Điểm danh bằng sổ giấy, thu học phí bằng bảng tính, nhắn tin cho phụ huynh qua nhiều nhóm Zalo khác nhau. Với nhiều trường mầm non, đó vẫn là một ngày làm việc bình thường, và cũng là lý do cụm từ phần mềm PMS được tìm kiếm ngày một nhiều.
Vậy phần mềm PMS là gì, gồm những tính năng nào, và trên thị trường hiện nay có những giải pháp nào để trường lựa chọn? Bài viết này giải thích khái niệm PMS trong bối cảnh mầm non và bán trú, phân tích tính năng, lợi ích, tiêu chí chọn, đồng thời điểm qua 7 phần mềm tiêu biểu để nhà quản lý có cơ sở so sánh trước khi quyết định.
Phần mềm PMS là gì? (Preschool Management Software)
Khái niệm PMS trong quản lý mầm non / bán trú
PMS là viết tắt của Preschool Management Software, tức phần mềm quản lý trường mầm non. Đây là hệ thống số hóa các nghiệp vụ hằng ngày của nhà trường: hồ sơ học sinh, điểm danh, thực đơn bán trú, học phí, liên lạc với phụ huynh và báo cáo cho ban giám hiệu. Toàn bộ dữ liệu được gom về một nơi để nhà trường, giáo viên và phụ huynh cùng truy cập theo quyền của mình.
Điểm đặc thù của khối mầm non là bán trú. Trẻ ăn, ngủ, sinh hoạt tại trường nên các thông tin như khẩu phần, sức khỏe, giờ đón trả luôn cần được ghi nhận chính xác và báo lại cho phụ huynh kịp thời. Phần mềm PMS vì vậy phải xử lý được những việc này, không chỉ dừng ở danh sách học sinh.
Phân biệt PMS mầm non với PMS khách sạn
Cũng viết tắt là PMS, nhưng trong ngành khách sạn, PMS là Property Management System, hệ thống quản lý đặt phòng và vận hành khách sạn. Khi tìm kiếm cụm “phần mềm PMS”, kết quả có thể lẫn cả hai nhóm sản phẩm này. Vì vậy hãy thêm các từ khóa như “mầm non”, “bán trú” hoặc “quản lý trường” để lọc đúng nhóm giải pháp dành cho giáo dục.
PMS khác gì phần mềm quản lý trường học thông thường
Phần mềm quản lý trường học thông thường thường xoay quanh điểm số, thời khóa biểu, học bạ. Phần mềm PMS dành cho mầm non lại ưu tiên các nghiệp vụ chăm sóc và bán trú: điểm danh theo ngày, thực đơn và dinh dưỡng, theo dõi sức khỏe, nhận xét sự phát triển của bé, trao đổi hằng ngày với phụ huynh.
Vì sao trường mầm non cần phần mềm PMS
Công việc thủ công chiếm quá nhiều thời gian giáo viên
Giáo viên mầm non vừa chăm trẻ vừa phải điểm danh, ghi nhận xét, tổng hợp báo cáo. Khi các việc này làm bằng giấy tờ hoặc nhập lại nhiều lần ở nhiều nơi, thời gian dành cho trẻ bị chia nhỏ. Với số hóa, một thao tác điểm danh có thể dùng để tính chuyên cần, tiền ăn và gửi thông báo cho phụ huynh.
Phụ huynh cần thông tin bán trú minh bạch, kịp thời
Phụ huynh gửi con và muốn biết con đã đến lớp chưa, hôm nay ăn gì, có gì cần lưu ý. Nếu trường chỉ báo qua tin nhắn rải rác, thông tin dễ chậm và thiếu thống nhất. Một kênh chính thức trên ứng dụng giúp phụ huynh yên tâm và giảm số cuộc gọi hỏi lại giáo viên.
Dữ liệu rời rạc khi trường có nhiều cơ sở
Với trường có nhiều cơ sở, dữ liệu học sinh, học phí và nhân sự nằm ở từng điểm trường khiến ban giám hiệu khó có bức tranh chung. Hệ thống tập trung cho phép theo dõi sĩ số, doanh thu và chuyên cần toàn hệ thống trong một báo cáo.
Dữ liệu của trẻ cần được quản lý an toàn
Hồ sơ, hình ảnh và thông tin sức khỏe của trẻ là dữ liệu nhạy cảm. Lưu rải rác trên máy cá nhân hay tài khoản chat dễ gây thất thoát, trong khi hệ thống tập trung có phân quyền giúp nhà trường kiểm soát ai được xem thông tin nào.
Tính năng cốt lõi của phần mềm PMS quản lý mầm non
- Quản lý hồ sơ học sinh và lớp học: Lưu thông tin trẻ, phụ huynh, lớp học, lịch sử theo học và các ghi chú đặc biệt.
- Điểm danh, theo dõi đến lớp: Giáo viên điểm danh hằng ngày, hệ thống tổng hợp chuyên cần và có thể thông báo cho phụ huynh khi trẻ đã đến lớp.
- Thực đơn, dinh dưỡng và bán trú: Xây dựng thực đơn theo tuần, tính khẩu phần, báo cáo dinh dưỡng và đối chiếu với số trẻ ăn thực tế để tính tiền ăn.
- Quản lý học phí, phiếu thu: Tính khoản thu theo từng bé, tạo và gửi phiếu thu, nhắc đóng phí, ghi nhận thanh toán.
- Sổ liên lạc điện tử và nhắn tin phụ huynh: Kênh liên lạc chính thức giữa trường, giáo viên và phụ huynh: thông báo, bảng tin, tin nhắn hai chiều, đơn xin nghỉ, dặn thuốc.
- Nhận xét, đánh giá sự phát triển của bé: Giáo viên ghi nhận xét theo ngày, tuần, tháng, tạo mẫu đánh giá định kỳ theo tiêu chí của trường và chia sẻ hình ảnh hoạt động của bé.
- Báo cáo cho ban giám hiệu: Báo cáo sĩ số, chuyên cần, thu chi, dinh dưỡng theo thời gian thực, xem được trên điện thoại để lãnh đạo ra quyết định kịp thời.
Lợi ích của phần mềm PMS với từng đối tượng
- Ban giám hiệu và chủ trường: Nắm được tình hình vận hành và tài chính theo số liệu thật, kiểm soát thu chi minh bạch, dễ mở rộng thêm cơ sở mà không phải xây lại quy trình từ đầu.
- Giáo viên: Giảm việc giấy tờ lặp lại, có thêm thời gian cho trẻ. Mọi thao tác điểm danh, nhận xét, liên hệ phụ huynh nằm gọn trong một ứng dụng.
- Phụ huynh: Biết con đến lớp lúc nào, ăn gì, học gì ngay trên điện thoại. Thanh toán học phí thuận tiện và có lịch sử rõ ràng.
Tiêu chí chọn phần mềm PMS phù hợp với trường
Phạm vi tính năng so với nhu cầu thực tế
Liệt kê trước những nghiệp vụ nhà trường cần số hóa ngay (điểm danh, học phí, bán trú, liên lạc) rồi mới so sánh. Chọn thừa tính năng sẽ tăng chi phí và khiến giáo viên khó làm quen.
Khả năng mở rộng, quản lý đa cơ sở
Nếu có kế hoạch mở thêm cơ sở, hãy chọn hệ thống quản lý được nhiều điểm trường trên cùng một tài khoản và có báo cáo tổng hợp.
Bảo mật dữ liệu
Hỏi rõ cách phân quyền người dùng, nơi lưu dữ liệu và chính sách bảo mật thông tin trẻ trước khi ký hợp đồng.
Chi phí và mức minh bạch về giá
Nhiều nhà cung cấp không công khai bảng giá mà chỉ báo giá theo nhu cầu. Điều đó không có gì bất thường, nhưng nhà trường nên hỏi rõ cách tính (theo số bé hay theo gói), các khoản phụ thu và thời gian dùng thử.
Hỗ trợ triển khai và đào tạo
Dữ liệu ban đầu có ai nhập giúp không, giáo viên được đào tạo thế nào, hỗ trợ qua kênh nào và vào khung giờ nào. Đây là yếu tố quyết định phần mềm có thực sự được dùng hay không.
7 phần mềm PMS quản lý mầm non tiêu biểu
Dưới đây là 7 phần mềm quản lý mầm non đang được nhiều trường quan tâm. Thông tin tổng hợp từ các trang công khai, có thể thay đổi theo thời điểm, nhà trường nên liên hệ từng đơn vị để cập nhật.
DotB (Schooly + DotB EMS)
DotB là công ty công nghệ giáo dục phát triển hệ sinh thái DotB EMS cho các tổ chức giáo dục, trong đó có khối mầm non và K12. Điểm khác biệt của DotB là nối liền hành trình từ tuyển sinh đến học vụ, không chỉ dừng ở khâu vận hành sau nhập học.
Hệ thống gồm 4 trục chính: CRM tuyển sinh, SIS quản lý học vụ, Education Payment thu học phí và Mobile App Portal kết nối phụ huynh, giáo viên với nhà trường. Với phụ huynh, ứng dụng sổ liên lạc điện tử Schooly cho phép theo dõi lịch học, nhận thông báo đẩy và xem nhận xét của giáo viên. Khi giáo viên hoàn tất điểm danh, phụ huynh nhận thông báo ngay.
Phù hợp với: trường và chuỗi trường mầm non muốn quản lý tuyển sinh, vận hành, thu học phí và liên lạc phụ huynh trên một nền tảng thống nhất. Trường có thể đăng ký trải nghiệm 30 ngày miễn phí, báo giá theo nhu cầu cụ thể.
VnEdu Kids (VNPT)
VnEdu Kids là ứng dụng kết nối mầm non của Tập đoàn VNPT. Theo tổng hợp của Base, phần mềm hỗ trợ lưu trữ hồ sơ, lập kế hoạch giảng dạy, cập nhật chuyên cần và điểm danh thông minh. Chi phí có các gói theo dung lượng và khoản SMS phụ thu.
Phù hợp với: trường có nhu cầu làm việc với nhà cung cấp viễn thông lớn, cần kênh thông báo qua SMS.
EMIS Kindergarten (MISA)
EMIS Kindergarten là phần mềm của MISA dành cho trường mầm non. Theo trang giới thiệu, phần mềm hỗ trợ tuyển sinh trực tuyến, tính khoản thu và nhắc đóng học phí tự động, lập thời khóa biểu thông báo tới phụ huynh, báo cáo dinh dưỡng và đánh giá học tập qua hình ảnh, nhận xét. Trang này ghi rõ phần mềm sử dụng miễn phí.
Phù hợp với: trường muốn bắt đầu số hóa với chi phí phần mềm thấp.
KidsOnline
KidsOnline ra đời từ năm 2016, trang giới thiệu của đơn vị cho biết có hơn 50 trường mầm non tại Hà Nội sử dụng. Tính năng gồm quản lý hồ sơ, tự động tính học phí, tiền ăn và đưa đón, điểm danh và chuyên cần, ghi nhận hoạt động hằng ngày, trao đổi hai chiều với phụ huynh, theo dõi sức khỏe, chiều cao, cân nặng. Trang không công bố mức giá.
Phù hợp với: trường quy mô vừa và nhỏ cần phần mềm tập trung vào nghiệp vụ mầm non cơ bản.
Mona NextGen (Mona Software)
Mona NextGen tích hợp quản lý học sinh, giáo viên, hồ sơ, học phí, sổ liên lạc điện tử và báo cáo thu chi. Theo trang giới thiệu, phần mềm phù hợp từ trường đơn lẻ đến chuỗi nhiều trường và có cả phương án miễn phí lẫn có phí, chi tiết giá cần liên hệ nhà cung cấp.
Phù hợp với: trường hoặc chuỗi trường cần giải pháp quản lý tổng thể, sẵn sàng trao đổi với đơn vị phát triển để cấu hình theo nhu cầu.
SanAn Kids
SanAn Kids là phần mềm quản lý mầm non và liên cấp của SanAn, có website quản trị và ứng dụng di động theo vai trò cho phụ huynh, giáo viên, quản lý. Thông tin công khai nhắc đến điểm danh bằng mã QR, quản lý học phí, nhắn tin giữa trường và phụ huynh, bảng tin, đơn xin nghỉ và báo cáo tự động. Website không công khai bảng giá, khách hàng liên hệ để được báo giá.
Phù hợp với: trường mầm non và liên cấp cần tập trung vào các tác vụ vận hành hằng ngày và liên lạc phụ huynh.
LittleLives
LittleLives là hệ thống quản lý trường mầm non có nguồn gốc từ Singapore. Theo trang sản phẩm, giải pháp gồm quản lý vận hành trung tâm, hồ sơ học tập có ảnh và video chia sẻ với phụ huynh, lịch và bảng tin chung, lập hóa đơn và thu phí, báo cáo phân tích, chấm công nhân sự. Mức giá được công bố ở trang riêng.
Phù hợp với: trường muốn tham khảo mô hình quản lý quốc tế, chú trọng hồ sơ học tập qua hình ảnh.
[XEM THÊM] : Sau Mùa Tuyển Sinh, Trường Mầm Non Cần Làm Gì? Lưu Ý 5 Việc Không Nên Bỏ Qua
Thách thức thường gặp khi triển khai phần mềm PMS
Giáo viên, phụ huynh chưa quen thao tác số
Không ít giáo viên đã quen sổ giấy, còn phụ huynh có người chưa quen cài ứng dụng. Giao diện phức tạp khiến phần mềm dễ bị bỏ dở sau vài tuần đầu.
Dữ liệu đứt gãy giữa tuyển sinh và vận hành
Nhiều trường dùng một công cụ cho tuyển sinh và một công cụ khác cho vận hành. Khi bé nhập học, thông tin phải nhập lại thủ công, dễ sai lệch.
Triển khai mất thời gian, khó đo hiệu quả
Chuyển từ quy trình cũ sang hệ thống mới đòi hỏi nhập dữ liệu, đào tạo và theo dõi. Thiếu lộ trình rõ ràng, nhà trường khó biết đã đưa được bao nhiêu nghiệp vụ lên hệ thống.
Lo ngại an toàn dữ liệu của trẻ
Phụ huynh và nhà trường đều quan tâm hình ảnh, thông tin của trẻ được lưu trữ và chia sẻ ra sao, ai được xem.
DotB đồng hành cùng trường mầm non thế nào
Mỗi thách thức ở trên có một hướng xử lý tương ứng từ DotB.
App dễ dùng cho giáo viên và phụ huynh (Schooly)
Ứng dụng sổ liên lạc điện tử Schooly đưa các tác vụ quen thuộc như điểm danh, xem lịch, nhận thông báo và nhận xét vào một ứng dụng, giúp giáo viên và phụ huynh làm quen nhanh hơn. Tìm hiểu thêm tại giải pháp quản lý giáo dục mầm non của DotB.
Liền mạch từ lead tuyển sinh đến hồ sơ học vụ (DotB EMS: CRM + SIS)
Dữ liệu phụ huynh quan tâm được lưu trong CRM tuyển sinh, khi bé nhập học thông tin chuyển sang SIS quản lý học vụ mà không phải nhập lại. Đây là lợi thế của hệ thống nối liền hai khâu thay vì chỉ làm vận hành.
Lộ trình triển khai và hỗ trợ
DotB đồng hành cùng nhà trường trong quá trình đưa dữ liệu lên hệ thống và hướng dẫn sử dụng, để từng bước chuyển nghiệp vụ sang nền tảng mới thay vì đổi toàn bộ cùng lúc.
Nền tảng dữ liệu tập trung, phân quyền, trải nghiệm 30 ngày miễn phí
Toàn bộ dữ liệu nằm trên một nền tảng tập trung với phân quyền người dùng, giúp nhà trường kiểm soát ai được xem thông tin nào. Trường có thể đăng ký dùng thử 30 ngày miễn phí để đánh giá trên dữ liệu thực tế trước khi quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm PMS khác gì so với phần mềm quản lý trường học thông thường?
Phần mềm PMS được thiết kế riêng cho mầm non nên tập trung vào các nghiệp vụ chăm sóc và bán trú như điểm danh theo ngày, thực đơn, dinh dưỡng, theo dõi sức khỏe và liên lạc hằng ngày với phụ huynh. Phần mềm quản lý trường học thông thường thiên về điểm số, thời khóa biểu và học bạ của cấp phổ thông. Vì vậy, trường mầm non nên ưu tiên giải pháp có sẵn các nghiệp vụ bán trú thay vì tùy biến lại từ hệ thống dành cho cấp học khác.
Trường mầm non chỉ có một cơ sở nhỏ có cần PMS không?
Có, vì nhu cầu tiết kiệm thời gian và minh bạch với phụ huynh không phụ thuộc quy mô. Trường nhỏ có thể bắt đầu với các tính năng cơ bản như điểm danh, học phí và sổ liên lạc điện tử, rồi mở rộng dần khi cần. Nên chọn giải pháp cho phép nâng cấp để không phải chuyển dữ liệu khi trường lớn hơn.
Lời kết
Phần mềm PMS giúp trường mầm non đưa điểm danh, bán trú, học phí và liên lạc phụ huynh về cùng một nơi, giảm việc thủ công và tăng sự minh bạch với gia đình. Khi chọn phần mềm PMS, nhà trường nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế, so sánh tiêu chí về tính năng, mở rộng, bảo mật, chi phí và hỗ trợ, rồi dùng thử trước khi quyết định. Nếu anh/chị muốn tìm hiểu thêm hoặc cần tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô trường, hãy liên hệ Fanpage DotB để đội ngũ hỗ trợ trực tiếp.
