DotB chuyển đổi số thành công chuỗi trung tâm anh ngữ Sylvan Learning

Sylvan Learning Việt Nam là công ty thành viên và được bảo trợ hoạt động bởi Quỹ Đầu tư Quốc tế VIG (Vietnam Investments Group) – Quỹ đã đầu tư vào các công ty và thương hiệu nổi tiếng trong ngành giáo dục, giải trí, ẩm thực, du lịch… tại Việt Nam. 

Chuỗi hệ thống trung tâm anh ngữ Sylvan Learning

Sylvan Learning là thương hiệu giáo dục được sáng lập bởi giáo viên trường W.Berry Fowler vào năm 1979 tại Portland, Oregon, Mỹ.  

Và hiện sở hữu hệ thống 800 trung tâm trên khắp các tiểu bang nước Mỹ, các quốc gia khác như Canada, Ả Rập Thống Nhất, Ả Rập Saudi, Guam, Kuwait, Hồng Kông, Việt Nam… sau hơn 40 năm hoạt động và phát triển. 

Dotb chuyển đổi số thành công cho chuỗi trung tâm SYLVAN LEARNING
Dotb chuyển đổi số thành công cho chuỗi trung tâm SYLVAN LEARNING

Tại Việt Nam, Sylvan Learning Việt Nam có 5 cơ sở rộng khắp TP. HCM, mang đến các chương trình Tiếng Anh theo lứa tuổi (Mẫu giáo, Thiếu nhi, Thiếu niên) – Toán Tư Duy – STEM (Robotics, Engineering, Coding) – Luyện Thi Chứng Chỉ IELTS cho học viên từ 3-16 tuổi, 

Sylvan Learning Việt Nam hướng đến mục tiêu xây dựng nền tảng tri thức, sự tự tin, bản lĩnh và niềm vui học tập cho học viên.

Đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý và vận hành

Trong những ngày đầu, việc tiếp cận và thu thập một nguồn dữ liệu lớn hàng ngày là một nhiệm vụ quan trọng của trung tâm. Với lượng dữ liệu lớn, việc phân bổ dữ liệu và quản lý lịch sử thông tin rời rạc trở nên phức tạp. 

Những thách thức trong quản lý và vận hành 
Những thách thức trong quản lý và vận hành

Bên cạnh đó, những khó khăn phải kể đến như: 

  • Quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau: Khi dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, việc quản lý và tích hợp dữ liệu trở nên khó khăn.
  • Thiếu cái nhìn tổng quan về khách hàng: Trung tâm không có cái nhìn tổng quan về khách hàng, việc đưa ra quyết định dựa trên thông tin có thể trở nên mờ nhạt và không hiệu quả.
  • Dữ liệu bị trùng lặp, không bảo mật và khó chia sẻ: Dữ liệu không được quản lý một cách cẩn thận, xuất hiện tình trạng trùng lặp, dữ liệu không được bảo mật và khó chia sẻ. Vì vậy, làm giảm tính nhất quán và độ tin cậy của dữ liệu, đồng thời tạo ra rủi ro liên quan đến việc bảo mật thông tin quan trọng.
  • Mất nhiều thời gian, chi phí và nhân lực cho các quy trình lặp đi lặp lại: Quy trình quản lý dữ liệu không được tối ưu, dẫn đến việc mất nhiều thời gian, chi phí và nhân lực cho các hoạt động lặp đi lặp lại. 

Và còn rất nhiều các thách thức khác mà trung tâm Sylvan Learning gặp phải trong những ngày đầu thành lập. 

DotB phân tích và cung cấp giải pháp quản lý toàn diện All In One

Giải pháp quản lý giáo dục toàn diện ALL IN ONE  giúp trung tâm có cái nhìn tổng quan về khách hàng của mình. 

  • Với mục tiêu tập trung vào khách hàng, hệ thống cho phép theo dõi quá trình và lịch sử chăm sóc từ bộ phận Sale. 
  • Hệ thống  cũng cung cấp thông tin về trạng thái của các học viên tiềm năng, cùng với chức năng tự động chuyển thông tin sang cho học viên chính thức và người liên hệ đăng ký khóa học. 
  • Qua đó giúp trung tâm duy trì sự liên kết và tương tác liên tục với khách hàng, đồng thời cung cấp một cái nhìn toàn diện về quá trình quản lý khách hàng.
DOTB cung cấp giải pháp quản lý toàn diện All In One
DOTB cung cấp giải pháp quản lý toàn diện All In One

Hệ thống cũng cung cấp chức năng theo dõi thông tin và lịch sử học tập của học viên chính thức một cách dễ dàng bao gồm: 

  • Ghi lại lịch sử chăm sóc học viên thông qua các thông tin cuộc gọi, lịch hẹn và email đã gửi. 
  • Hệ thống cũng lưu trữ thông tin về lịch sử thanh toán, theo dõi công nợ và gửi nhắc nhở đến học viên về việc đóng tiền. Ngoài ra, tính năng quản lý quá trình tích lũy điểm, cấp độ học viên. 
  • Cũng được hệ thống ghi lại và giúp theo dõi lịch sử sâu hơn về khách hàng. Tất cả những điều này giúp trung tâm có cái nhìn tổng quan và quản lý hiệu quả quá trình tương tác và học tập với học viên chính thức.

DOTB EMS cũng cung cấp các tính năng khác như: báo cáo tự động, chính xác theo thời gian thực; dữ liệu có tính bảo mật cao, dễ dàng chia sẻ dữ liệu, quản lý chặt chẽ giữa các bộ phận.

Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu chăm sóc học viên của Sylvan Learning, Dotb đã phát triển ứng dụng quản lý tập sổ liên lạc điện tử Dotb Sea với các tính năng như quản trị thông tin học, giúp theo dõi quá trình học, quản lý các tài liệu học tập. 

Khi sử dụng sổ liên lạc điện tử thông minh Dotb Sea, trung tâm có thể tương tác đa chiều giữa trung tâm và phụ huynh/ học viên làm kết nối trở nên nhanh gọn và dễ dàng; đảm bảo 100% học viên trong lớp tham gia lớp học trực tuyến đầy đủ giúp nâng cao chất lượng học tập

Đặc biệt, khi sử dụng sổ liên lạc điện tử sẽ rút ngắn khoảng cách giữa học viên và trung tâm tăng sự thích lớp học của người học lẫn giáo viên từ đó tăng cao khả năng tái đăng ký khóa học kế tiếp. 

Xem thêm: Giải pháp quản lý từ xa dành riêng cho nhà quản trị

Kết quả nhận được sau khi sử dụng hệ thống

Sau khi triển khai hệ thống DotB EMS, vấn đề về dữ liệu không còn là vấn đề lớn đối với Sylvan Learning. Dữ liệu được phân bổ một cách nhất quán và hạn chế sự trùng lặp: Việc tự động hóa quy trình giúp đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào hệ thống một cách chính xác và không có sự trùng lặp. 

Kết quả nhận được sau khi sử dụng hệ thống DOTB EMS
Kết quả nhận được sau khi sử dụng hệ thống DOTB EMS

Tốc độ và năng suất làm việc nhanh hơn: Quy trình tự động hóa giúp tăng tốc độ xử lý công việc và năng suất làm việc. Việc tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại giúp giảm thời gian và công sức cần thiết, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn và tăng cường hiệu suất làm việc.

Dễ dàng phối hợp công việc giữa các phòng ban: Hệ thống tự động hóa cho phép dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác giữa các phòng ban khác nhau. Qua đó, giúp cải thiện sự phối hợp và tương tác trong tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho các dự án và công việc đa phòng ban.

Dễ bảo trì và tiết kiệm chi phí: Hệ thống DOTB EMS tự động hóa giúp giảm sự phụ thuộc vào các tác vụ thủ công và giảm thiểu sai sót con người. Qua đây sẽ giảm thiểu chi phí bảo trì và sửa chữa, đồng thời tăng tính hiệu quả và tiết kiệm tài nguyên cho doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ phần mềm quản lý giáo dục DotB

Để tìm hiểu về phần mềm quản lý giáo dục DotB EMS anh/chị có thể liên hệ với đường dây nóng của chúng tôi 096 126 9091 hoặc nhắn tin đến fanpage DotB để được chúng tôi hỗ trợ tư vấn MIỄN PHÍ nhé!