[2025] Phân tích vai trò của mô hình phễu “CRM” cho các Tổ chức giáo dục chi tiết nhất! 

Mô hình phễu CRM cho các tổ chức giáo dục đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chiến lược tiếp cận và chuyển đổi khách hàng của các tổ chức Giáo dục. Ngay bên dưới bài viết này, DotB sẽ phân tích vai trò và cách thức hoạt động của mô hình phễu CRM giúp các tổ chức giáo dục thành công! 

Tìm hiểu về mô hình phễu CRM cho các tổ chức giáo dục

Mô hình phễu CRM trong giáo dục là một phương pháp tiếp cận có hệ thống nhằm quản lý và tối ưu toàn bộ hành trình của khách hàng (thường là học viên và phụ huynh), từ giai đoạn đầu tiên khi họ bắt đầu quan tâm đến một chương trình học, cho đến khi họ chính thức ghi danh và tiếp tục được chăm sóc sau bán.

Trong mô hình này, CRM (Customer Relationship Management) không chỉ đóng vai trò là công cụ lưu trữ dữ liệu khách hàng, mà còn là hạ tầng vận hành chính cho các hoạt động marketing – tư vấn – tuyển sinh – chăm sóc học viên, được triển khai theo các giai đoạn cụ thể của “phễu” (funnel).

Phân tích vai trò và các thức hoạt động của mô hình phễu CRM cho các tổ chức giáo dục

Thu hút (Attract) – CRM giúp mở rộng & chuẩn hóa nguồn data đầu vào

Trong môi trường giáo dục cạnh tranh như hiện nay, việc “thu hút học viên” không chỉ dừng lại ở việc chạy quảng cáo – mà còn là quản lý và khai thác hiệu quả từng cơ hội tiếp cận.

CRM đóng vai trò là “bộ lọc thông minh” đầu tiên, giúp tổ chức kết nối trực tiếp với các kênh thu Lead như Website, Facebook Ads, Zalo OA, Landing Page hoặc hội thảo offline.Thay vì nhập tay thủ công, CRM giúp tự động thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, gắn thẻ phân loại theo nguồn, nhu cầu hoặc chương trình quan tâm.

Nhờ đó, đội ngũ marketing dễ dàng theo dõi được lead nào đến từ kênh nào, kênh nào mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao – từ đó có thể tối ưu ngân sách quảng cáo theo thời gian thực. Quan trọng hơn, CRM giúp đảm bảo rằng không một khách hàng tiềm năng nào bị bỏ sót, tạo tiền đề cho việc chăm sóc lại (remarketing) trong tương lai.

Tương tác & chăm sóc (Engage & Nurture) – Cá nhân hóa hành trình chăm sóc và xây dựng niềm tin khách hàng

Sau khi có danh sách khách hàng tiềm năng, bước tiếp theo là xây dựng mối quan hệ – và đây là nơi CRM phát huy sức mạnh tối đa. Hệ thống cho phép thiết lập các chuỗi chăm sóc tự động đa kênh (Zalo, Email, SMS, gọi điện…), nội dung được cá nhân hóa theo từng nhóm đối tượng: người mới biết đến trung tâm, người từng hỏi giá, hay phụ huynh đang chờ xem xét lịch học.

Không chỉ gửi thông tin, CRM còn ghi lại toàn bộ lịch sử tương tác giữa khách hàng và đội ngũ tư vấn: từ cuộc gọi đầu tiên, tin nhắn giải đáp thắc mắc cho đến hành vi mở email. Điều này giúp nhân viên hiểu sâu về nhu cầu của từng khách hàng, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhất.

Đồng thời, CRM cũng phân công nhiệm vụ chăm sóc, nhắc nhở nhân viên đúng thời điểm – đảm bảo không có khách hàng nào bị “rơi rớt” trong quá trình theo dõi.

Với mô hình phễu CRM trong giáo dục giúp học viên/phụ huynh cảm nhận được sự chuyên nghiệp, tận tâm, từ đó rút ngắn thời gian ra quyết định và tăng tỷ lệ chuyển đổi tự nhiên.

Chuyển đổi (Convert) – Quản lý hành trình tư vấn của đội ngũ giúp nâng cao hiệu suất

Một trong những điểm “chạm” phổ biến của nhiều tổ chức giáo dục là thiếu quy trình rõ ràng trong tư vấn và chốt deal. CRM giải quyết điều này bằng cách quản lý quy trình tư vấn – tức là hành trình từng khách hàng đang ở bước nào: mới liên hệ, đang cân nhắc, đã thử học thử, chờ phản hồi, hoặc sắp chốt.

Nhờ đó, nhà quản lý có cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ quy trình tuyển sinh, biết được ai đang chăm ai, ai đang bỏ sót khách hàng, và điều phối nguồn lực hợp lý hơn. Thậm chí, hệ thống CRM có thể cảnh báo khi khách hàng có dấu hiệu ngưng tương tác, giúp đội ngũ kịp thời xử lý hoặc kích hoạt chuỗi chăm sóc lại.

Việc đo lường hiệu suất tư vấn theo từng nhân viên, chiến dịch, hay theo nhóm sản phẩm cũng trở nên dễ dàng và minh bạch – giúp tăng tỷ lệ chốt deal và kiểm soát doanh thu hiệu quả hơn.

Ghi danh (Enroll & Follow-up) – Chuyên nghiệp hóa quy trình ghi danh và vận hành sau bán

Khi học viên quyết định đăng ký, CRM không chỉ dừng lại ở việc chốt sale – mà tiếp tục hỗ trợ quá trình ghi danh, tạo hồ sơ học viên, và theo dõi suốt quá trình học. Thông tin cá nhân, lớp học, lịch học, học phí… đều được cập nhật tức thời và đồng bộ với hệ thống quản lý đào tạo (SIS).

CRM tự động gửi thông báo lịch học, nhắc đóng học phí, thông báo điểm danh… giúp phụ huynh/học viên luôn được cập nhật kịp thời mà không cần nhân sự can thiệp thủ công.

Việc kết nối CRM với các hệ thống học tập còn giúp xây dựng toàn bộ hành trình học viên – từ lead đến học viên chính thức – trở nên liền mạch, chuyên nghiệp và dễ theo dõi, tạo tiền đề để tiếp tục chăm sóc, upsell hoặc mời giới thiệu bạn bè.

Bí quyết thành công của các Tổ chức Giáo dục Việt Nam đều bắt đầu từ ứng dụng CRM trong quản trị

Trong bối cảnh thị trường giáo dục cạnh tranh ngày càng khốc liệt, năng lực quản trị và khả năng cá nhân hóa trải nghiệm học viên trở thành yếu tố quyết định sự tăng trưởng bền vững. Những tổ chức giáo dục hàng đầu tại Việt Nam. 

Các tổ chức như trung tâm ngoại ngữ, đào tạo kỹ năng đến hệ thống trường học mầm non, K12, đại học và sau đại học đều có một điểm chung trong chiến lược phát triển: ứng dụng mô hình phễu CRM trong giáo dục ngay từ giai đoạn đầu để xây dựng nền tảng quản trị hiện đại.

• ISB – Viện Đào tạo Quốc tế thuộc Đại học Kinh tế TP.HCM: Đã triển khai hệ thống DotB EMS để xây dựng nền tảng quản trị hiện đại cho tuyển sinh đại học và sau đại học, giúp đồng bộ dữ liệu, tối ưu pipeline tư vấn và nâng cao tỷ lệ ghi danh.
• IIG Việt Nam – Tổ chức khảo thí quốc tế: Là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng mô hình phễu CRM của DotB nhằm nâng cao năng lực quản trị mối quan hệ khách hàng doanh nghiệp và cá nhân trên toàn quốc, đặc biệt trong việc chuẩn hóa quy trình tiếp nhận – tư vấn – báo giá – chăm sóc học viên thi chứng chỉ.
• CB Centres – Hệ thống ngoại ngữ với hơn 30 chi nhánh: Thành công chuyển đổi số toàn diện với DotB EMS, giúp đồng bộ hóa dữ liệu học viên giữa các chi nhánh, kiểm soát chất lượng chăm sóc và tăng trưởng ổn định quy mô vận hành. 

Xem thêm: CRM có cần thiết cho các doanh nghiệp giáo dục không?

Tham khảo 3 tips giúp tổ chức giáo dục triển khai thành công mô hình phễu CRM

Lựa chọn đơn vị chuyên nghiệp và có kinh nghiệm triển khai

Để triển khai CRM hiệu quả, tổ chức giáo dục cần hợp tác với nhà cung cấp am hiểu sâu về đặc thù ngành. Một đơn vị uy tín sẽ không chỉ cung cấp công cụ, mà còn tư vấn mô hình phù hợp với từng loại hình đào tạo – từ trung tâm ngoại ngữ đến hệ thống trường phổ thông hay đại học. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro khi triển khai và tối ưu hiệu quả sử dụng.

Ưu tiên hệ thống tích hợp CRM + SIS trên một nền tảng duy nhất

Việc kết hợp CRM và SIS trong một nền tảng thống nhất giúp tổ chức quản lý toàn bộ hành trình học viên – từ khi tiếp cận, tư vấn đến ghi danh và theo dõi học tập. Nhờ đó, dữ liệu được liên thông, quy trình vận hành trơn tru hơn và giảm áp lực thủ công cho đội ngũ nhân sự.

Và DotB chính là một trong những sự lựa chọn phù hợp nhất cho các tổ chức Giáo dục, DotB EMS là  giải pháp tích hợp (𝐂𝐑𝐌 + 𝐒𝐈𝐒 + 𝐄𝐝𝐮𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐏𝐚𝐲𝐦𝐞𝐧𝐭 + 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐓𝐨𝐨𝐥𝐬 + 𝐌𝐨𝐛𝐢𝐥𝐞 𝐚𝐩𝐩 𝐏𝐨𝐫𝐭𝐚𝐥) trên cùng một nền tảng, giúp theo đuổi trọn vẹn hành trình khách hàng. 

Đồng hành cùng đội ngũ trong quá trình triển khai hệ thống

Một hệ thống CRM chỉ phát huy hiệu quả khi được nhân sự sử dụng đều đặn và đúng cách. Tổ chức cần truyền thông rõ ràng về lợi ích, tổ chức đào tạo và liên tục hỗ trợ nhân viên trong quá trình sử dụng. Khi đội ngũ hiểu và đồng hành, quá trình chuyển đổi số sẽ trở nên dễ dàng và bền vững hơn.

Lời kết

Mô hình phễu CRM cho các tổ chức giáo dục đã đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các chiến lược tiếp cận khách hàng mục tiêu và giúp tăng các tỷ lệ chuyển đổi từ Leads thành học viên chính thức. Hơn hết, áp dụng CRM trong quản lý và vận hành còn chính là một trong những bí quyết thành công của các Tổ chức Gi áo dục hàng đầu Việt Nam.

DotB với sứ mệnh “Do The Best For Education”, chúng tôi tự hào chuyển đổi số thành công cho hơn 200 tổ chức giáo dục hàng đầu Việt Nam. DotB tin rằng các giải pháp công nghệ chính là công cụ giúp tổ chức của bạn phát triển bền vững trong tương lai.

Nếu anh/chị nhà quản trị đang tìm kiếm giải pháp quản lý cho doanh nghiệp của mình hãy liên hệ đến chúng tôi qua Hotline: 096 126 9091 – 090 9147 800 hoặc nhắn tin trực tiếp đến fanpage DotB – Phần mềm quản lý giáo dục hay đăng ký tư vấn tại đây để được đội ngũ của chúng tôi liên hệ nhanh chóng nhất!