DotB triển khai hệ thống cho chuỗi trung tâm anh ngữ Jaxtina 11 chi nhánh

DotB triển khai hệ thống cho chuỗi trung tâm anh ngữ Jaxtina hơn 11 chi nhánh. Có thể khẳng định rằng Jaxtina là một trong những hệ thống trung tâm anh ngữ uy tín hàng đầu với chất lượng đào tạo vượt trội được phụ huynh và học viên tin cậy!

Giới thiệu về hệ thống anh ngữ Jaxtina English 

Jaxtina – Trung tâm Anh ngữ hàng đầu tại Việt Nam, mang đến cho bạn một trải nghiệm học Tiếng Anh toàn diện với 4 kỹ năng chính: Nghe – Nói – Đọc – Viết, cùng với  luyện thi IELTS và TOEIC.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Jaxtina tự hào về đội ngũ giáo viên có trình độ chuyên môn cao và tận tâm. Tại Jaxtina, mỗi học viên đều có mục tiêu riêng của mình, bất kể là học sinh, sinh viên hay người đi làm.

Chính vì vậy, Jaxtina đã tối ưu hóa lộ trình học tập, giúp bạn tiến bộ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Những thách thức khi bắt đầu triển khai hệ thống 

Trong giai đoạn ban đầu, mục tiêu quan trọng của trung tâm là tiếp cận và thu thập một lượng lớn dữ liệu hàng ngày. Tuy nhiên, với sự gia tăng đáng kể về khối lượng dữ liệu, việc phân phối và quản lý lịch sử thông tin trở nên phức tạp hơn.

Bên cạnh đó, những thách thức phải kể đến như: 

    • Khách hàng lớn, sở hữu nhiều chi nhánh, số lượng học viên rất nhiều: Với một khách hàng lớn sở hữu nhiều chi nhánh và số lượng học viên đông đảo, trung tâm phải đối mặt với những thách thức đáng kể. Quản lý và chăm sóc học viên trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Việc theo dõi và xử lý số lượng lớn dữ liệu học viên cũng gây khó khăn và ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình quản lý. 
    • Dữ liệu học viên quản lý trên excel sẽ không bảo mật tuyệt đối: Quản lý dữ liệu học viên trên Excel có thể gặp khó khăn về mặt bảo mật. Excel không cung cấp các tính năng bảo mật tuyệt đối để bảo vệ thông tin quan trọng của học viên. Dữ liệu trên Excel có thể dễ dàng bị truy cập, chỉnh sửa hoặc mất mát do lỗi người dùng
    • Chưa bao giờ dùng hệ thống để quản lý: Ban đầu trung tâm Jaxtina chưa sử dụng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp có thể gây ra một số khó khăn. Quản lý toàn bộ hoạt động của trung tâm chỉ dựa trên các phương pháp thủ công và công cụ như Excel hoặc giấy tờ. Vì vậy có thể tạo ra sự phức tạp, khó khăn trong việc theo dõi thông tin, tương tác với học viên và tối ưu hóa quy trình làm việc.
      Những thách thức khi bắt đầu triển khai hệ thống của anh ngữ Jaxtina
      Những thách thức khi bắt đầu triển khai hệ thống của anh ngữ Jaxtina
    • Quy trình chuyên biệt cần phải thiết kế các tính năng theo yêu cầu: Trước đây, hệ thống của DotB chưa đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ của Jaxtina, và do đó việc thiết kế các tính năng chuyên biệt theo quy trình quản lý,tuyển sinh đặc thù của Jaxtina trở thành một nhiệm vụ cấp bách. Bắt đầu bằng việc thu thập yêu cầu từ khách hàng DotB, trong đó Jaxtina đã chỉ ra những yêu cầu cụ thể về nghiệp vụ tuyển sinh, quản lý, và chăm sóc học viên. Thông qua việc tiếp nhận thông tin từ Jaxtina đội thiết kế DotB đã xây dựng một hệ thống quy trình chuyên biệt để đáp ứng các yêu cầu của trung tâm.

Xem thêm: Phần mềm quản lý thu chi SMART PAYMENTS

Giải pháp của DotB sau khi phân tích yêu cầu và nghiệp vụ của hệ thống Jaxtina English 

Phát triển quy trình quản lý tuyển sinh 

DotB đã phát triển một quy trình quản lý tuyển sinh chuyên biệt để giúp Jaxtina quản lý quá trình tuyển sinh một cách hiệu quả. 

Quy trình bao gồm các bước như thu thập thông tin hồ sơ học viên, xác định các yêu cầu đặc biệt, xử lý các biểu mẫu và tài liệu liên quan, và theo dõi tiến trình tuyển sinh. 

Quy trình quản lý tuyển sinh giúp tăng cường sự tổ chức, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm của học viên trong quá trình tuyển sinh.

Tích hợp các tính năng đối soát doanh thu 

Hệ thống DotB EMS tích hợp các tính năng đối soát doanh thu cho phép Jaxtina theo dõi và kiểm soát doanh thu từ các khoản học phí, khóa học và các dịch vụ bổ sung khác. 

Các tính năng này bao gồm việc tạo và quản lý hóa đơn, theo dõi thanh toán từ học viên, tổng hợp báo cáo doanh thu và cung cấp thông tin liên quan về tình hình tài chính của Jaxtina.

Tích hợp các tính năng đối soát doanh thu giúp trung tâm có cái nhìn tổng quan về tài chính và quản lý hiệu quả nguồn lực.

Triển khai hệ thống cho JAXTINA cùng DotB
Triển khai hệ thống cho JAXTINA cùng DotB

Thiết kế các tính năng chăm sóc khách hàng 

Phần mềm DotB EMS thiết kế các tính năng bao gồm quản lý thông tin khách hàng, gửi thông báo và thông tin cập nhật cho học viên. Tạo và quản lý chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt, cung cấp hỗ trợ trực tuyến đồng thời giải đáp các thắc mắc của học viên. 

Thiết kế các tính năng chăm sóc khách hàng giúp trung tâm tạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho học viên, tăng cường sự hài lòng và độ trung thành của khách hàng.

Thiết kế tính năng quản lý công việc của giáo viên 

DotB đã thiết kế một tính năng quản lý công việc của giáo viên để trung tâm Jaxtina có thể dễ dàng theo dõi và quản lý công việc hàng ngày của giáo viên.

Tính năng này cho phép trung tâm giao nhiệm vụ, lịch trình và tài liệu liên quan cho giáo viên. Nhằm theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất và tương tác với giáo viên. 

Qua đó, phần mềm giúp trung tâm tăng cường sự hiệu quả trong việc quản lý nguồn lực giảng dạy và đáp ứng nhu cầu của học viên.

Thiết kế tính năng tiếp nhận xử lý công việc trong 24 giờ

DotB đã thiết kế tính năng tiếp nhận và xử lý công việc trong 24 giờ nhằm giúp trung tâm đảm bảo sự phản hồi nhanh chóng và hiệu quả đối với các yêu cầu hay thắc mắc từ học viên. 

Tính năng cho phép anh ngữ Jaxtina tiếp nhận công việc từ học viên thông qua các kênh liên lạc như email, tin nhắn hoặc hệ thống nội bộ. Tính năng đảm bảo rằng mỗi yêu cầu được ghi nhận và xử lý trong vòng 24 giờ. 

Qua đó, phần mềm giúp Jaxtina đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của học viên, tăng cường sự hài lòng và độ tin cậy trong việc hỗ trợ khách hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học

Các giai đoạn triển khai hệ thống 

Giai đoạn phân tích nghiệp vụ của trung tâm 

Trước khi triển khai hệ thống, quá trình phân tích nghiệp vụ là cần thiết để hiểu rõ các yêu cầu và quy trình làm việc của trung tâm. Giai đoạn này bao gồm việc thu thập thông tin từ các bộ phận, tìm hiểu về quy trình tuyển sinh, quản lý và chăm sóc học viên hiện tại.

Phân tích nghiệp vụ sẽ giúp xác định các yêu cầu chính, nhận diện các vấn đề hiện tại và đề xuất giải pháp phù hợp.

Thiết kế quy trình quản lý đúng nghiệp vụ của hệ thống

DOTB EMS - Phần mềm toàn diện dành cho trung tâm giáo dục
DOTB EMS – Phần mềm toàn diện dành cho trung tâm giáo dục

Dựa trên phân tích nghiệp vụ, giai đoạn này tập trung vào thiết kế quy trình quản lý chuyên biệt cho trung tâm. Các quy trình này bao gồm tuyển sinh, quản lý học viên, chăm sóc học viên và các hoạt động khác liên quan.

Hệ thống Dotb sẽ được tùy chỉnh để đáp ứng đúng nhu cầu của trung tâm và tối ưu hóa quy trình làm việc. Giai đoạn bao gồm việc xác định các khía cạnh kỹ thuật, giao diện người dùng và tích hợp các công nghệ phù hợp.

Thử nghiệm hệ thống trên các chi nhánh trọng điểm 

Sau khi hoàn thành thiết kế, giai đoạn thử nghiệm hệ thống là quan trọng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống trước khi triển khai toàn diện. Trong giai đoạn này, hệ thống sẽ được triển khai và thử nghiệm trên các chi nhánh trọng điểm của trung tâm.

Quá trình này cho phép phát hiện và khắc phục sự cố, đảm bảo tính tương thích với hạ tầng hiện có. Bên cạnh đó, việc thử nghiệm giúp trung tâm đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách ổn định và hiệu quả trước khi triển khai rộng rãi.

DotB song hành cùng hệ thống Jaxtina gặt hái thành công 

Tối ưu quy trình quản lý của trung tâm 

Hệ thống DOTB EMS đã giúp tối ưu hóa quy trình quản lý của trung tâm Jaxtina. Các công việc như tuyển sinh, quản lý học viên, lập kế hoạch và theo dõi hoạt động trở nên hiệu quả hơn. 

Quy trình quản lý được tối ưu hóa giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu học viên và cải thiện trải nghiệm của học viên.

Bám sát các nghiệp vụ kế toán và đối soát thu chi 

Hệ thống DotB EMS dành cho doanh nghiệp giáo dục
Hệ thống DotB EMS dành cho doanh nghiệp giáo dục

Dotb EMS đã tích hợp các chức năng kế toán và đối soát thu chi, giúp trung tâm bám sát và kiểm soát tình hình tài chính một cách chặt chẽ. Việc quản lý và theo dõi thu chi, lưu trữ thông tin về hóa đơn, hợp đồng, báo cáo tài chính trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Qua đó, hệ thống giúp trung tâm có cái nhìn rõ ràng về tài chính và đảm bảo sự minh bạch trong quá trình quản lý.

Tối ưu được hiệu suất giảng dạy của giáo viên 

Ngoài ra, hệ thống DOTB EMS đã hỗ trợ giáo viên trong việc quản lý lịch giảng dạy, tài liệu học, chấm điểm và giao tiếp với học viên. Giáo viên có thể dễ dàng truy cập, quản lý thông tin của học viên, tạo lịch học linh hoạt và theo dõi tiến độ học tập. 

Thông qua đó hệ thống giúp giáo viên tối ưu hóa hiệu suất giảng dạy, cải thiện tương tác giữa giáo viên và học viên, đồng thời nâng cao chất lượng chương trình đào tạo.

Hệ thống ngày càng phát triển và thêm 5 chi nhánh mới trong 2 năm 

Với sự hỗ trợ của hệ thống DOTB EMS, trung tâm Jaxtina đã có sự phát triển nhanh chóng. Hệ thống đã giúp trung tâm mở rộng hoạt động và thành lập thêm 5 chi nhánh mới trong vòng 2 năm. 

Hệ thống anh ngữ Jaxtina tưng bừng khai trương thêm chi nhánh mới
Hệ thống anh ngữ Jaxtina tưng bừng khai trương thêm chi nhánh mới

Sự thành công này không chỉ là kết quả của việc triển khai hệ thống DotB EMS, mà còn là sự kết hợp của toàn bộ đội ngũ quản lý và nhân viên.

Hệ thống DotB EMS đã cung cấp cho trung tâm những công cụ và tài nguyên quan trọng để quản lý,theo dõi hoạt động của mỗi chi nhánh một cách hiệu quả.

Thông tin về hệ thống quản lý giáo dục DotB EMS 

DotB tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp quản lý giáo dục toàn diện. Chúng tôi tự tin với đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm và đội ngũ kỹ thuật viên tay nghề cao, chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp giáo dục và khách hàng.

Nếu quý anh chị đang quan tâm và muốn tìm hiểu về hệ thống của chúng tôi, hãy liên hệ ngay đến số Hotline 096 126 9091 hoặc nhắn tin đến fanpage DotB của chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ quý anh chị một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất!