Lưu ý quan trọng khi triển khai CRM cho trung tâm ngoại ngữ

Triển khai CRM cho trung tâm ngoại ngữ trung tâm cần chuẩn bị gì ? Những tính năng bắt buộc cần lưu ý khi triển khai ?

Một câu hỏi rất quan trọng nhưng đa số mọi người đều bỏ quên khi muốn triển khai hệ thống CRM cho trung tâm. Việc đầu đầu tiên thường bị quên khi triển khai hệ thống CRM có lẽ là khảo sát lựa chọn phần mềm chuẩn mực. “Một hệ thống CRM chuẩn mực cần có những tính năng gì ?”​. Nghe thì đơn giản nhưng thực tế thì không có câu trả lời chính xác 100% cho câu hỏi này. Bởi rằng mỗi phần mềm CRM thường tập trung tối ưu một số giai đoạn nhất định.

Tuy nhiên có 1 điều chắc chắn là bất kỳ khi triển khai  hệ thống CRM cho trung tâm ngoại ngữ cũng cần những tính năng cốt lõi để hỗ trợ cho cả 3 giai đoạn.

  • Trước bán hàng
  • Trong bán hàng
  • Sau bán hàng

Về mặt lý thuyết, một hệ thống chuẩn mực khi triển khai CRM cho trung tâm ngoại ngữ luôn cần có đủ 6 nhóm tính năng sau:

1. Nhóm tính năng Marketing - Giai đoạn trước bán hàng

Triển khai CRM cho trung tâm ngoại ngữ trong giai đoạn khởi điểm này cần các chức năng như sau.

●  Quản lý cơ hội / đề xuất / báo giá.

●  Kịch bản tư vấn và chốt sales.

●  Kết nối với web bán hàng, landing page và các kênh bán hàng khác.

●  Gửi email tự động (email automation), marketing tự động.

2. Nhóm tính năng Sales - Giai đoạn bán hàng

  • Quản lý hóa đơn (Invoice Management).
  • Quản lý thanh toán (Payment).
  • Quản lý thông tin khách hàng 360 độ.
  • Quản lý hợp đồng (Contract Management).

Đây là nhóm tính năng quan trọng cần phải có trong khi triển khai CRM cho trung tâm ngoại ngữ.

Nhóm tính năng Service - Dịch vụ sau bán hàng

  • Trung tâm hỗ trợ (Help Desk).
  • Tính năng trò chuyện (Chat Integration).
  • Support Automations ( Hỗ trợ tự động hóa).
  • Quản lý tri thức ( Knowledge Management).
  • Quản lý công việc / dự án…

4. Nhóm tính năng báo cáo và phân tích - Reports and analyses

Phần phân tích được coi là yếu tố then chốt cho những công việc Sales, marketing, Service tiếp theo như phân tích theo độ tuổi, vùng miền, sản phẩm nào bán chạy, thời điểm.

●  Báo cáo bán hàng.

●  Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi.

●  Tính doanh số cho nhân viên.

●  Quản lý chỉ tiêu KPI (Goal Tracking).

●  Quản lý tài chính (Financial Management).

●  Dự báo bán hàng.

5. Tính năng hỗ trợ làm việc nhóm - Collaborative

Trong các hệ thống CRM hiện đại, các tính năng hỗ trợ làm việc nhóm ngày càng có vai trò quan trọng. Bởi nó cung cấp các công cụ tuyệt vời để tăng cường sự tương tác và phối hợp giữa các nhóm nhân viên. Điều này làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng về thời gian và chất lượng sản phẩm dịch vụ.

    • Quản lý công việc / dự án trực quan.
    • Chat nội bộ, gọi điện thoại nội bộ qua tổng đài call center.
    • Tự động nhắc nhở cảnh báo, hạn hoàn thành.
    • Comment, bình luận.
    • Danh sách công việc cá nhân.

6. Nhóm tính năng tùy chỉnh hệ thống - System

Cho phép thiết lập và tùy chỉnh hệ thống linh hoạt phù hợp với mô hình hoạt động của trung tâm.

    • Tính năng phân quyền (Role-based views).
    • Tùy chỉnh, thêm bớt trường thông tin.
    • Tùy chỉnh biểu mẫu nhập liệu.
    • Mẫu email thông báo tự động.
    • Thay đổi menu hệ thống.

Triển khai CRM nên bắt đầu từ đâu ?

Trong thực tế, việc lựa chọn được phần mềm CRM tốt nhất và phù hợp nhất là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau. Nhiều trung tâm bỏ ra rất nhiều tiền để mua các giải pháp tốt nhất thế giới nhưng lại không phù hợp với quy mô công ty. Bí quyết để chọn được phần mềm phù hợp để triển khai CRM cho trung tâm là gì? Đó là ​“không phải là đắt nhất hay nổi tiếng thế giới mà là chọn phần mềm phù hợp nhất”.

Nên chọn hệ thống Cloud CRM hay CRM self-host?

Khi triển khai CRM, bạn đứng trước 2 lựa chọn: Mua hay Thuê vì mỗi hệ thống có một ưu và nhược điểm khác nhau.

Bạn biết đấy, không phải trung tâm nào cũng đủ nguồn lực để tự phát triển hệ thống CRM. Bởi vì để triển khai được, ngoài tài chính, còn rất nhiều yếu tố như: nhân sự am hiểu công nghệ, trang thiết bị, thời gian triển khai….

Trong đa số trường hợp, giải pháp Cloud CRM là lựa chọn tối ưu nhất cho mọi trung tâm vì những lợi ích sau:

  • Triển khai nhanh hơn

Giải pháp Cloud CRM ​được triển khai cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng. Vì giải pháp cloud không phải trải qua quá trình cài đặt hoặc triển khai tốn công sức, không cần phương tiện thiết lập hay bảo trì. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí công nghệ và loại bỏ sự đau đầu mỗi khi phiên bản tới lịch cập nhật hệ thống.

  • Cập nhật phần mềm tự động

Cloud CRM được nhà cung cấp cập nhật theo thời gian thực. Vì vậy, không có thời gian chết trên hệ thống, trung tâm không mất thêm tiền phí bổ sung do bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống. Việc của bạn chỉ là “xài” mà thôi.

  • Tiết kiệm chi phí khi tăng quy mô kinh doanh

Thông thường, khi thuê Cloud CRM, các nhà cung cấp định giá bởi số lượng người dùng truy cập hoặc các tính năng của hệ thống. Vì thế, các gói thuê lớn luôn có mức giá ưu đãi tốt hơn về giá. Khi có nhân sự mới, bạn dễ dàng thêm họ vào hệ thống để sử dụng.

  • Làm việc ở mọi nơi, trên mọi thiết bị

Dù ở đâu, miễn là có internet, người dùng có thể truy cập & cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị, ngay cả khi bạn đang đi đường.

  • Tăng cường hợp tác

Sử dụng hệ thống CRM cloud cho phép các nhóm làm việc từ xa vẫn có thể kết nối và tương tác hỗ trợ nhau mà không cần đầu tư thêm văn phòng làm việc hay phương tiện.

CRM Tây hay ta nên chọn cái nào?

Người quản lý trung tâm tại Việt Nam thường có suy nghĩ sản phẩm nước ngoài sẽ tốt hơn. Vậy nên thích triển khai hệ thống CRM quy mô lớn mà quên đi mất mình cần gì ở hệ thống quản lý đó.

Phải thừa nhận rằng, các hệ thống CRM ngoại có nhiều tính năng hiện đại hơn nhiều. Như đã nói ở trên, khi lựa chọn hệ thống CRM bạn cần quan tâm đến 4 tiêu chí sau. Các tính năng dễ sử dụng, dễ tích hợp và phù hợp với nhu cầu đào tạo  quản lý. Là một người quản lý bạn cần phải xác định quy mô trung tâm bạn phù hợp với hệ thống như nào ? Để từ đó đưa ra cân nhắc chính xác về hệ thống quản lý mình sẽ triển khai.

CRM nước ngoài đầy đủ các tính năng nhưng chưa phù hợp với tất cả trung tâm ở Việt Nam. Khi đó trung tâm bạn bỏ một khoản tiền không hề nhỏ để triển khai CRM nhưng tính năng cần lại không có, tính năng cực nhiều mà không dùng đến, thậm chí là khó thực hiện. Vậy nên bạn cần lựa chọn sản phẩm phù hợp chứ không phải sản phẩm tốt nhất? Mua phần mềm trong nước hay ngoài nước đều được miễn là nó đáp ứng được yêu cầu của bạn.

DotB EMS là một hệ thống quản lý chuyên sâu cho giáo dục ở Việt Nam. DotB EMS là lựa chọn đáng để bạn cân nhắc khi triển khai phần mềm quản lý cho trung tâm vì chúng lấy được những ưu điểm của cả giải pháp nước ngoài và trong nước.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp để triển khai CRM cho trung tâm ngoại ngữ

Sau khi đã làm rõ các vấn đề trên, đến bước này là vô cùng quan trọng, lựa chọn của bạn quyết định đến việc thành hay bại khi triển khai CRM.
Trên thị trường, đơn vị cung cấp phần mềm CRM vô cùng nhiều. Nhưng chọn được hệ thống tốt nhất với trung tâm bạn thì không thể vì phần mềm được tạo ra không phải cho riêng trung tâm bạn. Bạn chỉ có thể tìm được hệ thống phù hợp với trung tâm bạn mà thôi.

Dưới đây là 4 cốt lõi giúp bạn lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp:

● Dễ sử dụng

Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất là tính “dễ sử dụng”. Không cần đào tạo cũng sử dụng thành thạo thì phải gọi là trên cả tuyệt vời. Chắc bạn biết, thời gian đào tạo nhân sự sử dụng thành thạo hệ thống không hề ngắn, lại tốn không ít tiền. Trong khi nhân sự có xu hướng người ra kẻ vào, nếu CRM khó dùng rất mất thời gian để chuyển giao và đào tạo cho người mới.

● Tính năng, đặc điểm

Bạn cần tính năng gì ở phần mềm CRM, hãy liệt kê thật chi tiết. Sau đó dựa vào danh sách tính năng ấy, đánh giá từng hệ thống và lựa chọn ra đơn vị phù hợp. Đặc biệt, chú ý tính năng tùy chỉnh.

● Dễ tích hợp

Tích hợp là một trong những tính năng phải có khi triển khai hệ thống CRM, phần mềm có thể tích hợp được với các hệ thống khác không. Ví dụ, tích hợp với email marketing chẳng hạn.

● Đào tạo và Hỗ trợ

Khi triển khai hệ thống CRM, đào tạo là rất quan trọng. Nếu người dùng không biết cách sử dụng nó, thì CRM hoàn hảo đến đâu cũng trở thành vô dụng. Hãy xem nhà cung cấp CRM hỗ trợ thông qua những kênh nào giờ giấc, quy trình ra sao và khoản chi phí bổ sung.

Nếu bạn muốn triển khai hệ thống CRM trong nước, việc đào tạo và hỗ trợ luôn thuận tiện hơn bao giờ hết. DotB là một ví dụ.

Thao khảo số liệu từ SlimCRM

 

DotB là hệ thống CRM  quản lý chuyên sâu cho lĩnh vực đào tạo. DotB CRM đã triển khai tại thành công cho các trung tâm đào tạo hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi được đánh giá là giải pháp phù hợp với các trung tâm đào tạo có quy mô, quy trình hoạt động từ nhỏ đến lớn. Chúng tôi CAM KẾT mang đến giải pháp TỐT NHẤT với chi phí PHÙ HỢP NHẤT.

CHÚNG TÔI có một đội ngũ chuyên gia và công việc duy nhất là cung cấp nền tảng mạnh mẽ, chuyên nghiệp giúp tối ưu quy trình làm việc của bạn.

Hãy gọi ngay để được tư vấn và chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Hoặc đăng ký để trải nghiệp miễn phí phần mềm.

Đăng ký dùng thử Hotline: 096.126.9091

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *