Nhân viên nghỉ việc mang theo dữ liệu, 6 cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ

Một thách thức lớn mà nhiều trung tâm Anh ngữ đang đối mặt là tình trạng rò rỉ dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc và mang theo dữ liệu để trục lợi hoặc rao bán. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho các cơ sở giáo dục trong việc bảo vệ và ngăn chặn tình trạng đánh cắp dữ liệu. Trong bài viết dưới đây, DotB sẽ giới thiệu đến quý anh chị 6 cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ mang lại hiệu quả cao. 

Dữ liệu của trung tâm ngoại ngữ, trường học là gì?

Dữ liệu của trung tâm ngoại ngữ, trường học” bao gồm toàn bộ thông tin liên quan đến hoạt động của cơ sở giáo dục. Đây là tập hợp các dữ liệu về khách hàng tiềm năng, học viên đang theo học, và nhân viên, cùng với các thông tin liên quan đến các hoạt động hành chính như giáo án, sổ điểm, phiếu thu học viên, và nhiều tài liệu khác. Dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, vận hành, và phát triển trung tâm ngoại ngữ hoặc trường học, giúp đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Vì sao các trung tâm/ trường học thường bị đánh cắp dữ liệu?

Tại sao mỗi trung tâm ngoại ngữ cần có cho mình cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ? Dưới đây là những khó khăn mà nhiều trung tâm/trường học thường gặp phải khi bị đánh cắp dữ liệu. 

Quy trình quản lý lỏng lẻo

Khi quy trình quản lý dữ liệu của trung tâm hoặc trường học không được thiết lập chặt chẽ, các đối tượng xấu bên ngoài có thể dễ dàng truy cập và đánh cắp thông tin quan trọng. Điều này thường xảy ra khi các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, và kiểm soát truy cập không được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm ngặt.

Còn sử dụng các hồ sơ, tài liệu bằng giấy tờ

Khi quy trình quản lý dữ liệu của trung tâm hoặc trường học không được thiết lập chặt chẽ, các đối tượng xấu bên ngoài có thể dễ dàng truy cập và đánh cắp thông tin quan trọng. Điều này thường xảy ra khi các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, và kiểm soát truy cập không được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm ngặt.

Không bảo mật hệ thống, đối tượng xấu tấn công

Một trong những nguyên nhân chính khiến dữ liệu bị đánh cắp là do hệ thống quản lý của trung tâm hoặc trường học không được bảo mật đầy đủ. Các lỗ hổng bảo mật trong hệ thống phần mềm hoặc mạng nội bộ có thể bị khai thác bởi các đối tượng xấu, dẫn đến việc thông tin quan trọng bị tấn công, mã hóa, hoặc đánh cắp.

Nhân viên đánh cắp, bán dữ liệu

Một rủi ro đáng lo ngại xuất phát từ chính nội bộ tổ chức, khi nhân viên có thể tận dụng quyền truy cập của mình để trộm cắp và bán dữ liệu cho các bên thứ ba nhằm trục lợi cá nhân. Tình trạng này thường diễn ra trong bối cảnh các biện pháp kiểm soát nội bộ không được thực hiện chặt chẽ, bao gồm thiếu sự giám sát việc truy cập dữ liệu và không áp dụng phân quyền rõ ràng cho từng vai trò trong tổ chức.

Phần mềm quản lý miễn phí không đáp ứng yêu cầu bảo mật

Việc sử dụng các phần mềm quản lý miễn phí có thể tiết kiệm chi phí, nhưng thường đi kèm với những rủi ro lớn về bảo mật. Các phần mềm này thường không được cập nhật định kỳ, thiếu các tính năng bảo mật quan trọng như mã hóa dữ liệu hoặc xác thực đa yếu tố, dẫn đến nguy cơ cao về việc dữ liệu bị tấn công hoặc đánh cắp.

Hệ thống quản lý không phân quyền rõ ràng

Hệ thống quản lý dữ liệu thiếu sự phân quyền rõ ràng có thể dẫn đến tình trạng truy cập không được kiểm soát, cho phép bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể tiếp cận các thông tin nhạy cảm. Khi không có quy định cụ thể về quyền hạn truy cập dựa trên vai trò, nguy cơ đánh cắp dữ liệu tăng cao. 

Điều này không chỉ tạo lỗ hổng lớn trong việc bảo mật mà còn khiến tổ chức dễ dàng rơi vào tình trạng bị lạm dụng thông tin mà không hề hay biết. Việc thiếu giám sát và kiểm soát chặt chẽ khiến hệ thống trở nên dễ bị tổn thương, tạo điều kiện thuận lợi cho hành vi trộm cắp và rò rỉ dữ liệu.

Tham khảo 6 cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ

Dưới đây là 6 cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ mang lại hiệu quả nhất đã được DotB tổng hợp. 

Sử dụng phần mềm quản lý dành riêng cho giáo dục

Phần mềm quản lý được thiết kế dành riêng cho lĩnh vực giáo dục không chỉ giúp tổ chức quản lý hiệu quả mà còn tích hợp các tính năng bảo mật tiên tiến. Với các tính năng đặc thù như quản lý học viên, giáo viên, và hành chính, phần mềm này đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ và quản lý một cách an toàn, giảm thiểu rủi ro bị đánh cắp.

Các giải pháp phần mềm này thường được cập nhật định kỳ để đối phó với các mối đe dọa bảo mật mới nhất giúp bảo vệ dữ liệu của trung tâm và tăng cường sự tin tưởng từ phía phụ huynh và học viên. Việc sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng là một trong những cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ hiệu quả nhất.

Phân quyền cho từng bộ phận, từng nhân viên

Việc phân quyền cụ thể cho từng bộ phận và nhân viên trong trung tâm ngoại ngữ giúp hạn chế quyền truy cập dữ liệu không cần thiết. Nhân viên chỉ có thể truy cập vào những phần dữ liệu liên quan đến công việc của họ, từ đó giảm nguy cơ bị đánh cắp thông tin khi không có quyền truy cập hoặc tải dữ liệu về hệ thống.

Ngoài ra, phân quyền rõ ràng cũng giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát hoạt động làm việc của từng nhân viên. Bất kỳ hành động truy cập hoặc tải xuống dữ liệu nào đều được ghi lại và báo cáo, giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động đáng ngờ. Đây là một bước quan trọng trong cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ.

Sử dụng phần mềm quản lý chất lượng, có cam kết bảo mật dữ liệu

Sử dụng phần mềm quản lý chất lượng với cam kết bảo mật dữ liệu là yếu tố then chốt trong việc bảo vệ dữ liệu của trung tâm ngoại ngữ. Những phần mềm này thường đi kèm với các tiêu chuẩn bảo mật cao, như mã hóa dữ liệu và kiểm tra bảo mật định kỳ, nhằm đảm bảo rằng dữ liệu không bị truy cập trái phép.

Việc lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm có uy tín và đã được kiểm chứng về khả năng bảo mật là một bước đi thông minh. Nhà trường có thể yên tâm rằng mọi thông tin, từ hồ sơ học viên đến dữ liệu tài chính, đều được bảo vệ an toàn. Đây là một trong những cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ hiệu quả.

Phân quyền chỉ có nhà quản trị mới có thể nhìn thấy/ tải dữ liệu

Để đảm bảo rằng chỉ những người có trách nhiệm mới được tiếp cận với thông tin nhạy cảm, việc phân quyền cho nhà quản trị là cực kỳ quan trọng. Chỉ những người quản lý cấp cao mới có thể truy cập và tải xuống các dữ liệu quan trọng, đảm bảo rằng dữ liệu không bị lộ ra ngoài.

Việc này giúp giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin từ bên trong tổ chức, khi mà chỉ một số ít người được phép truy cập vào các dữ liệu quan trọng. Phân quyền chặt chẽ như vậy là một trong những cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ đáng tin cậy.

Thông báo cảnh báo cho tài khoản admin khi có đối tượng xấu cố tình truy cập

Một biện pháp bảo mật hiệu quả khác là cài đặt thông báo cảnh báo cho tài khoản admin khi có bất kỳ hành động đáng ngờ nào xảy ra. Khi có đối tượng xấu cố tình truy cập vào hệ thống, admin sẽ nhận được cảnh báo ngay lập tức, giúp họ phản ứng kịp thời để ngăn chặn nguy cơ mất dữ liệu.

Hệ thống cảnh báo này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn tăng cường khả năng giám sát và kiểm soát tình hình an ninh mạng của trung tâm. Việc này tạo thêm một lớp bảo vệ trong cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ.

Tạo các lớp an ninh – Tránh tình huống xấu bị đánh cắp bởi hacker

Việc tạo ra nhiều lớp bảo mật là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để ngăn chặn các cuộc tấn công từ hacker. Mỗi lớp bảo mật đóng vai trò như một rào cản, khiến cho việc truy cập trái phép trở nên khó khăn hơn nhiều. Các lớp bảo mật này có thể bao gồm tường lửa, mã hóa dữ liệu, hệ thống phát hiện xâm nhập, và các biện pháp xác thực đa yếu tố.

Khi có nhiều lớp bảo mật, ngay cả khi hacker vượt qua được một lớp, họ vẫn phải đối mặt với những lớp bảo mật khác. Điều này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu của trung tâm ngoại ngữ mà còn giảm thiểu rủi ro khi xảy ra các cuộc tấn công mạng. Áp dụng nhiều lớp bảo mật là một trong những cách ngăn chặn đánh cắp dữ liệu cho trung tâm ngoại ngữ tối ưu và cần thiết. 

So sánh phần mềm quản lý CRM và phần mềm quản lý Excel

Để hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa phần mềm quản lý CRM và phần mềm quản lý Excel. Dưới đây là bảng phân tích chi tiết về sự khác nhau này.

So sánh phần mềm quản lý CRM và phần mềm quản lý Excel

Giải đáp câu hỏi của khách hàng về phần mềm quản lý DotB EMS

Một số thắc mắc của khách hàng về phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Dot EMS sẽ được giải đáp đầy đủ và chi tiết sau đây: 

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý DotB EMS

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý được mô tả chi tiết trong bảng dưới đây. 

Chí phí sử dụng phần mềm quản lý DotB EMS 

DotB có cam kết bảo mật dữ liệu cho khách hàng không?

DotB cam kết bảo vệ dữ liệu khách hàng với các biện pháp bảo mật toàn diện. Chúng tôi áp dụng công nghệ mã hóa tiên tiến cùng với các chính sách bảo mật nghiêm ngặt để đảm bảo rằng mọi dữ liệu đều được lưu trữ và xử lý một cách an toàn. Hệ thống của chúng tôi không chỉ phân quyền truy cập rõ ràng mà còn thực hiện sao lưu định kỳ để ngăn ngừa mất mát dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin.

Ngoài ra, DotB cũng chú trọng đến việc bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công mạng. Chúng tôi triển khai các biện pháp phòng chống tiên tiến để bảo vệ hệ thống khỏi các nguy cơ xâm nhập và tấn công. Cam kết của chúng tôi là bảo vệ dữ liệu của khách hàng một cách tốt nhất, chỉ những người có quyền hợp pháp mới được phép truy cập và xử lý thông tin.

Hoạt động Marketing nào thu hút tuyển sinh “Back to school 2024”

Để thu hút học viên cho mùa tuyển sinh “Back to School 2024,” các trung tâm ngoại ngữ có thể triển khai một loạt các ý tưởng truyền thông back to school  sáng tạo và hấp dẫn. Dưới đây là một số ý tưởng nổi bật:

Tổ chức các buổi hội thảo tham quan trường học ảo
Các trung tâm có thể tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến hoặc tham quan trường học ảo để cho học viên tiềm năng trải nghiệm môi trường học tập mà không cần phải di chuyển. Đây là cách hiệu quả để giới thiệu cơ sở vật chất và chương trình đào tạo của trung tâm một cách sinh động và thực tế.

Tạo cơ hội trải nghiệm thực tế thông qua hợp tác doanh nghiệp
Xây dựng quan hệ đối tác với các doanh nghiệp lớn để tổ chức các chương trình trải nghiệm thực tế cho học viên. Ví dụ, tổ chức các buổi trải nghiệm thực tế tại các công ty liên quan đến ngành học của trung tâm giúp học viên hiểu rõ hơn về các cơ hội nghề nghiệp và ứng dụng của kỹ năng họ sẽ học được.

Phát quà tặng thiết thực cho học viên mới
Tặng quà tặng như ba lô, sách giáo khoa, hoặc các vật dụng học tập có thương hiệu của trung tâm cho học viên đăng ký sớm. Đây không chỉ là cách để thu hút học viên mà còn giúp tạo dựng sự nhận diện thương hiệu cho trung tâm.

Hợp tác với KOL/KOC để quảng bá chương trình
Mời các KOL (Key Opinion Leaders) và KOC (Key Opinion Customers) nổi tiếng trong lĩnh vực giáo dục hoặc các lĩnh vực liên quan tham gia quảng bá chương trình “Back to School 2024.” Sự hiện diện của những người có ảnh hưởng này giúp tạo sự tin tưởng và thu hút sự chú ý từ đối tượng học viên mục tiêu.

Cung cấp ưu đãi đặc biệt cho học viên mới
Đưa ra các chương trình ưu đãi đặc biệt, chẳng hạn như giảm giá học phí, tặng khóa học miễn phí, hoặc các gói ưu đãi cho học viên đăng ký trong thời gian nhất định. Những ưu đãi này không chỉ khuyến khích học viên đăng ký sớm mà còn tạo động lực cho họ lựa chọn trung tâm của bạn.

Tổ chức các trò chơi mini game trên mạng xã hội
Tạo các trò chơi mini game thú vị trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, hoặc TikTok với các giải thưởng hấp dẫn. Các trò chơi này không chỉ giúp tăng cường sự tương tác với khách hàng mà còn tạo cơ hội cho họ tìm hiểu thêm về các chương trình học tập của trung tâm một cách vui nhộn.

Những hoạt động Marketing này không chỉ giúp thu hút học viên mới mà còn nâng cao nhận diện thương hiệu của trung tâm ngoại ngữ trong mùa tuyển sinh “Back to School 2024.”

Tổng kết