Quản lý giáo vụ là nghiệp vụ quan trọng, đóng vai trò quan trọng trong vận hành và tổ chức của các doanh nghiệp Giáo dục. Tuy nhiên, trên thực tế, sai sót trong công tác giáo vụ vẫn thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của học viên, uy tín của tổ chức và thậm chí là doanh thu của trung tâm.
Vậy những sai sót này xuất phát từ đâu, tác động như thế nào và làm sao để khắc phục? Bài viết này sẽ phân tích nguyên nhân cũng như giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình giáo vụ.
Top 5 lỗi sai phổ biến trong quản lý giáo vụ của các Tổ chức Giáo dục
Sai sót trong quản lý hồ sơ học viên
Một số các tổ chức giáo dục/ trung tâm đào tạo hiện nay vẫn còn sử dụng phương pháp thủ công hoặc hệ thống không đồng bộ để lưu trữ thông tin. Dẫn đến tình trạng thông tin học viên bị thiếu, sai lệch hoặc trùng lặp, gây khó khăn trong quá trình theo dõi tiến độ học tập.
Khi dữ liệu không được cập nhật thường xuyên, giảng viên và ban quản lý khó có thể đánh giá chính xác năng lực của học viên. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hồ sơ rời rạc có thể dẫn đến dữ liệu quan trọng bị thất lạc, gây ảnh hưởng lớn đến quyền lợi của học viên cũng như các công tác quản lý quan trọng khác.
Sai sót trong xếp lớp, lịch học
Xếp lớp và quản lý lịch học của học viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận giáo vụ. Tuy nhiên, một số trung tâm hiện tại chưa cập nhật các công nghệ kịp thời để số hóa các quy trình có thể gặp phải những vấn đề như:
- Học viên bị xếp vào lớp không phù hợp với trình độ.
- Trùng lịch học giữa các lớp hoặc giữa giảng viên.
- Giảng viên vắng mặt nhưng không có kế hoạch thay thế kịp thời.
Những sai sót này có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo và làm giảm trải nghiệm của học viên. Nếu học viên không được xếp vào lớp phù hợp, họ có thể gặp khó khăn trong việc tiếp thu kiến thức, dẫn đến kết quả học tập kém. Ngoài ra, việc thay đổi lịch học đột xuất mà không có sự thông báo rõ ràng có thể gây mất lòng tin từ học viên và phụ huynh.
Sai sót trong thu học phí và công nợ
Nếu trung tâm vẫn sử dụng phương pháp quản lý thủ công, việc ghi nhận và theo dõi học phí có thể xảy ra sai sót. Một số trường hợp thu nhầm số tiền, ghi nhận sai ngày thanh toán hoặc quên cập nhật tiến trình thanh toán của học viên có thể ảnh hưởng đến mức độ hài lòng và gây nên trải nghiệm không tốt đến phụ huynh/học viên của mình.
Hơn hết, việc thanh khoản các khoản học phí của học viên khi đến kỳ hạn cũng trở nên khó khăn hơn, dẫn đến công nợ kéo dài và gây áp lực tài chính cho cơ sở giáo dục của mình.
Sai sót trong báo cáo và thống kê
Báo cáo và thống kê là yếu tố giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động của trung tâm để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược. Tuy nhiên, khi dữ liệu không được cập nhật chính xác, báo cáo có thể bị sai lệch, thiếu minh bạch. Dẫn đến các quyết định về mở rộng quy mô kinh doanh trở nên mơ hồ và khó triển khai bởi số liệu ảo, không mang tính khả thi.
Việc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau mà không có công cụ hỗ trợ có thể gây mất thời gian, dẫn đến sự chậm trễ trong việc ra quyết định. Ngoài ra, nếu báo cáo tài chính không chính xác, việc quản lý giáo vụ của các cơ sở giáo dục cũng trở nên khó khăn hơn khi kiểm soát doanh thu, chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Nguyên nhân của các sai sót trong quản lý giáo vụ đến từ đâu?
Quy trình quản lý thủ công, thiếu hệ thống hóa
Nhiều trung tâm giáo dục vẫn sử dụng phương pháp quản lý truyền thống bằng cách lưu trữ dữ liệu trên các file Excel riêng lẻ. Phương pháp này không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao. Khi không có quy trình tiêu chuẩn hóa, mỗi nhân viên có thể thực hiện công việc theo cách khác nhau, dẫn đến sự không đồng nhất trong quản lý và dễ xảy ra nhầm lẫn.
Sử dụng nhiều công cụ rời rạc, không đồng bộ dữ liệu
Một nguyên nhân khác là việc sử dụng quá nhiều công cụ rời rạc mà không có sự đồng bộ giữa các bộ phận. Chẳng hạn, bộ phận giáo vụ sử dụng một hệ thống để quản lý học viên, trong khi bộ phận tài chính lại sử dụng một hệ thống khác để theo dõi thu học phí. Điều này khiến cho dữ liệu không thống nhất, dễ gây sai lệch khi đối chiếu thông tin, làm chậm quá trình xử lý công việc.
Thiếu nhân sự hoặc nhân sự không được đào tạo bài bản
Bộ phận giáo vụ thường phải đảm nhận khối lượng công việc lớn nhưng số lượng nhân sự lại hạn chế. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải, khiến nhân viên dễ mắc sai sót. Ngoài ra, nếu nhân sự không được đào tạo bài bản về quy trình làm việc và sử dụng công nghệ, việc xử lý công việc có thể không hiệu quả, dẫn đến tình trạng trì trệ.
Hơn hết, việc xử lý toàn bộ các quy trình trong quản lý giáo vụ khiến một số nhân viên có thể cảm thấy khó khăn trong việc hệ thống hóa các nguồn dữ liệu và thông tin trong đầu. Các tác vụ không được nhanh chóng nếu vẫn áp dụng các phương pháp thủ công để ghi nhận và cập nhật dữ liệu.
Thiếu giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý
Một số trung tâm giáo dục chưa đầu tư vào các giải pháp công nghệ hiện đại để tối ưu quy trình quản lý. Khi không có phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ, việc nhập liệu, tra cứu và xử lý thông tin trở nên mất nhiều thời gian và dễ bị lỗi. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân sự và chất lượng dịch vụ của trung tâm.
Xem ngay 4 tác động ảnh hưởng đến Tổ chức giáo dục khi không quản lý tốt giáo vụ
Những sai sót trong quản lý giáo vụ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của tổ chức giáo dục, có thể kể đến như sau:
Ảnh hưởng đến trải nghiệm học viên
Một số những sai sót trong quản lý giáo vụ có thể làm giảm trải nghiệm của học viên như: lịch học không hợp lý, thay đổi giờ học mà không thông báo trước, hoặc cập nhật thông tin lớp học chậm trễ,…
Chính những tác nhân này có thể gây nên sự bức xúc của phụ huynh và giảm động lực học tập các học viên nhỏ tuổi. Ngoài ra, những lỗi liên quan đến thanh toán học phí hoặc xác nhận đăng ký sai lệch có thể khiến phụ huynh và học viên cảm thấy không yên tâm khi theo học.
Ảnh hưởng đến doanh thu
Những sai sót trong quản lý tài chính như thu học phí không đúng hạn, sai sót trong báo cáo doanh thu, hoặc không kiểm soát chặt chẽ các khoản chi có thể dẫn đến thất thoát tài chính đáng kể.
Hoặc khi học viên và phụ huynh không hài lòng với dịch vụ hỗ trợ kèm theo trong mỗi khóa học, họ có thể chọn chuyển sang các cơ sở giáo dục khác. Điều này không chỉ làm giảm nguồn thu mà còn ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức trong dài hạn.
Gây áp lực lên nhân sự giáo vụ
Nhân sự giáo vụ thường phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ việc xử lý hồ sơ học viên, quản lý thời khóa biểu, giải quyết thắc mắc đến hỗ trợ giáo viên. Khi hệ thống quản lý không được tối ưu, nhân viên dễ bị quá tải, làm việc căng thẳng và thiếu hiệu quả.
Bên cạnh đó, quá trình ghi nhận và cập nhật thông tin từ học viên khó có thể tránh các sai sót, các nhân viên giáo vụ phải “vật lộn” hàng ngày với hàng tá giấy tờ, chứng từ và rất nhiều các nguồn thông tin khác nhau từ học viên, phụ huynh, giáo viên,… Nếu không có những phản ứng kịp thời, các cơ sở giáo dục có thể sẽ phải đối mặt về khủng hoảng nhân sự, thiếu hụt nhân viên trong phòng giáo vụ.
Gây khó khăn trong quản lý và ra quyết định
Dữ liệu phân tán, không được cập nhật kịp thời sẽ cản trở quá trình phân tích, đánh giá hiệu suất và ra quyết định chiến lược. Khi không có số liệu chính xác, những người đứng đầu điều hành các tổ chức giáo dục khó có thể đưa ra các chính sách phù hợp để nâng cao chất lượng giảng dạy và dịch vụ.
DotB gợi ý 5 giải pháp giúp các tổ chức giáo dục giảm thiểu sai sót trong quản lý giáo vụ
Ứng dụng công nghệ để tự động hóa quy trình
Các phần mềm quản lý giáo dục hiện nay có thể giúp tự động hóa hầu hết các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, theo dõi tiến độ học tập, xếp lớp, quản lý lịch học và thu học phí. Việc sử dụng phần mềm giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu, tiết kiệm thời gian cho nhân viên và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.
Một trong những giải pháp phổ biến hiện nay là DotB EMS – Giải pháp quản lý toàn diện cho các cơ sở giáo dục, giúp đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Việc sử dụng những công cụ như vậy không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho học viên và đội ngũ nhân sự.
Đào tạo đội ngũ giáo vụ về quy trình và công nghệ
Nhân sự giáo vụ cần được trang bị đầy đủ kiến thức về các quy trình làm việc tiêu chuẩn cũng như kỹ năng sử dụng công nghệ trong quản lý. Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ là điều cần thiết vì chúng có thể giúp nhân viên làm quen với các công cụ quản lý hiện đại, nâng cao khả năng xử lý tình huống và giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, việc xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, hướng dẫn chi tiết sẽ giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp cận và thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.
Đồng bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất
Thay vì sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ, các trung tâm giáo dục nên áp dụng hệ thống quản lý tập trung, giúp đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận. Điều này giúp cải thiện tính minh bạch, tránh sai sót do thiếu liên kết thông tin và giảm thời gian xử lý công việc.
Sử dụng hệ thống đồng bộ hóa dữ liệu giúp kết nối tất cả thông tin quan trọng như hồ sơ học viên, lịch học, hóa đơn, điểm số trên một nền tảng duy nhất. Ban quản lý cũng dễ dàng hơn trong việc theo dõi, kiểm soát và hạn chế tình trạng dữ liệu sai lệch hoặc trùng lặp. Hệ thống tích hợp cũng giúp việc tìm kiếm và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng, nâng cao hiệu quả quản lý giáo vụ.
Tối ưu hóa quy trình làm việc, tránh quá tải nhân sự
Phân bổ công việc hợp lý, xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí trong quy trình quản lý giáo vụ sẽ giúp giảm tải áp lực cho nhân viên. Sử dụng phần mềm hỗ trợ giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công, tối ưu hóa quy trình để nâng cao năng suất làm việc. Đồng thời, tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá tình hình và điều chỉnh quy trình giúp đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, không gây căng thẳng cho nhân sự.
Kết Luận
Quản lý giáo vụ đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của các tổ chức giáo dục. Một hệ thống quản lý giáo vụ hiệu quả không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm học viên mà còn góp phần tăng doanh thu và cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Để hạn chế sai sót, các tổ chức cần chủ động áp dụng công nghệ, đồng bộ dữ liệu, đào tạo nhân sự và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi Hotline: 096 126 9091 – 090 914 7800, đăng ký tư vấn tại đây hoặc liên hệ ngay đến fanpage DotB để được đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất!