâm và duy trì mối quan hệ với học viên.

Với khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu chính xác và các công cụ báo cáo, đánh giá chi tiết, DotB EMS sẽ hỗ trợ quý anh chị đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Nếu có thắc mắc, hãy gọi ngay đến 096.126.9091 hoặc truy cập Fanpage DotB để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh nhất!