Rất nhiều trung tâm chọn cách quản lý học sinh bằng Excel. Nguyên nhân sâu xa là do không đủ ngân sách và thời gian để nghiên cứu sử dụng một phần mềm chuyên sâu nào đó giúp hỗ trợ công việc hàng ngày cho việc chăm sóc học viên.
Tuy nhiên Excel chỉ phù hợp với giai đoạn đầu, với các trung tâm có số lượng học viên không nhiều và quy mô còn nhỏ .
Nếu trung tâm của bạn đang mở rộng quy mô, mở rộng cơ sở, chi nhánh? Nếu số lượng lớp học của bạn đang gia tăng nhanh? Nếu số lượng học viên từ 100 người trở lên? Khi đó bạn nên sử dụng phần mềm quản lý học viên chuyên sâu dành cho trung tâm đào tạo.
Dưới đây là những lý do DotB tổng hợp được tại sao bạn không nên sử dụng quản lý dữ liệu học sinh bằng excel.
Khi bạn bắt đầu khởi nghiệp, có vẻ Excel là người bạn thân thiết hỗ trợ bạn tính toán rất nhiều. Những công việc đơn giản như thực hiện các tính toán tổng hợp cho đến lưu trữ thông tin dữ liệu học viên. Trên thực tế là Excel rất tiện dụng, dễ cài đặt và rất dễ sử dụng. Đối với các trung tâm quy mô nhỏ và ngân sách còn hạn chế thì Excel rất lý tưởng để quản lý học viên.
Tuy nhiên, đối với các trường hợp sau thì bạn bắt đầu phải tính đến việc thay thế công cụ Excel:
- Số lượng học viên tăng nhanh.
- Nhu cầu các lớp học mới càng nhiều.
- Cần các thống kê báo cáo theo quý, tháng, năm.
- Trung tâm mở thêm nhiều chi nhánh mới.
Hiện tại sử dụng Excel để quản lý học sinh cũng đã dễ dàng hơn nhiều vì Google cho ra mắt Google Bảng Tính giúp nhân viên có thể có được phiên bản của công việc cập nhật mọi lúc, mọi nơi.
Nhưng quản lý học sinh bằng Excel cũng rất dễ gây thiếu sót, nhầm lẫn, và không phải là một cách hiệu quả để làm việc. Giả sử bạn phải liên hệ với 20 học viên tiềm năng, trong khi số lượng tháng trước mới chỉ là 3 học viên. Lúc này, danh sách gửi mail của bạn cần phải được lưu trữ tốt hơn, bạn sẽ khó có thể theo dõi mọi tương tác của mọi học viên tiềm năng và khó xác định được học viên đang ở giai đoạn nào trong quy trình chuyển đổi.
Đây là lúc bạn nhận ra quản lý học sinh bằng Excel chưa đủ để quản lý các đầu việc. Và cũng là lúc phải nói lời tạm biệt với các công cụ đã lỗi thời, không còn phù hợp với trung tâm. Khi Excel hỗ trợ không hiệu quả và làm mất nhiều thời gian của bạn trong quá trình làm việc, đó là lúc bạn nên thay thế Excel bằng hệ thống CRM. DotB CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng chuyên sâu cho lĩnh vực đào tạo.
Phần mềm quản lý khách hàng là gì ?
CRM là gì? CRM (Customer Relationship Management) tạm dịch là quản trị quan hệ khách hàng. Phần mềm CRM giúp các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu, thói quen của khách hàng. Thông qua phần mềm CRM các doanh nghiệp có thể đánh giá được giá trị của từng phân đoạn khách hàng khác nhau, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Đọc đầy đủ tại đây.
Nói dễ hiểu hơn khi trung tâm sử dụng hệ thống CRM để duy trì và nuôi dưỡng mối quan hệ với học viên tiềm năng của trung tâm.
Một số trung tâm cũng sử dụng CRM để chạy các chiến dịch quảng cáo, gửi email, gọi điện chăm sóc,.. đây là một tiện ích bổ sung tuyệt vời của DotB CRM.
Về bản chất, CRM là một phần mềm hoàn thiện dành cho sales quản lý các mối quan hệ kinh doanh. Cụ thể hơn, CRM cho phép bạn tạo hồ sơ cá nhân cho mỗi học viên tiềm năng, theo dõi mọi giao dịch, thực hiện cuộc gọi, gửi email, tạo báo cáo, thiết lập cuộc họp, thêm ghi chú, chia sẻ thông tin và xem xét mọi tương tác bạn từng có với học viên tiềm năng. 
Gói tiện lợi hệ thống DotB crm mang lại cho trung tâm đào tạo
Một nền tảng có ít nhất 8 điều để thúc đẩy sự phát triển cho doanh nghiệp của bạn
1. Trao đổi công việc giữa các nhân viên
Đây là lợi thế lớn nhất của DotB CRM so với Excel. Khi sử dụng DotB CRM, sales manager có thể giao học viên tiềm năng nào đó cho một nhân viên trong đội ngũ. Và nhân viên đó có thể thực hiện cuộc gọi ngay từ CRM.
DotB ra mắt phiên bản gọi điện qua hệ thống Call Center ngay trên phần mềm CRM.
Một số phần mềm CRM thậm chí còn có tính năng hộp thoại nội bộ team- một hộp thư chung cho tất cả các thành viên của nhóm. Vì vậy các thành viên trong nhóm đang có mặt có thể bước vào và tiếp nhận các cuộc hội thoại quan trọng trong trường hợp một đồng nghiệp nào đó không có mặt ở đó. 
2. Hệ thống ALL in one cho doanh nghiệp
Khi bạn quản lý khách hàng bằng excel, bạn cũng cần một ứng dụng email, phần mềm gọi điện, lịch và một loạt các công cụ khác để quản lý doanh số của bạn.
Hãy tưởng tượng một công cụ với tất cả các tính năng này. Đó là nơi mà một CRM chuyên sâu cho giáo dục giữ lợi thế. Có 6 lợi ích quan trọng của việc sử dụng phần mềm CRM để quản lý học viên của trung tâm.
- DUY TRÌ CƠ SỞ DỮ LIỆU TẬP TRUNG TRÊN TOÀN BỘ DOANH SỐ CỦA BẠN
- QUẢN LÝ TẤT CẢ CÁC GIAO TIẾP VÀ TƯƠNG TÁC VỚI KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG.
- TỰ ĐỘNG HOÁ NHẬP DỮ LIỆU
- NHẮC NHỞ
- TRAO ĐỔI DỄ DÀNG VỚI CÁC THÀNH VIÊN
- PHÂN LOẠI KHÁCH HÀNG DỄ DÀNG
Mô hình hệ thống quản lý khách hàng dành cho trung tâm đào tạo DotB – EMS
3. Tự động hóa (Automation)
Tự động hóa là một yếu tố cực kỳ quan trọng mà Excel lại không hề có, vì vậy các dữ liệu được cập nhật thủ công.
Nhưng DotB CRM thì khác. Giả sử để lấy thông tin học viên tiềm năng, bạn đặt biểu mẫu trên website. Thông thường, khi học viên tiềm năng điền vào biểu mẫu, bạn nhận được một thông báo qua email với các chi tiết khách hàng tiềm năng và bạn đi đến tệp Excel của mình. Bạn nhập chi tiết thông tin vào các ô tương ứng. Và bạn luôn phải lặp đi lặp lại quy trình này mỗi khi có thêm một khách hàng tiềm năng trên web.
Với công cụ DotB CRM, bạn có thể tự động hóa hoạt động này. Mỗi khi ai đó điền vào biểu mẫu của bạn, họ sẽ được ghi danh vào danh sách khách hàng tiềm năng trong hệ thống CRM của bạn. Chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Và đây chỉ là một trong rất nhiều tính năng tự động của DotB CRM.
4. Theo dõi học viên tiềm năng
Bạn không thể gửi email cho học viên mà cũng càng không thể theo dõi được tình hình hiệu quả hoạt động của các email ra sao. Với hệ thống DotB CRM, bạn có thể theo dõi xem email của bạn có được học viên mở xem không qua tỷ lệ mở mail (OR), biết liệu học viên có nhấp vào liên kết đính kèm trong mail không qua CTR, hành vi của học viên tiềm năng trên trang web / sản phẩm của bạn trên thực tế mỗi bước đi của học viên tiềm năng.
Tất cả thông tin này được cập nhật liên tục và sẽ cho bạn biết khi nào là lúc bạn cần nhảy vào tương tác. Thông báo về học viên tiềm năng của bạn tải xuống một case study? Đó là một dấu hiệu cho thấy họ đang tìm hiểu về trung tâm của bạn. Đây sẽ là cơ hội tốt để tạo một email, thông báo cho học viên tiềm năng của bạn về một sự kiện mà trung tâm của bạn đang tổ chức.
Bạn thậm chí có thể đính kèm một lời mời để kiểm tra tỷ lệ phản hồi. Trong hệ thống DotB CRM, tất cả các tương tác này được ghi lại trong hồ sơ học viên tiềm năng tương ứng theo dạng dòng thời gian.
5. Báo cáo nâng cao
Mỗi trung tâm cần định lượng những công việc mình đã làm được. Excel cung cấp cho bạn các bảng trụ, biểu đồ thanh và biểu đồ hình tròn, nhưng có giới hạn về lượng dữ liệu mà nó có thể xử lý. Đối với các báo cáo phức tạp trên các mốc thời gian và liên quan đến một số lượng lớn các bản ghi, Excel xuất hiện ngắn.
DotB CRM cho phép bạn tạo một loạt các báo cáo theo yêu cầu; họ thậm chí có mẫu cho các trường hợp sử dụng phổ biến. Khi nói đến việc tạo dữ liệu theo cách bạn hình dung, CRM bán hàng có nhiều khả năng hơn Excel.
6. Tích hợp mạnh mẽ
Dĩ nhiên, không thể tích hợp quản lý học sinh bằng Excel với các phần mềm quản lý giáo dục khác. Mặt khác, phần mềm quản lý giáo dục – DOTB EMS tích hợp với nhiều công cụ trong vũ trụ kinh doanh.
DOTB EMS cung cấp đa dạng các API để tích hợp các hệ thống khác như
- Các hệ thống hỗ trợ Marketing, Customer Service: Social Marketing, Facebook, Email Server, SMS Brandname, Landing Pages, Live chat ….
- Các hệ thống hỗ trợ Sales: Chat bot, IP Call Center, phần mềm ERP, phần mềm kế toán…
Đặc biệt, DOTB EMS có khả năng tích hợp với hệ thống Learning Management Systems (LMS) tùy chỉnh để bổ sung tính năng quản lý các tài nguyên học tập trực tuyến. Một LMS mạnh mẽ có khả năng xử lý nội dung hướng dẫn và quản lý quá trình học tập, tự động hóa email và theo dõi tiến trình của người dùng thông qua nội dung đào tạo.
7. Bảo mật dữ liệu tuyệt đối
Tài liệu Excel luôn có nguy cơ bị chia sẻ mà có thể bạn không hay biết. Các file Excel có thể dễ dàng bị sao chép và chia sẻ.
Nhưng với hệ thống DotB CRM dựa trên cloud, dữ liệu của bạn được bảo mật ngay cả khi bạn không ở văn phòng. Mỗi hệ thống CRM có những cách khác nhau để đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật của khách hàng. Hãy tìm hiểu rõ về giao thức bảo mật CRM trước khi quyết định mua. Chẳng hạn như phần mềm CRM của DotB luôn nỗ lực tìm cách và cung cấp thêm tùy chọn để bảo mật tài khoản của người dùng với nhiều cách thức.
Với việc quản lý khách hàng bằng Excel, những gì bạn thấy là những gì bạn nhận được. Bố cục vẫn giữ nguyên, bạn không thể tự tạo một hồ sơ cho mình và về cơ bản bạn chơi theo quy tắc Excel.
Với hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS, tạo hồ sơ là tiêu chuẩn. Nếu trung tâm của bạn là mô hình đơn giản, bạn thậm chí có thể bỏ các module trong hồ sơ học viên của bạn nếu nó không liên quan. Cả Excel và DotB EMS đều là các công cụ tiện ích cao, nhưng chúng được thiết kế cho các nhu cầu khác nhau.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ dễ sử dụng, đảm nhiệm mọi thứ liên quan đến trung tâm của bạn, thì DotB EMS sẽ là lựa chọn tốt nhất trong giai đoạn này. DotB EMS được xây dựng dựa trên các khó khăn của khách hàng: khách hàng không phải kết hợp quá nhiều công cụ cho các nhu cầu bán hàng cơ bản.
Chúng tôi biết rằng thật khó để đầu tư một khoản tiền lớn khi bạn mới chỉ bắt đầu. Ghé qua và xem xét các tính năng của DotB EMS ngay nhé.
Nếu bạn hài lòng với những tính năng DotB EMS mang lại, hãy đăng ký dùng thử, ngay hôm nay để trải nghiệm.
Thúc đẩy hiệu quả làm việc của trung tâm và tăng năng suất làm việc với DotB EMS
