Doanh nghiệp giáo dục dùng Excel hay CRM để quản lý? Phân tích ưu, nhược điểm

Khi đối mặt với câu hỏi “Doanh nghiệp giáo dục nên sử dụng Excel hay CRM để quản lý?”, sự lựa chọn giữa một công cụ miễn phí và một giải pháp trả phí thường mang lại những sự lưỡng lự không nhỏ. Các phần mềm quản lý mạng đều có những ưu và nhược điểm riêng, và bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho quý anh chị cái nhìn tổng quan về hai loại phần mềm này, giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích và hạn chế của từng giải pháp, từ đó đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Phân tích quy trình quản lý của trung tâm ngoại ngữ/ trường học

Để hiểu rõ hơn về nhiều khía cạnh và vấn đề để trả lời cho câu hỏi “Doanh nghiệp giáo dục dùng Excel hay CRM để quản lý?”. Bạn cần hiểu được quy trình quản lý của trung tâm ngoại ngữ và trường học được diễn ra như thế nào. 

Quản lý thông tin học viên

Quá trình quản lý thông tin học viên bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu cá nhân và học tập của học viên khi họ đăng ký vào trung tâm hoặc trường học. Các thông tin này thường bao gồm tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email, và các thông tin liên quan đến tình trạng học tập, nhu cầu và mục tiêu học tập. 

Để đảm bảo tính chính xác và bảo mật, các thông tin này được lưu trữ trong hệ thống quản lý học viên, nơi chúng có thể được truy cập và cập nhật dễ dàng bởi các nhân viên quản lý và giảng viên. Việc quản lý thông tin học viên còn bao gồm việc theo dõi sự thay đổi của thông tin học viên, xử lý các yêu cầu hoặc phản hồi từ học viên, và đảm bảo rằng tất cả thông tin đều được bảo mật theo quy định pháp luật và chính sách của trung tâm.

Quản lý và đánh giá kết quả học tập

Quản lý và đánh giá kết quả học tập của học viên là một phần quan trọng trong quy trình quản lý giáo dục. Điều này bao gồm việc theo dõi tiến trình học tập của học viên qua các bài kiểm tra, bài tập và các hoạt động học tập khác. Đánh giá kết quả học tập thường được thực hiện thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu từ các bài kiểm tra định kỳ và các đánh giá của giảng viên. 

Hệ thống quản lý học tập giúp tổ chức và lưu trữ các kết quả này, từ đó cung cấp báo cáo chi tiết về thành tích của học viên. Các báo cáo này không chỉ giúp giảng viên điều chỉnh phương pháp giảng dạy mà còn cung cấp thông tin cho học viên và phụ huynh để theo dõi tiến bộ và điều chỉnh kế hoạch học tập nếu cần thiết.

Tổ chức và quản lý bài kiểm tra đầu vào/ thi cuối khóa

Tổ chức và quản lý các bài kiểm tra đầu vào và thi cuối khóa là một phần quan trọng trong việc đánh giá năng lực và thành tích học tập của học viên. Quy trình này bao gồm việc thiết kế và chuẩn bị đề thi phù hợp với các tiêu chuẩn học tập, tổ chức các kỳ thi theo lịch trình đã định, và đảm bảo sự công bằng trong quá trình thi cử. 

Các bài kiểm tra đầu vào giúp xác định trình độ ban đầu của học viên để phân loại và sắp xếp lớp học, trong khi các kỳ thi cuối khóa giúp đánh giá kết quả học tập và đạt được các chứng chỉ hoặc bằng cấp. Quá trình này cần được thực hiện với sự minh bạch và chính xác, đồng thời phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của trung tâm hoặc trường học

Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên trong trung tâm ngoại ngữ hoặc trường học bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và quản lý hiệu suất công việc của giảng viên và nhân viên hành chính. Quy trình này bắt đầu từ việc xác định nhu cầu nhân sự, tiến hành tuyển dụng, và tổ chức các khóa đào tạo để đảm bảo nhân viên có đầy đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết. 

Đánh giá hiệu suất công việc thường xuyên giúp nhận diện các vấn đề và cơ hội cải thiện, từ đó đưa ra các quyết định về việc thăng tiến, điều chỉnh công việc hoặc cung cấp hỗ trợ thêm. Quản lý nhân viên cũng bao gồm việc duy trì môi trường làm việc tích cực, giải quyết các tranh chấp, và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều tuân thủ các chính sách và quy định của tổ chức.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ/ giáo án/ chứng tử

Quản lý và lưu trữ hồ sơ, giáo án và chứng tử là một phần quan trọng trong việc duy trì tính tổ chức và minh bạch của trung tâm hoặc trường học. Hồ sơ học viên, giáo án giảng dạy và chứng tử cần được lưu trữ một cách có hệ thống và bảo mật để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Hồ sơ học viên bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình học tập, kết quả và tiến bộ. 

Quản lý và đánh giá chất lượng đào tạo của giáo viên

Quản lý và đánh giá chất lượng đào tạo của giáo viên là một phần quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả giảng dạy và nâng cao chất lượng đào tạo. Quy trình này thường bắt đầu từ việc thiết lập các tiêu chí đánh giá rõ ràng và công bằng để đo lường hiệu quả giảng dạy của giáo viên. 

Các phương pháp đánh giá có thể bao gồm việc thu thập phản hồi từ học viên, thực hiện các quan sát lớp học, và phân tích kết quả học tập của học viên. Việc đánh giá chất lượng giảng dạy giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời cung cấp cơ sở để phát triển các chương trình đào tạo và hỗ trợ giáo viên nâng cao kỹ năng giảng dạy của mình. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng giáo dục mà còn góp phần tạo ra một môi trường học tập tích cực và hiệu quả.

Quản lý kho, trang thiết bị trường học/ trung tâm

Quản lý kho và trang thiết bị của trường học hoặc trung tâm ngoại ngữ bao gồm việc kiểm soát và duy trì tài sản vật chất của tổ chức. Quy trình này bắt đầu từ việc kiểm kê và ghi nhận các thiết bị, tài liệu, và đồ dùng học tập. Sau đó, việc bảo trì, sửa chữa và thay thế các trang thiết bị cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo mọi thứ hoạt động hiệu quả. 

Quản lý doanh thu trường học

Quản lý doanh thu của trường học hoặc trung tâm ngoại ngữ là một phần quan trọng trong việc duy trì hoạt động tài chính bền vững. Quy trình này bao gồm việc theo dõi và phân tích các nguồn doanh thu như học phí, phí dịch vụ, và các khoản đóng góp khác. Việc lập kế hoạch tài chính và ngân sách giúp dự đoán và quản lý các dòng tiền vào và ra, đảm bảo rằng trường học hoặc trung tâm có đủ nguồn lực để hoạt động và phát triển.

Khái niệm về các phần mềm quản lý thủ công

Khi quyết định doanh nghiệp giáo dục dùng Excel hay CRM để quản lý, việc hiểu rõ về các phần mềm quản lý thủ công là rất quan trọng. Dưới đây DotB đã phân tích về hai phương pháp quản lý thủ công phổ biến:

Phần mềm quản lý excel/ google sheet

Khi doanh nghiệp giáo dục dùng Excel hay CRM để quản lý thông tin, họ thường tận dụng tính linh hoạt của các công cụ này để theo dõi dữ liệu và thực hiện phân tích cơ bản. Excel và Google Sheets cho phép tạo bảng tính, quản lý dữ liệu học viên, điểm số, và các thông tin liên quan. 

Tuy nhiên, khi so sánh với CRM, những công cụ này có hạn chế đáng kể. Đặc biệt, khi số lượng dữ liệu lớn và yêu cầu quản lý phức tạp, việc sử dụng Excel hay Google Sheets có thể trở nên cồng kềnh và dễ dẫn đến lỗi. CRM cung cấp giải pháp quản lý toàn diện hơn, hỗ trợ tự động hóa quy trình, tạo báo cáo chi tiết và theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, điều mà Excel và Google Sheets khó có thể đáp ứng.

Quản lý thủ công, lưu trữ thông qua sổ sách

Khi doanh nghiệp giáo dục cân nhắc giữa việc sử dụng sổ sách truyền thống và các công cụ quản lý điện tử như CRM, họ cần nhận thấy rằng quản lý thủ công bằng sổ sách có nhiều hạn chế. Phương pháp này bao gồm việc ghi chép dữ liệu học viên, lịch trình, kết quả học tập, và các thông tin quan trọng khác trên giấy. Dù sổ sách có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản, nó gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng, và duy trì dữ liệu có thể trở nên khó khăn khi có sự thay đổi. 

Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu giấy có nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng. So với việc quản lý thủ công bằng sổ sách, CRM cung cấp giải pháp tốt hơn với khả năng tổ chức, lưu trữ và bảo mật dữ liệu hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp giáo dục tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.

Phân tích ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý excel với CRM

Doanh nghiệp dùng Excel hay CRM để quản lý? Dưới đây là phân tích về ưu và nhược điểm của những phần mềm này.

Ưu điểm, nhược điểm của phần mềm excel/ google sheet

Ưu điểm 

• Giao diện thân thiện và dễ thao tác: Excel và Google Sheets có giao diện đơn giản, dễ nhìn, giúp người dùng dễ dàng làm quen và thao tác, ngay cả những người không thành thạo về công nghệ.
• Các tính năng cơ bản rất phổ biến, hầu như ai cũng có thể sử dụng: Với các tính năng cơ bản như tính toán, tạo bảng, và lập danh sách, hầu hết mọi người đều có thể dễ dàng sử dụng hai phần mềm này mà không cần đào tạo chuyên sâu.
• Dễ dàng lưu trữ thông tin trong một tệp duy nhất: Người dùng có thể lưu trữ toàn bộ thông tin trong một file duy nhất, giúp việc quản lý dữ liệu trở nên gọn gàng và dễ dàng hơn khi truy cập.
• Sử dụng hoàn toàn miễn phí, không cần phải thanh toán chi phí nào: Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Excel và Google Sheets là cả hai đều cung cấp các tính năng cơ bản hoàn toàn miễn phí, giúp tiết kiệm chi phí cho người dùng.

Nhược điểm 

• Khả năng tự động hóa hạn chế: Phần mềm Excel và Google Sheets chỉ hỗ trợ các tính năng tự động hóa cơ bản, khó áp dụng cho các quy trình quản lý phức tạp và cần nhiều bước xử lý tự động.
• Quản lý dữ liệu lớn không hiệu quả: Khi phải làm việc với khối lượng dữ liệu lớn, hai công cụ này dễ gặp vấn đề về hiệu suất và khó đảm bảo tính ổn định, dẫn đến quá tải và chậm trễ trong xử lý.
• Không có tính năng theo dõi tương tác khách hàng: Excel và Google Sheets không có khả năng theo dõi tương tác với khách hàng, một nhược điểm lớn đối với những doanh nghiệp cần quản lý và chăm sóc khách hàng thường xuyên.
• Bảo mật thông tin kém hơn: Về mặt bảo mật, cả hai công cụ này đều không cung cấp các tính năng bảo vệ mạnh mẽ, dễ gặp rủi ro về việc bị truy cập hoặc mất dữ liệu so với các hệ thống quản lý chuyên nghiệp.
• Khó tích hợp với các hệ thống khác: Excel và Google Sheets không có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các phần mềm khác, khiến việc đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trở nên phức tạp.
• Thiếu báo cáo phân tích chi tiết theo thời gian thực: Cả hai phần mềm đều thiếu tính năng phân tích và báo cáo chi tiết theo thời gian thực, gây khó khăn trong việc theo dõi, đánh giá và ra quyết định chiến lược kịp thời.

• 

Ưu điểm, nhược điểm của phần mềm quản lý CRM

Ưu điểm của phần mềm quản lý CRM:

• Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng: CRM giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý tất cả thông tin khách hàng tại một nơi duy nhất, dễ dàng truy cập và theo dõi. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về khách hàng, từ thông tin cá nhân đến lịch sử tương tác, từ đó phục vụ và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
• Tự động hóa quy trình kinh doanh và marketing: Phần mềm CRM cho phép tự động hóa các quy trình như gửi email marketing, quản lý đơn hàng, và theo dõi công việc bán hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả hoạt động.
• Theo dõi tương tác khách hàng chi tiết: CRM ghi lại mọi tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp, từ cuộc gọi, email, đến tin nhắn. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết hành trình của khách hàng và đưa ra những chiến lược phù hợp để tối ưu hóa trải nghiệm của họ.
• Khả năng tích hợp với hệ thống khác: Một trong những ưu điểm quan trọng của CRM là khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như kế toán, quản lý kho, hoặc công cụ marketing, giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Khả năng bảo mật tốt:  CRM thường được thiết kế với các tính năng bảo mật cao cấp, đảm bảo an toàn cho dữ liệu khách hàng và doanh nghiệp. Điều này giảm thiểu nguy cơ mất mát hoặc rò rỉ thông tin, nhất là khi dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh.
• Phân quyền cho nhân viên tránh tình huống tải data của trung tâm: Với CRM, doanh nghiệp có thể phân quyền cho từng nhân viên, giúp kiểm soát và giám sát việc truy cập dữ liệu giúp ngăn chặn tình huống nhân viên tải dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp ra ngoài mà không được phép.
• Phân tích, báo cáo dữ liệu theo thời gian thực: CRM cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết, cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực. Nhờ đó, nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định chiến lược kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.

Nhược điểm của phần mềm quản lý CRM: Một nhược điểm của CRM là hầu hết các phần mềm đều có chi phí sử dụng, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn sử dụng các tính năng cao cấp. Chi phí này có thể biến đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ, từ đó tạo ra gánh nặng tài chính đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập.Có tính phí, tùy vào đơn vị cung cấp thì sẽ có chi phí khác nhau.

Vậy doanh nghiệp giáo dục dùng excel hay CRM để quản lý?

Doanh nghiệp giáo dục dùng Excel hay CRM để quản lý dưới đây là bảng so sánh giữa 2 phần mềm này giúp quý anh chị dễ dàng đưa ra sự lựa chọn phù hợp. 

 

Bảng so sánh phần mềm Excel và CRM

Phân tích các tính năng của phần mềm quản lý DotB EMS

Để giúp doanh nghiệp giáo dục dùng Excel hay CRM để quản lý, dưới đây là một số tính năng nổi bật mà phần mềm DotB EMS mang lại khi cung cấp giải pháp quản lý toàn diện CRM.

Tính năng quản lý lớp học

Tính năng quản lý lớp học của DotB EMS cung cấp một giải pháp toàn diện để tổ chức và theo dõi các lớp học một cách hiệu quả. Phần mềm cho phép người dùng tạo và quản lý các lớp học với các thông tin chi tiết như lịch học, phòng học, và giảng viên phụ trách. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ việc phân loại lớp học theo các tiêu chí khác nhau như cấp độ, môn học, hoặc nhóm học viên. Các tính năng bổ sung bao gồm khả năng cập nhật lịch học, gửi thông báo đến học viên và giảng viên, và theo dõi sự tham gia của học viên trong các lớp học. Nhờ vào sự tích hợp chặt chẽ này, DotB EMS giúp đảm bảo rằng các lớp học được tổ chức một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Tính năng quản lý học viên tiềm năng

DotB EMS cung cấp một hệ thống quản lý thông tin học viên tiềm năng giúp các trung tâm giáo dục dễ dàng theo dõi và nuôi dưỡng các cơ hội tuyển sinh. Phần mềm cho phép lưu trữ thông tin liên quan đến học viên tiềm năng, bao gồm các dữ liệu cá nhân, nguồn gốc của mối quan hệ (như quảng cáo hoặc giới thiệu), và các tương tác trước đó.

Tính năng quản lý học viên chính thức

Quản lý học viên chính thức trong DotB EMS được thiết kế để giúp các trung tâm giáo dục tổ chức và theo dõi toàn bộ quá trình học tập của học viên. Tính năng này cho phép nhập và cập nhật thông tin học viên, theo dõi tiến độ học tập, và quản lý các tài liệu liên quan như hồ sơ cá nhân, điểm số và chứng chỉ.

Quản lý chương trình đào tạo của trung tâm

Tính năng quản lý chương trình đào tạo trong DotB EMS cho phép các trung tâm giáo dục thiết kế, tổ chức và điều chỉnh các chương trình đào tạo một cách linh hoạt. Phần mềm cung cấp công cụ để xây dựng và duy trì các chương trình đào tạo với các mục tiêu học tập rõ ràng, các môn học và các tài liệu giảng dạy. 

Nó cũng hỗ trợ việc lập kế hoạch các khóa học theo lịch trình và sắp xếp các giảng viên cho các môn học cụ thể. Với tính năng này, các trung tâm có thể dễ dàng theo dõi và điều chỉnh các chương trình đào tạo dựa trên phản hồi của học viên và các thay đổi trong yêu cầu thị trường, từ đó nâng cao chất lượng đào tạo.

Quản lý kết quả học tập

Quản lý kết quả học tập trong DotB EMS cung cấp khả năng theo dõi và phân tích thành tích học tập của học viên một cách chi tiết. Tính năng này bao gồm việc lưu trữ và tổ chức các điểm số từ các bài kiểm tra, bài tập và các kỳ thi. 

DotB EMS cho phép tạo báo cáo về kết quả học tập của học viên, từ đó giúp giảng viên và quản lý đánh giá tiến độ học tập và sự phát triển của từng học viên. Tính năng này cũng hỗ trợ việc theo dõi các mục tiêu học tập, cung cấp thông tin phản hồi cho học viên và điều chỉnh kế hoạch học tập để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cá nhân của họ.

Quản lý nguồn thu

Tính năng quản lý nguồn thu trong DotB EMS giúp các trung tâm giáo dục kiểm soát và theo dõi các khoản thu nhập từ học phí, phí dịch vụ, và các nguồn thu khác. Phần mềm cung cấp các công cụ để ghi nhận và phân tích các giao dịch tài chính, tạo các báo cáo doanh thu chi tiết và theo dõi các khoản nợ và thanh toán. Tính năng này giúp đảm bảo rằng các nguồn thu được quản lý hiệu quả, giúp các trung tâm duy trì tình hình tài chính ổn định và thực hiện các quyết định tài chính chính xác.

Cập nhật báo cáo chi tiết, đơn giản dễ quản lý

Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo DotB EMS cung cấp tính năng cập nhật báo cáo chi tiết với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng quản lý và phân tích thông tin. Các báo cáo có thể được tạo ra tự động hoặc theo yêu cầu, và bao gồm các dữ liệu từ nhiều khía cạnh của quản lý trung tâm như kết quả học tập, doanh thu, và sự tham gia của học viên.

Tổng kết

Hy vọng bài viết trên đã giúp quý độc giả biết được những ưu nhược điểm mà hai phần mềm Excel và CRM mang lại và từ đó trả lời được cho câu hỏi “Doanh nghiệp giáo dục sử dụng Excel hay CRM để quản lý?”. 

Nếu quý anh chị có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 096.126.9091 hoặc truy cập Fanpage DotB. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh chóng để đáp ứng mọi nhu cầu của quý vị.